大數據時代高校檔案管理工作創新

陳青嬌

[摘 要]在大數據時代，互聯網平臺中蘊藏的大量數據受到各行各業的廣泛關注，給我國各個行業的發展帶來了重大影響。現階段，高校檔案管理工作既迎來了機遇，也面臨一定的挑戰。基于此，本文首先探討了大數據技術對高校檔案管理工作的影響，然后指出大數據時代高校檔案管理工作創新的意義，最后提出了大數據時代高校檔案管理工作創新的措施，希望能夠為我國高校檔案管理工作的高效發展提供參考。

[關鍵詞]大數據;高校;檔案管理;創新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.12.083

[中圖分類號]G270.7[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）12-0-02

0 ? ? 引 言

大數據指覆蓋的資料或數據等規模巨大，以至于不能通過現今的軟硬件工具，在合理的時間內篩選、管理、分析、統計有效信息的資料。在網絡技術快速發展的過程中，數據逐漸成為一個不可或缺的生產要素。隨著高校的不斷發展，檔案已成為高校不可或缺的資料，高校檔案管理的地位不斷提升。在高校檔案管理中應用數據化技術，能夠促進資料文獻類型的多元化發展，但也帶來一定的壓力和挑戰。在實際工作中，高校借助大數據技術能夠提高檔案管理效率，促進檔案管理工作創新和發展，促使其工作水平持續提升，讓檔案管理在高校發展中凸顯最大的價值和效能。

1 ? ? 大數據技術對高校檔案管理工作的影響

1.1 ? 資料收集方式改變

在大數據時代，高校檔案資料的收集需要考慮兩大要素，即結構類型和時效性。對于結構類型來說，指高校檔案工作人員需要掌握多元化的資料收集技術;對于時效性來說，指及時響應，并收集和獲取不斷變化的資料數據。具體來說，檔案工作人員需要具備“前端控制”思維，有針對性地控制教學、科研等檔案資料生成過程，將檔案管理的要求與教學科研、學籍管理等工作融合，確保檔案信息的完整性和準確性。另外，還需要積極收集一些外部數據，如微博、公眾號、論壇等蘊藏的價值大、多元化的數據，擴大高校檔案信息數據的覆蓋面，為高效開展教學活動提供指導和幫助。

1.2 ? 資料加工方式改變

隨著大數據技術的不斷應用，檔案信息無論數量還是類型都使傳統高校檔案管理加工方式受到了一定的沖擊，盡管人工鑒別在檔案數據的加工質量上具備明顯優勢，但也存在人員緊缺、效率低下等問題。因此，需要借助新技術、新方式對大量數據實施規范化、專業化加工，提煉一些有價值的資料，明確信息和信息之間的相關性，由此高效利用數據，使數據增值，為全面開展高校檔案信息管理工作奠定穩固基礎。

1.3 ? 資料儲存方式改變

數據量的大幅度提增、數據結構的多元化轉變，對高校傳統檔案管理造成極大的影響。因此，高校檔案存儲空間一定要構建服務于巨量異構數據的底層存儲、分布式系統架構，同時檔案平臺的信息存儲一定要具備擴展性、可用性等特點。另外，若要促進異地資源同建同享，存儲空間一定要設置外端接口與通道，由此實現分布式數據庫內的數據高效融合和高效分析。

1.4 ? 資料利用方式改變

檔案數據的價值通過利用實現，在傳統管理模式的作用下，高校檔案管理工作者對資料挖掘、數據分析、關系研究、趨勢預測等方面的要求并不嚴格。而現今，隨著大數據技術的不斷應用，檔案管理人員對此提出的了新的要求和期望。隨著如信息集成、信息存儲、信息整理、信息分析、可視數據挖掘等新技術等不斷推出和應用，檔案信息和用戶需求逐漸高度融合。因此，高校檔案管理人員需要分析各部門的相關需求，利用新技術、新手段等創建數據庫，對巨量數據實施聚類、分析等，總結不同信息之間的內在關系，達到智能服務、準確預測等目的。

2 ? ? 大數據時代高校檔案管理工作創新的意義

在高校管理工作中，檔案管理是一項最基本的工作，能夠提高高校管理水平、促進高校穩定發展。在大數據時代，高校檔案管理工作一定要利用大數據技術提高工作效率。與傳統的管理模式相比，高校檔案管理工作呈現任務量大、數據海量等特點。目前，高校檔案管理工作遭遇到不少的挑戰和沖擊，具體表現為資料類型及存儲方式多元化等，導致檔案管理工作中出現了不少問題。傳統的管理模式一般以“直接識別法”面對電子文檔，但是目前需要調整，因為檔案管理人員無法認真閱覽所有電子文檔，會通過“宏觀識別法”進行鑒定，不僅能夠從整體上評估文檔價值，這能夠大大提高工作效率。基于此，通過這種方法能夠確定管理對象——電子文檔，再對其進行搜索，提取其中一些有價值的文件。在信息化技術不斷發展的背景下，收集電子文檔工作變得更容易，但是，如何從中挑選一些有價值的文檔及如何對其進行歸類、存儲等，這些是值得高校探究的關鍵問題。在高校檔案管理工作中應用大數據技術，能夠提高數據收集效率、節約更多時間，且大數據技術能夠為搜索一些特定的資料、信息等建立獨立索引，提升檔案管理人員的工作效率。所以，與傳統的高校檔案管理方式相比，這種管理方式的效率更高，且能夠為高校檔案管理工作全面、有效發展帶來極大的推動力。

3 ? ? 大數據時代高校檔案管理工作創新的措施

加強高校檔案管理創新需要積累更多的新知識、新方法，以便于能夠優化管理體系、挖掘檔案新資源，滿足社會發展對新知識、新技能的需求。高校檔案管理工作只有在不斷滿足時代發展需求的前提下，才能實現全面創新和變革，進而構建海量的數據庫，便于從中挖掘更多有價值的檔案資料，為高校檔案管理工作全面發展提供高水平服務。

3.1 ? 培養樹立大數據觀念

在大數據時代，西方預言家維克托曾指出：大數據是對全部數據展開研究，并非隨機研究，由此看來，大數據具備較強的說服力和代表性。大數據整合了全部資料和信息，具備較強的價值。這一概念具有全新性特點，很多人沒有深入了解，在理念、思維等方面還存在一定的偏差，大數據并非表面理解的“大”，分析的數據或信息并非是巨量的，幾百個GB的數據也能稱為“大數據”。另外，還需要關注其他維度，例如時間、速度等，這種表述更具有合理性和科學性，能夠對數據進行高效整合、優化和分析。在當前的發展背景下，數據即信息，單一信息并無任何意義，但單一信息在全部信息中具有獨特的價值和意義，因此高校檔案管理人員需要逐漸形成檔案“大數據觀念”。

3.2 ? 培養樹立大檔案觀念

針對“大檔案觀念”的分析，一般包括兩大內容：一是全部數據都能夠歸檔，歸檔的標準并不嚴格，但內容多樣，包含所有具有保存及利用價值的數據;二是網絡數據更迅速，能夠快速收集一切能夠收集的數據，一定要重視一些零碎資料的整合和收集。對于人們的傳統思想來說，只有存儲在檔案室里的資料才能稱為檔案，但現今在互聯網技術的作用下，檔案數據不斷更新和優化，覆蓋面越來越廣，大部分并未存儲在檔案館中，因此，應用人員需要轉變傳統思維，正確地意識到只要是能夠搜索到的資料，都具有存在價值，能夠在人們日常生活中的各個角落挖掘出來。

3.3 ? 培養樹立構建大服務觀念

隨著大數據技術的廣泛應用，檔案管理工作的地位不斷提升。“以人為本”的服務理念已成為檔案管理工作的一個重要遵循原則。檔案管理工作者一定要摒棄“守財奴”思維，真正承擔起國家或單位賦予的責任，維護國家或單位的正當利益。目前，高校檔案管理部門的職責并非不斷挖掘有價值的資料，還需要對用戶的行為習慣、興趣愛好等進行統籌分析，提升檔案服務質量，為廣大師生提供精準、客觀、完整的數據服務。因此，在高校提供檔案管理服務的過程中，一定要對有價值的數據進行精細化管理，動態地提供“問題—信息—處理策略”的全面服務，增強用戶的體驗感和滿意度。

3.4 ? 建立大平臺機制

在大數據技術不斷發展的背景下，檔案管理信息越來越豐富和多樣。傳統的檔案管理方式相對滯后，不符合大數據時代檔案管理的基本需求。因此，高校檔案管理部門在加強創新的過程中，一定要建立大平臺機制，以搜集大量數據、提高操作效率及服務質量。例如：南京、北京等在創建檔案數據平臺方面積累了不少經驗，構建的平臺主要包括：微信公眾號、在線搜索平臺、電子文檔管理數據庫等，為檔案管理網絡系統研發指明了方向。但是，我國高校在創建檔案管理系統平臺的過程中，創建的局域網要實現“上傳下達”“同級共享”等;外界數據要借助附屬軟件直接輸入，達到數據統一整合的目的，促進辦公電子化、自動化發展，真正凸顯大數據的獨特性和優越性，提高高校各部門之間的互動效率。例如，高校的不同部門在管理業務檔案的過程中，要利用這一平臺對檔案進行歸類，例如學籍類、財會類等，并對其實施精細化管理。檔案管理工作者要借助這一平臺對內部資料進行梳理、歸檔、分析等，確保高校各個部門都能在這一平臺上實現資源共享。

4 ? ? 結 語

在大數據時代，高校檔案管理工作需要不斷創新，以全新的思維、方法等收集、篩選、甄別、分析和歸納數據。這對提高高校管理質量、促進高校工作順利推進等發揮積極作用。

主要參考文獻

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