“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的困境及應(yīng)對(duì)措施

李良

【摘要】高校是人才培養(yǎng)基地，集教科研于一身，而文書檔案管理也是整體高校工作中的重要組成部分，文書檔案是維系高校一切工作有條不紊進(jìn)行的前提條件，與此同時(shí)，也是促進(jìn)教學(xué)工作、科研工作、管理工作發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)。當(dāng)前是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，但高校文書檔案管理困境猶存，需要制定出合理有效的應(yīng)對(duì)措施，之后才能不斷提升文書檔案管理質(zhì)量和效率，繼而推動(dòng)高校長(zhǎng)久發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】“互聯(lián)網(wǎng)+”;高校;檔案管理;困境;措施

文書檔案是檔案的重要組成部分，它既能反映一個(gè)單位過去的發(fā)展歷程，又能折射其管理建設(shè)的現(xiàn)狀，在機(jī)關(guān)工作中發(fā)揮著重要作用。本文以“互聯(lián)網(wǎng)+”為背景，圍繞高校文書檔案管理的作用，對(duì)工作中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行了分析和闡述，從而提高大學(xué)文書檔案管理工作水平，使其更好地服務(wù)于學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的作用

信息化時(shí)代高校文書管理工作中仍舊存在諸多弊端和不足，主要問題便是文書檔案管理工作止步不前，沒能進(jìn)行及時(shí)的創(chuàng)新與整改。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，文書檔案管理工作創(chuàng)新顯得勢(shì)在必行，不能依舊演繹老一套的方法和模式，創(chuàng)新文書檔案管理思想和理念顯得至關(guān)重要，需理論和實(shí)際相互融合起來，協(xié)調(diào)好創(chuàng)新和信息化之間的關(guān)系。計(jì)算機(jī)快速普及背景下，信息化檔案管理已是大勢(shì)所趨，因此，關(guān)于高校文書檔案管理手段和管理方式，一定要實(shí)現(xiàn)真正意義上的與時(shí)俱進(jìn)，達(dá)成高效交流才是制勝之道，從而更好更優(yōu)地推動(dòng)資源共享效率提升，讓文書檔案管理工作未來朝著系統(tǒng)化和科學(xué)化方向發(fā)展。信息化管理機(jī)制形成，便可減少冗余工作量度，在提升檔案管理水平的同時(shí)也可實(shí)現(xiàn)資源全面優(yōu)化，從根本上彰顯出高校文書檔案管理優(yōu)勢(shì)。所以說，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校文書檔案管理，文書與檔案有效的銜接和融合必然首當(dāng)其沖，這是時(shí)代發(fā)展的需求，對(duì)學(xué)校和社會(huì)未來的發(fā)展來說，具有著十分重要的意義和作用。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理的困境

（一）文書工作和檔案管理工作銜接度不足。負(fù)責(zé)高校文書檔案管理的工作人員，需要有序處理好不同類型文書管理工作，處在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，文書檔案管理要求變得愈加嚴(yán)苛起來，文書工作處理和檔案管理工作有別，雖然特點(diǎn)各異，但是關(guān)系卻尤為緊密。現(xiàn)在很多高校一般情況下都是將文書管理、檔案管理進(jìn)行分開運(yùn)作，盡管此類模式可以讓這兩類工作均存在獨(dú)立空間，但若不能及時(shí)制定統(tǒng)一化標(biāo)準(zhǔn)，極易陷入各自為營(yíng)的盲區(qū)。一般來說，檔案管理工作人員工作中不會(huì)去考慮文書工作執(zhí)行能力，文書工作人員相應(yīng)的也不會(huì)了解到前者工作的程序性特點(diǎn)，兩者銜接性顯著不足，高校文書檔案管理工作可謂舉步維艱，加之前期文書檔案保存出現(xiàn)遺漏，整體數(shù)據(jù)必然缺失，會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的開展產(chǎn)生極大阻礙。

（二）文書檔案管理工作認(rèn)知明顯不足。高校文書檔案管理現(xiàn)處在初級(jí)發(fā)展階段，由于起步相對(duì)來說比較晚，很多單位與部門對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)知比較膚淺，沒有深入性、準(zhǔn)確性的認(rèn)知，歪曲事實(shí)的情況屢見不鮮。通過數(shù)次調(diào)查和分析看出，很多單位領(lǐng)導(dǎo)者已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了文書檔案管理工作的重要性，但卻不愿耗費(fèi)人力和財(cái)力在文書檔案管理工作上，普遍認(rèn)為文書檔案管理和經(jīng)濟(jì)利益之間相互沖突。根據(jù)此類邏輯思維進(jìn)行分析，文書檔案管理難以獲得可觀經(jīng)濟(jì)效益，只要做到合格即可。很多情況下，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)知比較淺顯，那么就會(huì)相繼出現(xiàn)很多連鎖反應(yīng)，最為常見的就是文書檔案管理工作人員業(yè)績(jī)待遇無保障、工作熱情驟減，諸如此類，均會(huì)對(duì)未來高校文書檔案管理工作質(zhì)量的提升造成很大影響。

（三）文書檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。人才過硬的團(tuán)隊(duì)才能擔(dān)負(fù)起高校文書檔案管理這一工作，高素質(zhì)、高水平的團(tuán)隊(duì)，它是維系文書檔案管理工作質(zhì)量的先決條件，事與愿違，現(xiàn)在很多高校文書檔案管理所面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)困境便是管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。對(duì)部分文書檔案管理工作者而言，他們認(rèn)識(shí)這項(xiàng)工作沒有什么技術(shù)性，只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單勞動(dòng)而已，因此對(duì)文書檔案管理工作沒有熱情和信心。還有就是高校管理整體層面上，文書檔案管理邊緣化發(fā)展態(tài)勢(shì)尤為明顯，和校內(nèi)教科研等工作相比遜色不少，從事文書檔案工作人員給其他教職工的印象辨識(shí)能力不夠、水平低下，無法引起領(lǐng)導(dǎo)重視，人才流失的情況時(shí)有發(fā)生。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校文書檔案管理應(yīng)對(duì)措施

（一）建立正規(guī)化制度，做好高校文書工作和檔案管理工作的有力銜接。文書檔案管理基本內(nèi)容便是保證各類文件的規(guī)范化，文件的規(guī)范性與否關(guān)乎著最終檔案管理質(zhì)量?jī)?yōu)劣。應(yīng)該了解到，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理工作最優(yōu)化運(yùn)行，務(wù)必要保障好每個(gè)文件的質(zhì)量，只有文件達(dá)到了預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)才能執(zhí)行正常收納保存。身為高校，需要健全文書檔案管理機(jī)制，細(xì)節(jié)上的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)要制定完備。文書工作人員在文書信息收集時(shí)要保障效率與質(zhì)量，提升規(guī)范化作用成效，之后在此基礎(chǔ)上讓文書和檔案管理有機(jī)融合。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檢索完善也尤為關(guān)鍵，要為特定人員提供針對(duì)性檢索路徑，更好更優(yōu)地推動(dòng)高校檔案資源的全方位共享。

（二）樹立對(duì)文書檔案管理工作的全新認(rèn)知理念，對(duì)待此項(xiàng)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。高校文書檔案記錄工作，這是對(duì)校內(nèi)各項(xiàng)工作的一種真實(shí)記錄，與此同時(shí)，也是學(xué)校發(fā)展歷程的有力證明，它是高校文化的核心構(gòu)成要素。通過審視高校檔案，便可從中熟知學(xué)校的發(fā)展歷程和核心價(jià)值觀以及文化氛圍等信息。文件和照片以及影像資料等，均可使廣大師生由心而發(fā)的產(chǎn)生一種歸屬感和團(tuán)隊(duì)凝聚力。所以說，需要不斷增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理機(jī)構(gòu)的管理意識(shí)，對(duì)文書檔案管理工作的重要性深度認(rèn)知。領(lǐng)導(dǎo)自身要樹立新型的文檔工作觀念，不能將文書檔案管理看成是一份可有可無的工作。文書檔案工作人員要負(fù)起責(zé)來，向領(lǐng)導(dǎo)和教職工等積極宣傳文檔工作的價(jià)值和意義，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文書檔案管理人員工作滿意，潛移默化間便會(huì)對(duì)文書檔案工作愈加的重視。所以，身為文書檔案工作人員，一定要有責(zé)任心和良好的工作態(tài)度，力爭(zhēng)上游、做出業(yè)績(jī)，讓校領(lǐng)導(dǎo)滿意和令廣大教職工滿意，才能提升文書檔案管理工作的地位，未來為高校本體發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

（三）綜合性、優(yōu)質(zhì)化檔案文書管理隊(duì)伍建立。文書檔案信息化管理，以新型管理模式出現(xiàn)，需要有專業(yè)素養(yǎng)、高水平的人員任職，滿足信息化管理若干訴求，最后才能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化運(yùn)作。管理人員務(wù)必要了解信息技術(shù)和基礎(chǔ)性知識(shí)，之后在此基礎(chǔ)上循序漸進(jìn)強(qiáng)化信息化管理力度。校方對(duì)文檔信息化管理重要性需全面認(rèn)知，要?jiǎng)?chuàng)設(shè)出優(yōu)質(zhì)化、綜合性的文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，并且要制定出員工的職業(yè)規(guī)劃，全面促進(jìn)高校文書檔案管理工作的不斷發(fā)展，相應(yīng)的去優(yōu)化員工福利待遇，提升其工作積極性和主觀能動(dòng)性。校方招賢納士、擇優(yōu)而取，與此同時(shí)，檔案管理人員需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思想、實(shí)事求是，只有敢于創(chuàng)新、勇于創(chuàng)新，學(xué)會(huì)管理軟件和設(shè)備操作流程，并且加強(qiáng)學(xué)習(xí)交流，在不斷提升自身能力和素養(yǎng)的同時(shí)，使得本體知識(shí)結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，只有這樣，才能為后續(xù)的為高校文書檔案信息化管理工作發(fā)展夯實(shí)根基。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校文書檔案管理工作存在諸多困境，文書工作和檔案管理工作銜接度不足、文書檔案管理工作認(rèn)知明顯不足、文書檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定是主要問題，我們要通過正規(guī)化制度建立，做好銜接整合工作，樹立對(duì)此項(xiàng)工作的全新認(rèn)知，領(lǐng)導(dǎo)要起到模范帶頭作用，文書檔案工作人員要大力宣傳和普及文書檔案管理的重要性，最后要?jiǎng)?chuàng)建一批新時(shí)代文書檔案管理團(tuán)隊(duì)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，使得個(gè)人和集體共發(fā)展，使得未來的高校文書檔案管理工作變得愈加規(guī)范化、正規(guī)化。

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