新時期人事檔案管理信息化建設研究

賀露露

摘 要：隨著我國科技水平不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)到來。互聯(lián)網(wǎng)無論是從信息還是網(wǎng)絡方面都已經(jīng)滲入到了人們?nèi)粘Ｉ钪校⑶腋淖兞巳藗兊墓芾砝砟睢Ｈ耸聶n案管理是事業(yè)單位管理中的重要部分，因而人事檔案管理信息化十分重要。本文以人事檔案管理信息化建設的意義出發(fā)，找出其中存在的問題，并提出相應解決措施，希望推動人事管理信息化的發(fā)展。

關鍵詞：新時期;人事檔案;信息化;管理

隨著我國經(jīng)濟水平快速發(fā)展，人們的生活發(fā)生巨大改變，社會面貌也發(fā)生相應變化。隨著信息時代和互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，不僅為我國各個管理領域帶來了革新和機遇，同時也帶來相應的挑戰(zhàn)。基于此，新時期人事檔案管理要想可持續(xù)健康發(fā)展，就要做好信息化建設，推動單位相關工作長久良性發(fā)展。

一、人事檔案管理信息化建設的意義

信息化時代到來，足不出戶，人們就可以通過互聯(lián)網(wǎng)了解各種各樣的信息資源。人事檔案管理信息化，顧名思義，是在人事檔案管理中應用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡技術，對資源進行管理、處置，為人事檔案的使用帶來方便和快捷，便于查閱。

1.有助于提高人事檔案管理的工作效率

當前社會是一個信息化高速發(fā)展的社會，信息成了這個時代最有價值的東西，將各種信息挖掘出來并轉變成資源價值就是目前的時代要求，因此對人事檔案管理進行信息化的建設是促進其向著現(xiàn)代化發(fā)展的一個重要推動力。人事檔案信息化管理把靜態(tài)存放變?yōu)閯討B(tài)管理，這不只是提高了辦公水平，也將管理理念徹底轉變，將紙質(zhì)變?yōu)殡娮樱孢M入數(shù)字化操作模式，只有這樣，才能減少人事檔案管理工作的繁瑣流程，利用網(wǎng)絡來提高工作的效率。

2.有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現(xiàn)代市場經(jīng)濟的條件下的一種重要的戰(zhàn)略資源，加強信息化的關聯(lián)效應，利用不同信息交叉管理的應用，能夠創(chuàng)造出各種商機，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設也是促進社會發(fā)展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設發(fā)展，不僅可以使各個單位之間實現(xiàn)信息資源共享，提供更多便捷，相比傳統(tǒng)人事檔案管理變得更加簡單化，高效化，還能夠最大限度的發(fā)揮出人才的價值，從而更好地服務現(xiàn)代化建設。

3.助于查閱人事檔案管理的相關信息

傳統(tǒng)紙質(zhì)的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡上進行檢索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，極大地發(fā)揮出了檔案的使用價值。

二、人事檔案管理信息化建設的原則

1.靈活性原則

信息建設環(huán)節(jié)中，靈活性十分重要，不用通過繁雜程序，檔案管理員就可自行操作。人事檔案管理信息具有靈活性，不僅能減少管檔人員的工作負擔，還能提高工作效率。

2.安全性原則

信息化建設中，安全性是最重要的但同時也是最容易被黑客攻擊的，因而在建設人事檔案信息化時，要注重設置防火墻等，保證信息的安全性。同時安全系統(tǒng)建設中，要秉持防止信息泄露的原則，安裝高端防護系統(tǒng)，嚴禁信息泄露。

3.可利用化原則

人事檔案管理信息化過程中，要從信息的真正含義出發(fā)，從中尋求優(yōu)質(zhì)信息資源，保證搜集的信息是真實的、有效的，使信息真正意義上成為有效的信息，保證信息的可利用化原則，提高人事檔案管理信息化的工作效率。

三、人事管理信息化建設存在的問題

1.人事檔案管理在歷史上就沒有被充分的重視

我國改革開放以來，各項事業(yè)都取得了長足的發(fā)展和進步，特別是近些年來，科學文化事業(yè)和教育事業(yè)都取得了突破性進展，在人才方面也實現(xiàn)了快速的發(fā)展，在人才增長呈現(xiàn)井噴式發(fā)展的背后，我們對于人事檔案的管理卻在很大程度上缺乏重視，在管理措施和管理方法方面還是延續(xù)傳統(tǒng)意義上的老方法，與歷史上對于檔案管理不夠重視的情況相類似，這就在很大程度上導致人事檔案管理不能與時俱進，與社會發(fā)展不相適應。

2.管理制度不夠健全和完善

由于早前對人事檔案管理的缺失，導致人事檔案管理工作在相對混亂，人事檔案管理制度不夠健全和完善。雖然有專門部門和相關人員管理，并且也有制度規(guī)定，但是沒有合理、可行的管理措施;同時由于管檔人員信息搜集不準確、不完整，導致人事檔案并不能十分正確、完整的保存，不僅影響工作質(zhì)量，也導致人事檔案管理缺乏實效性;我們在人事檔案管理所屬權的問題上還不夠清晰明確，這也是產(chǎn)生此類問題的主要根源;并且我們在制度和立法方面也比較缺乏，特別加上人事檔案管理制度的程序十分繁瑣僵化，在辦理人事檔案的過程中特別麻煩，這都是人事檔案管理制度方面需要切實有效關注的問題。

3.管理制度實施不到位

隨著機關事業(yè)單位改革的不斷發(fā)展，人事檔案管理要求必須有完整的管理方案和機制。但是實際執(zhí)行中不僅沒有達到理想效果，機關事業(yè)單位對于國家的硬性要求也執(zhí)行不到位。同時人事檔案管理需要與各個部門進行溝通，但是由于管理中缺乏優(yōu)秀人才，給人事檔案信息化管理帶來了巨大危機。

4.基礎設施不足

人事檔案信息化建設中不僅要有足夠的信息資源，也要有電腦、復印機等硬性設備。雖然大多單位都有電腦等，但是由于年份久遠、操作系統(tǒng)老舊，使之性能大大下降。擁有較好的硬件設施是工作的基本，但是在實際的人事檔案管理信息化建設中，缺乏硬性設備，嚴重阻礙人事檔案管理信息化的進程。

5.人事檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不完善，不重視信息安全建設

當前，我國干部人事檔案信息化管理尚在起步階段，還沒有形成統(tǒng)一的規(guī)劃和標準，數(shù)據(jù)庫的建設缺乏整體性和系統(tǒng)性，數(shù)據(jù)信息采集不夠全面，部分信息錄入不準確，信息更新不及時，導致了干部人事檔案信息相對紊亂。而且只是在人員基本信息、檔案的目錄編輯、檔案傳遞等方面實現(xiàn)了計算機管理，信息化程度不高。人事檔案信息化網(wǎng)絡安全防護方式較單一，沒有制定行之有效的應對突發(fā)事件的應急措施，還不能很好的適應當下大數(shù)據(jù)時代的科技發(fā)展速度。

6.缺乏專業(yè)優(yōu)秀管檔人才

當前事業(yè)單位對于人事檔案管理人才的培育不夠重視，導致很多人事檔案管理人員都是兼職而非專職，平均年齡較大，加之檔案工作內(nèi)容的枯燥乏味，從而導致年輕的專業(yè)人才不愿意長時間從事這個行業(yè)。大部分檔案管理人員只掌握了簡單的計算機使用知識，對專業(yè)程序的操作十分陌生，計算機知識的匱乏，導致工作效率不高，工作受到了局限性。伴隨著人事檔案信息化改革的發(fā)展腳步，我們需要高素質(zhì)的綜合性管檔人才來為這個傳統(tǒng)行業(yè)注入新鮮的力量，優(yōu)秀的管理人才不積極能使工作快速進行，也能在萬千信息中找出準確、有價值的信息，不僅推動事業(yè)單位的工作進程，將人事檔案管理工作完成得更加優(yōu)秀，也能使人事檔案管理真正發(fā)揮好它的作用。

四、人事檔案管理信息化建設存在問題的解決措施

1.建立完善的管理制度

傳統(tǒng)人事檔案管理中，由于缺乏合理、有效的管理制度，而導致工作水平得不到長足提高。要進一步提高人事檔案管理信息化水平，就應從最基本的制度抓起，建立一個良好的管理制度，讓檔案管理人員在制度中不斷提高人事檔案管理水平。

要達到整個人事檔案管理信息化更加有效，就需管檔人員明確自己的職責所在，在自己職責范圍內(nèi)更加出色的完成本職工作。首先是要嚴格遵守并不斷完善檔案管理各項規(guī)章制度。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，結合工作實際，進一步健全完善《干部檔案管理制度》、《信息保管保密制度》、《信息安全制度》、《計算機信息維護制度》等制度規(guī)定，嚴格按制度辦事，嚴格執(zhí)行制度，嚴禁發(fā)生任何失密和丟失檔案的現(xiàn)象;其次是要完善人事檔案管理信息化檢查制度。嚴格對照標準，定時開展干部人事檔案管理信息化工作全面檢查，對檢查結果及時通報、公開;最后是將人事檔案信息化管理納入年度目標考核管理。把人事檔案管理信息化工作列入單位工作要點，明確干部檔案信息化工作的任務、目標、措施等，并作為年終考核項目之一，真正使干部檔案管理信息化建設工作落到實處。

2.加強基礎設施建設

進一步加大對人事檔案信息化建設的資金和技術投入力度，滿足人事檔案管理信息化建設的硬件需求，通過電腦、掃描儀等硬件輸入，管檔人員可以對人員的相關信息進行整合、分析，利用，從而提高工作效率。當前，電腦老舊是人事檔案信息管理不能有效推進的重大阻礙;電腦老舊不僅會導致管檔人員工作條件不足，工作效率低下，還會大大打擊其工作激情。

若想推動人事檔案管理信息化，就要從外部條件給管檔人員營造出良好的工作范圍，提高管檔人員工作激情。更新電腦設備，是建立人事檔案管理信息化的必然要求，先進的設備對建立人事檔案管理信息化起著至關重要的作用，通過利用設備，管檔人員可以開發(fā)和利用資源，同時利用電腦也能對檔案進行輸出，不僅方便工作，也能減少工作中繁瑣流程。因此，建設檔案管理信息化就必須為管檔人員提供優(yōu)秀的基礎設備，同時建立網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，保護人事檔案信息的安全。另外，建立檔案管理信息化的目的就是不斷滿足人們對信息的需求，這就需要利用計算機技術把紙質(zhì)檔案掃描后，進行再分類，通過不同技術手段實現(xiàn)檔案信息化保存，之后通過計算機的遠程輸送，滿足人們需求，不僅是人事檔案管理信息化真正發(fā)揮它的作用，也能提高管檔人員對自身工作的認同感。

3.強化檔案管理人才隊伍建設

當前檔案管理人員素質(zhì)較低也是影響人事檔案管理信息化發(fā)展的重要因素之一。推動人事檔案管理信息化的過程中首要做的是加強管檔人員對當下主流思想的學習，提高管檔人員各方面素質(zhì)水平;再加強相關技能培訓，培養(yǎng)一批高素質(zhì)、具有優(yōu)秀技能專業(yè)人才，雙管齊下，共同推進人事檔案管理信息化進程。

在提高檔案信息管理人員素質(zhì)時，可以采用集中學習、研討交流、自學等形式。同時事業(yè)單位還可以不定期組織工作人員收看專題講座，邀請有關領導或?qū)＜易鰧ｎ}輔導管理人員提高自己思想道德素質(zhì)以及專業(yè)技能，進行相關講座時要求工作人員寫出一篇到兩篇高質(zhì)量的學習體會文章或報告，自己推動自身發(fā)展。但是，事業(yè)單位要意識到人才才是發(fā)展的第一資源，也是重要的資源，事業(yè)單位能否有效推進人事檔案管理信息化主要取決于對人才的利用和人才隊伍的建設.在開展優(yōu)秀管檔人員隊伍建設時，事業(yè)單位可以引入競爭機制，通過對比提升人員學習的動力，激發(fā)管檔人員對電腦實際操作能力和對信息檢索能力的提升;除引入競爭機制外，事業(yè)單位也可實行“按需培訓”的人才培訓戰(zhàn)略，在培養(yǎng)力度上，要突出加強新理論、新知識、新技能、新信息、新方法的培訓;在培養(yǎng)方式上，采取業(yè)余和脫產(chǎn)相結合、外培和內(nèi)培相結合，“走出去”和“請進來”相結合、理論和實踐相結合的形式，努力造就一批有真才實學、動手能力強、有實際管理能力的專業(yè)人事檔案管理人才。

4.加強人事檔案信息化網(wǎng)絡安全防護

人事檔案是對家庭情況工作業(yè)績和個人經(jīng)歷各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息存儲庫，關系到每個人的切身利益，人事檔案信息化網(wǎng)絡安全防護工作顯得尤為重要。要強化人事檔案信息化網(wǎng)絡安全防護，首先，要重視網(wǎng)絡安全檢測工作，將入侵檢測系統(tǒng)配備到共享網(wǎng)絡設備上，及時統(tǒng)計分析進出網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流;其次，要制定行之有效的應對措施，設立安全的訪問密碼，防止出現(xiàn)信息平臺被惡意破壞和攻擊的情況出現(xiàn)，信息庫的數(shù)據(jù)要及時做好數(shù)據(jù)備份，一旦遭受到惡意攻擊，可以通過已經(jīng)備份的資料進行數(shù)據(jù)還原，避免影響單位人事的內(nèi)部運轉;最后，配備訪問控制軟件系統(tǒng)或可以通過防火墻技術加強對系統(tǒng)訪問的控制，通過以上措施的實施，以加強人事檔案信息庫的管理與維護。

5.加強部門與各方位之間的協(xié)調(diào)聯(lián)動管理

由于在組織或機構中，人事檔案管理部門只作為其中的一個部門，有很多的上屬機構或同級機構，所以要想保證干部人事檔案信息化管理的高效運行，還應當與其他部門建立起有效的協(xié)調(diào)機制，以此來保證信息化管理的高效性。人事檔案管理部門應當加強上下級之間的部門協(xié)調(diào)與分工，明確各級之間的界限底線，不得越權進行職權干擾。同時每個部門之間應承擔起本部門的責任與義務，積極地配合人事檔案管理部門的管理工作，使他們進行科學管理的數(shù)據(jù)收集記錄。這種明確的部門管理機制，可以使人事檔案管理部門健康的發(fā)展，科學合理地進行人事檔案信息的采集、使用與維護，形成高效且有序的信息化管理機制。

五、結束語

總而言之，新時期信息化是人事檔案管理的根本。工作中，相關事業(yè)單位就要緊跟時代步伐，滿足當代社會對人事檔案管理的要求。要認識到信息化管理的意義，從而從外部條件為管檔人員創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，激發(fā)工作工作激情，進一步提高工作效率。同時也要注重提升人事檔案信息管理人員的素質(zhì)，從內(nèi)部因素提高職工對人事檔案管理信息化的認同感，從而不斷推動其發(fā)展，滿足當下人們對信息的渴望。

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（作者單位：四川省內(nèi)江市戲劇創(chuàng)作研究室）