物業企業內控管理體系的建立與完善分析

羅秀明

摘 要 近幾年，物業企業走上資本化道路的步伐越來越快，而資本市場對于物業企業有著嚴格的內部控制要求，因此物業企業建立一套完整的、行之有效的內部控制管理體系勢在必行。本文結合實際工作對內控控制的定義與概述、物業企業內控制度存在的三大問題進行了分析，并提出了三大解決方案，其中通過五個方面重點闡述了物業企業如何系統性制定內部控制制度。希望可以給物業企業的管理者帶來一些思考或共鳴。

關鍵詞 物業企業 內部控制 問題 解決措施

近幾年隨著物業行業的蓬勃發展，市場對物業企業內部控制也提出了更高的要求。目前除了占據物業行業前列的物業企業外，其他物業企業的內控管理水平還比較低，內控管理體系存在較多問題。包括企業治理架構管理流程不健全或變化頻繁，企業重視程度不足、內控制度系統性不足，內控制度未得到有效落實等。本文將針對這些問題提出相應解決方案，包括穩定公司治理架構、及時更新內控審批流程、狠抓內控關鍵控制點、系統制定內控制度、建立與完善內控制度的落地閉環機制等。由于內部控制涉及面廣、涉及程序眾多，貫穿于每個企業經營活動的每個環節，故本文結合物業企業的主要問題提出了部分重要的解決方案（其他未列出問題并不代表不存在），以此供各位閱讀者參考。

一、內部控制定義及原則概述

內部控制是企業董事會、監事會、經理層和全體員工共同實施的旨在實現控制目標的過程。內部控制是自上而下的一項企業管理活動，需要企業管理層進行統一安排并實施，方可達到降低企業管理風險、提升企業運營效率和效果。內部控制存在五大控制原則，全面性原則、重要性原則、制衡原則、成本效益原則、適應性原則。

二、物業企業內部控制存在的問題及分析

（一）公司治理架構或管理流程不健全或變化頻繁

1.無內部控制的關鍵部門或治理架構。行業中絕大多數非上市物業企業因對內部控制不夠重視或考慮成本因素，無內部控制的專業部門或具備內部控制職能的部門。同時也無董事會、監事會等治理架構，內控控制工作無統一的領導機構，導致內部控制未納入日常經營管理活動。

2.治理架構或管理流程變動頻繁。另有較多的物業企業治理架構或管理流程頻繁變動，原因為經理層變動頻繁。不同的經理層對于內控控制的理解和意識均不同，設置的治理架構或管理流程也相差較大，導致之前建立的內部控制體系得不到延續或內部控制制度難沉淀。

（二）制定的內部控制制度系統性不足，部分內控制度缺失

基于以上第（一）點的原因，物業企業制定的內控制度要么屈指可數，要么零散不成系統，要么存在較多缺失。因此需要系統性指導、系統性安排、系統性跟進并落實。

（三）內部控制管理未得到有效落實，內控作用被弱化

除以上兩種情況外，還有部分物業企業雖建立了完善的內部控制體系和制度，但未真正有效落實。主要有三方面原因，一是嚴格執行內部控制流程或制度雖可降低風險，但會影響效率，故管理層并未全力推動此項工作;二是成本考慮，管理層認為物業企業本身屬于微利行業，只要公司較大以上風險可控，沒有必要成立專門部門去處理，增加成本。三是內部控制的作用未體現，反過來影響了內部控制的落實。

三、物業企業內部控制問題的解決對策

（一）健全公司治理架構及管理流程，并保持穩定

首先要從企業最高層做工作。通過培訓、最佳實踐案例分享等措施將內部控制意識植入企業董事會，從而讓企業最高層重視內部控制;

其次要健全公司治理架構或流程，并保持穩定。不管經理層如何變動，都應該保持內部控制公司治理架構或流程的穩定，以確保內部控制工作的延續性、完整性和一貫性;

再次是梳理內部控制關鍵控制點。根據公司業務發展變化，全面及時梳理業務流程，明確關鍵控制點，并及時落實管控工作。

（二）系統性制定公司內部控制制度

基于內部控制重要性原則，重點從以下幾個方面進行改善。

1.公司層面控制（政策和程序）。一是完善政策和制度的建立及管理。除常規的公司政策和制度，需重點關注以下方面的規范：應收賬款壞賬評估計提核銷機制、資產估值及減值、供應商引入條件和標準、公司層面制度歸口管理等。二是授權權責體系與股東方分離。表現在物業收入管理、人力資源管理、采購管理、資金管理以及信息系統管理方面與股東方（一般為房開公司）權責分離。

2.收入及壞賬控制。第一，款項催收與收款職責分離。一是公司前端引導業主線上繳費，逐步全面推行線上繳費方式，避免業主繳費轉入員工個人賬戶，產生資金風險。二是公司后端加強收款限制，嚴禁非收銀人員收取業主繳納的物業管理費、水電費等費用;同時加強應收賬款催收工作稽核，且必須由獨立人員進行。第二，多種經營收入管理機制進一步完善。一是建立定價更新調整機制及審批權限，規定每年梳理多種經營項目類型，通過市場調研進行定價測算，并依據測算結果更新定價標準，按照既定的程序審批后下發。二是加強合同執行跟進及簽訂審核，按照公司規定先審批后續約，并符合安全規定。三是建立完善的合同臺賬和點位巡查地圖，按期跟進繳費進度，并進行巡場稽核，以防收入少收漏收的風險。第三，加強應收賬款催收并完善壞賬評估機制。一是建立統一應收賬款壞賬評估制度，制定壞賬評估的標準，明確要求定期對應收賬款賬齡進行分析和評估，并根據評估結果進行壞賬計提。二是建立應收賬款監控和跟進機制，明確催收流程和催收頻率、催收措施等。

3.現金和資金管理。一要建立完善的備用金借款管理制度，明確備用金的借款主體、借款用途、借款額度、還款要求，以及備用金定期稽核的要求及處罰標準;二要全力推動無現金收費及收費系統自動收款自動對賬功能。以最大限度降低資金風險及內控風險，同時還可提升工作效率，降低成本。