現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響及對(duì)策研究

宋淑兵

[摘 要]信息化社會(huì)發(fā)展的背景下，正視現(xiàn)代辦公技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來的影響，并借助現(xiàn)代辦公技術(shù)完成檔案管理的數(shù)字化、共享化探索，已成為檔案管理的必經(jīng)之路。本文就檔案管理工作現(xiàn)代化改革的必要性進(jìn)行了闡述，從工作模式、管理辦法、服務(wù)內(nèi)涵等層面對(duì)現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了硬件建設(shè)、雙套管理、信息共建等檔案管理的現(xiàn)代化辦公實(shí)踐對(duì)策，為推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程提供一定的參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;現(xiàn)代辦公技術(shù);影響

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.087

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2020）12-0-02

0 ? ? 引 言

科學(xué)規(guī)范地開展檔案管理工作，對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的助推作用。但隨著現(xiàn)代辦公技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理受到了較大沖擊，呈現(xiàn)出諸多方面的不足。值得關(guān)注的是，信息技術(shù)不僅滲透在人們生活的各個(gè)方面，也催生了工作內(nèi)容和工作方式的變革。檔案工作需要利用信息技術(shù)，肩負(fù)起在新時(shí)期發(fā)展中的歷史使命和社會(huì)責(zé)任。而受到改革意識(shí)、設(shè)備基礎(chǔ)、人員技能等因素的影響，企事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)飽受各方面的詬病。因此，基于檔案管理工作未來發(fā)展的趨勢(shì)，正視現(xiàn)代辦公技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來的影響，并借力現(xiàn)代辦公技術(shù)完成檔案管理的數(shù)字化、共享化探索，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 ? ? 檔案管理工作現(xiàn)代化改革的必要性

一段時(shí)期以來，在借鑒國外檔案管理模式的基礎(chǔ)上，我國企事業(yè)單位的制度化、規(guī)范化建設(shè)取得了一定的成績(jī)。通過上級(jí)督導(dǎo)和逐級(jí)分管的模式，企事業(yè)單位檔案管理水平基本可以滿足我國企事業(yè)單位建設(shè)的總體要求?，F(xiàn)階段，企事業(yè)單位檔案形式一般包括圖紙、圖表、影像資料、文檔等，這些文件性材料在信息時(shí)代出現(xiàn)了相應(yīng)的數(shù)據(jù)稿。在現(xiàn)代化辦公技術(shù)的推動(dòng)下，越來越多的資料存儲(chǔ)于電子設(shè)備中。從廣義上看，現(xiàn)代辦公技術(shù)條件下的檔案管理指通過以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的系統(tǒng)開發(fā)實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方式的遷移。這一遷移主要以無紙化辦公和電子化辦公為主要標(biāo)志，改革優(yōu)勢(shì)十分明顯。

首先，檔案管理的現(xiàn)代化辦公能夠節(jié)約大量的資源，很多資料可以存儲(chǔ)于檔案系統(tǒng)的辦公電腦或?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)庫內(nèi)，同時(shí)這一辦公方式也可以提高檔案管理效率，如在現(xiàn)代辦公系統(tǒng)的助力下，檔案查閱等耗時(shí)耗力的工作可以在數(shù)秒內(nèi)完成;其次，檔案管理的現(xiàn)代化辦公能夠?yàn)闄n案資料的規(guī)模存儲(chǔ)、查閱方式、資源共享帶來一場(chǎng)新的變革，且這一方式與當(dāng)前的工作方式和生活方式更加貼合;最后，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，資源的存儲(chǔ)方式發(fā)生了很多變化，“云數(shù)據(jù)”等方式的出現(xiàn)，不僅使案資料維護(hù)工作更加便捷、高效，也使檔案管理在存儲(chǔ)介質(zhì)上擺脫了對(duì)單一紙質(zhì)介質(zhì)的依賴。這些資料不需要場(chǎng)地維護(hù)、甚至不需要設(shè)備投入，在無形中提升了檔案資料的安全性。檔案管理的現(xiàn)代辦公改革經(jīng)過十幾年的探索，各企事業(yè)單位檔案管理的信息化系統(tǒng)基本搭建完成，成為推動(dòng)企事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)驅(qū)力。技術(shù)發(fā)展是一把雙刃劍，現(xiàn)代辦公技術(shù)在給企事業(yè)單位的檔案管理帶來諸多便利的同時(shí)，技術(shù)發(fā)展的負(fù)面影響逐步顯現(xiàn)，要求企事業(yè)單位的檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的利弊，從而提升工作成效，保障工作成果。

2 ? ? 現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理的影響

2.1 ? 促進(jìn)檔案管理工作模式升級(jí)

檔案管理現(xiàn)代化辦公實(shí)施后，其在日常辦公中面對(duì)的最主要問題是電子檔案的修改問題。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這一方面的電子檔案具有較大的弊端。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理過程中，檔案修改會(huì)留下痕跡，給檔案追蹤帶來了一定的便利，而電子檔案的修改追蹤難度較大。在這一背景下，電子檔案的篡改及偽造問題成為企事業(yè)單位檔案管理者不得不關(guān)注的問題。在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，雖然在電子檔案的管理中實(shí)行了嚴(yán)格的授權(quán)制度和安全防范制度，且具有一定的文件變更追蹤能力，但這一弊端仍未能徹底革除。電子檔案的修改問題是急待破解的一個(gè)難題，給企事業(yè)單位的檔案安全管理提出了更高的要求。

2.2 ? 促進(jìn)檔案安全管理方式變革

從發(fā)展的眼光看，現(xiàn)代辦公技術(shù)的出現(xiàn)，雖然在較大程度上解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案不易保存、占用空間、資源消耗大、維護(hù)費(fèi)用高等問題，但也帶來了新的問題。現(xiàn)代辦公技術(shù)建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的基礎(chǔ)上，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)成為現(xiàn)代檔案管理的重要載體?，F(xiàn)階段，我國對(duì)這些載體的維護(hù)正處于先期的探索階段。就其中的問題而言，主要表現(xiàn)在主要硬件系統(tǒng)、軟件系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)3個(gè)層面。首先，就硬件系統(tǒng)而言，企事業(yè)單位辦公計(jì)算機(jī)的使用年限一般為6年左右，也就是所在檔案管理的過程中，要更換整個(gè)硬件系統(tǒng);其次，就軟件系統(tǒng)而言，企事業(yè)單位辦公檔案管理系統(tǒng)更新一般維持在2年左右，而隨著軟件開發(fā)技術(shù)的不斷升級(jí)，這一更新也在提速;最后，就網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)而言，部分企事業(yè)單位在軟件管理中展開了對(duì)“云盤”的探索，拓展了檔案保存方式，提高了檔案管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的依賴性。

2.3 ? 促進(jìn)檔案管理維護(hù)樣式改變

信息技術(shù)為企事業(yè)單位檔案資料管理帶來紅利的同時(shí)，也給企事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)維人員提出了更高的要求?，F(xiàn)階段，基層部門還未能就檔案資料崗位人員的上崗標(biāo)準(zhǔn)和能力評(píng)定做出明確的要求。在實(shí)踐中，因部分管理人員的信息化檔案處置力不足，造成資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯緩、失誤等問題，間接地影響了基層部門檔案資料信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)水平。與此同時(shí)，在電子檔案的維護(hù)過程中，原件的界定問題相對(duì)突出?，F(xiàn)代辦公技術(shù)條件下的檔案資料多為電子文稿，這些文稿的制作及后期的傳播都在數(shù)字化層面上實(shí)施，無實(shí)物化成為這些文稿的主要特征。這在一定層面上，界定電子文稿的原件成為企事業(yè)單位檔案管理的一個(gè)難題。在實(shí)際的工作中，相關(guān)管理人員可以通過U盤、移動(dòng)硬盤、網(wǎng)絡(luò)等多個(gè)渠道復(fù)制文件，而這些復(fù)制后的文件與源文件并沒有顯著的電子標(biāo)識(shí)可以區(qū)分。

2.4 ? 促進(jìn)檔案管理服務(wù)內(nèi)涵變遷

隨著檔案管理方式變革，傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)涵也發(fā)生了一定變遷。檔案管理工作不再僅限于留存資料等方面的職能，也開始向信息服務(wù)層面轉(zhuǎn)變。從實(shí)踐的角度看，檔案資料無疑是社會(huì)發(fā)展中各條戰(zhàn)線最優(yōu)價(jià)值的信息資產(chǎn)，而這些資產(chǎn)沉淀在基層或者局限在某一部分，對(duì)社會(huì)發(fā)展而言無疑是一個(gè)巨大的損失?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案資料的開發(fā)與共享成為可能。資源數(shù)據(jù)庫的建立和信息化系統(tǒng)的搭建，管理人員可以通過數(shù)字檔案館查閱和使用檔案資料，使檔案資料更具價(jià)值。而這一服務(wù)內(nèi)涵的變遷，也將成為檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中的重要方向。

3 ? ? 檔案管理的現(xiàn)代化辦公實(shí)踐對(duì)策

3.1 ? 硬件建設(shè)，夯實(shí)現(xiàn)代辦公技術(shù)

企事業(yè)單位的管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性，將其放在事關(guān)新時(shí)期各項(xiàng)工作平穩(wěn)發(fā)展的高度，多方保障檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。檔案管理的現(xiàn)代化辦公進(jìn)程中，首先要解決的是硬件設(shè)施的配套建設(shè)。從實(shí)踐層面上看，檔案管理系統(tǒng)的軟硬件系統(tǒng)的性能直接決定了未來工作開展的效能。因此，企事業(yè)單位應(yīng)在檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程中加大資金的注入力度，保障辦公系統(tǒng)軟硬件水平處在一個(gè)相對(duì)較高的水平。

3.2 ? 雙套管理，推動(dòng)紙質(zhì)檔案與電子檔案同步

在現(xiàn)代辦公技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理的便捷化、高效化已被廣大的檔案工作者和管理者認(rèn)同。而在這一進(jìn)程中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是不利于檔案管理工作開展，如部分檔案管理者為了簡(jiǎn)化工作流程，對(duì)重要檔案沒有進(jìn)行紙質(zhì)化同步保存，給檔案管理工作帶來了一定的隱患。在電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案的管理形式下，檔案管理者應(yīng)堅(jiān)持紙質(zhì)檔案和電子檔案同步管理。同時(shí)，可依據(jù)檔案管理的等級(jí)設(shè)定不同的匹配度，對(duì)核心檔案和重點(diǎn)檔案應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)雙備份的管理制度，將電子檔案和紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。

3.3 ? 優(yōu)化技能，實(shí)施崗位檔案管理

檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接決定了企事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量的優(yōu)劣。就企事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)踐而言，檔案管理人員在具備高度的責(zé)任感和良好的職業(yè)道德的同時(shí)，應(yīng)具備廣博的知識(shí)及專業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，收集檔案信息、完善檔案管理工作，確保檔案管理中檔案資料的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性及真實(shí)性。在這一過程中，企事業(yè)單位的工作人員應(yīng)積極迎接現(xiàn)代辦公技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，與時(shí)代發(fā)展相協(xié)調(diào)，端正學(xué)習(xí)態(tài)度，堅(jiān)持崗位創(chuàng)新，掌握信息化檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用技能和操作規(guī)范，不斷提升和完善自身在信息技術(shù)應(yīng)用層面的能力。

3.4 ? 信息共建，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)共享

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企事業(yè)單位通過開展系統(tǒng)的檔案管理建設(shè)，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化、共享化進(jìn)程。檔案作為社會(huì)發(fā)展中的重要資源，不能停留在館藏層面，應(yīng)充分利用信息技術(shù)打破基層檔案資源在時(shí)間和空間上的壁壘，實(shí)現(xiàn)對(duì)這一重要資源的超時(shí)空利用。企事業(yè)單位在檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)中，應(yīng)不斷加大對(duì)這一層面的建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位在檔案服務(wù)上的突破。

4 ? ? 結(jié) 語

檔案管理工作是企業(yè)事業(yè)單位信息管理層面的重要模塊?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的發(fā)展為基層部門檔案資料的數(shù)字化、共享化建設(shè)提供了新的途徑和支點(diǎn)。在企事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的工作方式和工作內(nèi)容產(chǎn)生了較大沖擊，但這是時(shí)代發(fā)展的必然要求。企事業(yè)單位在檔案管理工作中，可以從硬件建設(shè)、技能優(yōu)化、信息共享等多重層面實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作中檔案管理工作的制度化、規(guī)范化及數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，為檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提升企事業(yè)單位的檔案管理能力。

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