淺談高職院校教學秘書的崗位職責和能力要求

蔣影

摘 ?要：教學秘書在高職院校中扮演著承上啟下的作用，他能讓領導充分的了解學生想法。也能讓學生隨時知道學校的教育方針，隨著社會的發展，知識經濟體系的不斷成熟，教學秘書在高職院校中逐漸成為了與各科班主任同樣重要的存在。教學秘書需要承擔著很多的學校日常工作，接下來讓我們去了解一下成為一名高職院校教學秘書需要擁有什么樣的能力、做些什么工作吧。

關鍵詞：高職院校;教學秘書;崗位職責;能力要求

教學工作是高職院校所有工作的重心，由輔導員和教學秘書深入到同學中維護著院校教學管理的基層工作，教學秘書的工作職責和工作能力都需要特別優秀，因為教學秘書的工作復雜，既需要與上級領導溝通有需要與下級同學處理好溝通關系，如果教學秘書的能力不夠就會使教學秩序出現問題。所以呢，教學秘書一定要時刻學習，不斷地熟悉教學工作，提高自己的能力。

1 高職院校教學秘書的日常工作解讀

高職院校教學秘書的工作十分的清晰，就是做好學校與學生意志相互傳達的工作，所以教學秘書的工作內容分為以下幾個方面、

1.1教學服務的工作職責

參與教學服務是教學秘書日常的工作職責之一，在教學服務的過程中，教學秘書需要清楚地認識到自己的工作定位，對于每個學期的教學任務都了如指掌。教學秘書需要輔助教務處制定并通知學生每學期全校學生的學習任務和時間以及全校教師的教學任務和時間。在輔助制定教學任務的工作中，教學秘書需要向教務處提交多份人才的培養計劃，這份人才培養計劃內容通常是教學秘書從學生那里收集到的學生意向，然后由教學秘書統一的整理并寫成計劃書。教務收到教學秘書的人才培養計劃之后，會進行適當的取舍并最終確定該學期學生的學習課程以及實踐課程的內容。在確定教務安排后，教學秘書還需要輔導教務處進行教學任務的學時、學分、開課時間、開課性質（比如必修和選修）以及學科的考試方式（筆試或者實踐）。在協助教務處進行教學安排后，教學秘書就開始著手將這些信息錄入到教學系統中，并在聯系個學科教師和學生進行課程查看和答疑。如果教學課表出現沖突情況，教學秘書需要及時的修正和改進各科目的任課教師和任課時間。教學秘書還需要面向學生服務，協助教務處向學生進行課本教材的分發與收費工作。教學秘書還需要面向任課教師，對任課教師調、停、請假工作進行收集與協助審批，教學秘書需要通知教師調、停、請假的流程和注意事項，協助教師完成調、停、請假工作，并將教師的請假時間、請假理由錄入到教師個人的工作檔案中，以作存檔。除了這些日常基本的服務工作之外，教學秘書還需要在一些特定的情況下面向師生進行服務工作。學校每一年的秋季都會迎來新生、每一年的夏季都會送走一批畢業生，新生的入學通知和入學后的活動安排繁瑣復雜，需要教學秘書緊跟教學流程做好新生的管理工作。畢業生的畢業手續也十分的復雜，教學秘書需要對每一個畢業生進行畢業資質的審查，逐個的查看檔案并向上級進行匯報工作，嚴格按照學校的畢業標準對畢業生進行篩選，然后準備學生的畢業證和畢業資格證書等。

1.2 教學檔案工作職責

教學檔案資料的收集和整理工作對與整個學校的教學秩序和教學水平有重要的影響，而教學檔案工作也是教學秘書的主要工作任務之一。高職院校的教學檔案主要分類有，教學資料和教學信息。其中教學信息主要包括各學年各個年級段的學期安排表，因為不同年級的相同學期學生學習的課程會有部分的不同，所以教學秘書需要每個年級的每個學期課程進行檔案的整理和存檔。校歷、教學計劃以及教師和學生之間的人員變動都需要教學秘書進行教學信息的整理和存檔，作為對學生學習成績的考核以及對教師個人績效的審核依據。教學資料的內容比較瑣碎，并且內容多，主要包括考試試卷、考試資料、學生個人的成績檔案、學生的實習認證、學生和教室在學期間發表的刊物、各年級學生的花名冊、各年級教師的檔案等。這些教學資料對學生和教師的影響重大，在進行教學資料整理的時候需要教學秘書有耐心，進行細心的整理，不能出現一點失誤。

1.3 教學監督工作職責

在師生的教學過程中，往往會出現一些違背學校校規校紀的事情，需要教學秘書進行教學監督工作。教學秘書負責的教學監督工作分為三種情況，第一種是針對教學質量的監督，在教學質量的監督工作中教學秘書的服務重心會傾斜到任課教師的身上，教學秘書需要針對教師的教案、教學計劃做出監督分析，督促教師認真工作，防止教學事故的發生。其次教學秘書還應該對教師的課堂進行監督，組織不定期的課堂檢查工作，查看教師課堂是否存在教學松散、學生上課出小差的行為。最后教學秘書安排教師的學期聽課任務，根據各位教師的相互評價來進行教學質量的監督。第二種是考試監督。學生考試作弊的現象屢禁不止，教學秘書一定要保證教學的公平工作，安排專職的考試監督人員進行監督，協助教務處制定考試作弊的懲罰，向學生和教師宣傳考試作弊的嚴重性。第三種是管理監督，教學秘書需要針對學校各年級對學生管理進行監督，重視學生的心理和生理健康，做好學生的日常行為監督。

2 教學秘書應該具備的工作能力和意識

2.1 具有強大的靈活應變能力和溝通能力

教學秘書是教務處的決策執行者和溝通者，需要擁有良好應變能力和溝通能力，因為教學秘書需要頻繁的與學生和領導打交道，然而學生和領導是兩個不同的階層，教學秘書需要強大的溝通能力和靈活應變能力在學生和領導的溝通過程中扮演不同的角色，得到雙方的信任，為自己進行工作做好紐帶的聯系。

2.2 具有學習意識和責任感

教學秘書的每一個工作過程一旦出現失誤就有可能造成學校教學秩序的紊亂，所以教學秘書需要擁有很強的責任意識，這樣的話教學工作才會很少出現問題。同時教學秘書必須要具有很強的學習意識，時代在進步，教學管理也在不斷的進步，在不同的教學時期教學秘書需要根據學校教學管理的改變做出調整，所以需要教學秘書具有很強的學習能力，否則就是能被進步的管理制度淘汰。

3 結束語

現代教學管理已經不同于以往，它對教學秘書的工作職責和能力要求制定了更高的水平。一個優秀的高職院校教學秘書需要擁有強大的責任心和服務意識，還應該擁有極強的溝通能力和表達能力，這樣才能做好學生和學校高層之間的信息傳遞工作。為了更加適應現代教學管理，教學秘書需要不斷的學習，不斷的進步。

參考文獻

[1] ?吳學翠.高職院校教學秘書崗位職責分析—以應天職業技術學院為例[J].輕工科技，2019（02）：137-138.