加強檔案信息化管理的若干思考

崔秀玲

【摘要】在信息化時代下，每一位檔案管理者都必須認真學習和掌握檔案管理最新理論和最新技能，緊握時代脈搏，不斷適應信息化發展對干部人事檔案管理提出的新要求。

【關鍵詞】檔案信息化;自動化檢索;體系建設;模式研究

企業檔案是企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件，是企業發展的記錄。企業檔案管理信息化是指企業在檔案管理活動中應用現代信息技術， 網絡技術，以網絡為基本平臺， 對檔案企業的文件、檔案等信息資源進行分類、管理、發掘、整合和開發。再應用網絡的資源共享平臺，對資料進行多地方，多線程使用，讓信息得到充分的利用，實現檔案工作為企業生產、經營和管理提供優質高效利用服務的過程。企業檔案管理信息化是一個復雜的工程，是檔案管理工作必須面對的新課題，也是必須解決的一個現實問題。檔案管理能否跟上企業管理信息化的步伐， 使之真正成為企業信息化不可分割的一部分，已經成為衡量企業檔案管理工作成功與否的重要標志。同時，要求企業檔案工作者強化信息意識，完善檔案信息化制度，不斷提升檔案管理信息化水平保證檔案信息安全，及時、準確地向企業管理者和各業務部門提供有效的以數字信息為主要形式的檔案利用服務，真正實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務，為企業的成長，社會的發展做出貢獻。

一、主要內容

（一）數字化的檔案信息

檔案管理信息化的基礎是檔案信息的數字化，其它環節都建立在檔案信息數字化的基礎之上。我們常用的檔案的管理主要是以紙質檔案管理為主，對于信息化的管理要求把這些紙介質的信息轉變為數字化信息。一方面為了方便通過計算機直接管理，我們需要把傳統的檔案通過電子掃描轉化為數字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我們可以實行無紙化辦公，需要存檔的文件及材料都以電子版的形式為主，確保今后在檔案接收時就實現數字化。

（二）檔案信息的網絡化應用

傳統的檔案服務主要采用面對面的形式，即服務對象必須親自到檔案室檢索、查閱、辦理借閱手續。這樣不僅效率低，而且也給管理人員和借閱人員帶來諸多不便。實現以網絡為基礎的信息化管理以后，借閱者可通過網絡提交申請，管理人員通過網絡審核后即可按規定借閱，借閱者無須親臨檔案室，這給服務對象無疑帶來了極大的方便，對異地和出差在外的人尤其如此。這樣必然會使工作效率和檔案的利用率大大提高。

（三）檔案的自動化檢索

在以往的檔案管理方式中檢索是依賴大量的檔案檢索卡片進行的，走進閱覽室首先看到的是一大排的卡片柜，借閱者要在大量的卡片中檢索出需要的信息其效率必然是很低的。有時還無法找到所需的檔案資料，既費時又費工。通過客戶端從數據庫中進行檢索數據，其效率及速度是傳統檢索工具不能達到的。另外還可以在基于Web 方式的網絡服務器上建立這種自動化檢索方式，用戶通過網絡檢索即快捷又方便。

二、檔案信息化的特點

（一）原始性

檔案信息化后電子文件的原始性意義已經不同于傳統紙質時的原件要求，檔案資料的內容與載體已經被分割，只能保證用戶使用到的檔案資料內容上是原始的，形態上實際為檔案文件的復制品。為保證進行檔案信息化后不丟失檔案資料的載體原始性，通常會仍設置紙質、磁帶、碟片等載體的版本庫，留存載體原始性信息。

（二）準確性

檔案資料的準確性是數據分析的必要保障，沒有準確性的檔案資料作為基礎保障，后期一切以檔案資料為依據的分析和總結都可能會出現或大或小的偏差，嚴重影響檔案資料的利用和研究，在企業中，甚至會影響企業的利潤，甚至運營決策。在檔案信息化過程中，無論是舊有的紙質媒介轉電子文檔，還是新檔案的同步錄入，都可能會出現錄入錯誤的情況，這些狀況會對檔案資料的準確性造成很大的影響。并且電子文件因為不像原始紙質檔案資料，可能存在手寫修改。紙質檔案資料上的筆跡、痕跡等其他側面信息對錯誤檔案可以再行推測判斷，可修復，可追溯性較強。影響檔案資料信息化準確性的可能問題，設置限制和檢查機制，降低錯誤率，提升檔案信息化準確性。

三、檔案管理信息化面臨問題和解決途徑

（一）加強檔案管理人員技術培訓

檔案人員素質的高低與否直接影響到檔案管理信息化的管理水平，檔案信息管理的不斷完善及優化的過程，也是檔案管理人員技術水平提高的過程。檔案管理人員的素質是做好檔案信息化建設工作的最重要的因素之一。我們要實現檔案信息的科學化、規范化必須加強檔案人員的繼續教育，通過培訓學習使他們掌握檔案信息的新知識、新技能，以滿足工作的要求。計算機技術在檔案領域的成功應用是檔案信息化管理的核心。所以，對于檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技術，還必須熟練掌握電子計算機技術，必須學會把現代化手段應用于檔案信息管理實踐中。檔案信息化建設需要有業務熟練、精干的技術隊伍作后盾。

（二）企業領導的高度重視

對于實現檔案信息化管理需要企業最高領導的重視，同意在資金、設備、人員等方面大力支持檔案信息化建設的工作，并把檔案信息化管理工作，納入本企業的重點工作范圍內，從各方面關心檔案信息化工作的進程。對于主管檔案工作的領導也要負責任，對于日常的工作開展要常問，了解檔案工作現狀，提出工作要求、布置任務，指導檔案部門按照規定開展工作，工作中出現的困難及存在和問題及時幫助協調解決。只有領導重視，才能提高全員意識，把檔案信息化建設各方面的工作真正落到實處。

（三）加強基礎設施建設

基礎設施建設是加快檔案信息化建設進程關鍵，而軟硬件設施是實現檔案信息化建設的基本條件，是檔案信息資源電子化轉換及信息存貯和開發利用的基礎所在。這就要求企業投入足夠的資金購置必要的計算機硬件設備和應用軟件，同時配套的網絡建設也是必不可少的。這樣才能為檔案信息的轉換、傳輸和資源共享提供必要的基礎設施保障。

四、結語

檔案信息化管理是科學技術發展的必然趨勢，也是衡量一個單位管理水平的一個重要尺度。企業要跟上時代的步伐，在市場經濟的大潮中立于不敗之地，就必需實行檔案信息化管理。

參考文獻：

[1]任思忞.信息化時代下檔案管理創新及發展探討[J].人力資源管理，2017，（07）.