信息化時代圖書檔案的管理研究

楊敏

摘 要：信息化時代下，各項(xiàng)信息技術(shù)也開始應(yīng)用于圖書館檔案管理工作之中，而如何通過信息技術(shù)以實(shí)現(xiàn)圖書館的檔案管理信息化水平也成為許多學(xué)者關(guān)注的重點(diǎn)內(nèi)容。基于此，本文就信息化時代的圖書檔案管理進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息化時代;圖書檔案;管理

1 信息化背景下圖書檔案的特點(diǎn)

1.1 對軟硬件系統(tǒng)的依賴

傳統(tǒng)圖書檔案信息的記錄和保存都直接依賴于紙張等實(shí)物載體，這些記錄符號一般都直接可以通過人工進(jìn)行識別，而在信息化環(huán)境下檔案信息的錄入和管理都是以數(shù)字編碼的形式記錄在電子化的載體上，如磁盤軟盤上存放的電子書和電子文檔等。傳統(tǒng)圖書館的借閱方式較為單一且流程簡單，讀者找到自己想要的書后辦理借閱手續(xù)，但由于圖書館或者檔案館圖書眾多，且圖書的整理都由人工進(jìn)行，效率較低。而通過信息化建設(shè)，圖書的存儲和借閱由人工操作轉(zhuǎn)為機(jī)器操作。一方面，圖書館或檔案館可以搭建面向讀者的圖書管理信息系統(tǒng)，進(jìn)而將圖書借閱和查詢等服務(wù)由線下轉(zhuǎn)至線上，大大提高管理的效率;另一方面，還可以通過搭建后端的信息管理系統(tǒng)來將圖書日常管理事務(wù)和流程實(shí)現(xiàn)線上化，從而大大提高內(nèi)部管理的效率。

1.2 存儲密度高

傳統(tǒng)圖書檔案的存儲方式以實(shí)體檔案存儲為主，如古籍、書籍等，有的會用磁帶存放有聲讀物等等。在這種管理環(huán)境下需要消耗過多的存儲空間，給圖書的保存提出了較高的要求。圖書檔案的管理不僅包括服務(wù)層面的，還有基礎(chǔ)的保存和保管層面。而在信息化背景下，圖書檔案保存和管理的重點(diǎn)有所改變，檔案存儲的高密度性帶來了新的信息安全問題[1]。在電子檔案存儲剛興起時，磁盤和光盤是最主要的保存方式，以光盤為例，一張光盤所能存儲的文字?jǐn)?shù)大約為35萬張紙質(zhì)檔案的數(shù)量，而如今隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，一個小小的移動硬盤就可以存儲多達(dá)1T的內(nèi)容。這種高密度性的存儲大大節(jié)省了檔案存儲的空間，但同時也給圖書檔案的保存提出了更高的要求，因?yàn)榇鎯υO(shè)備的一點(diǎn)點(diǎn)損壞就可能導(dǎo)致大批量檔案資料的損壞與丟失，信息化背景下檔案存儲密度高的特點(diǎn)也要求檔案管理部門做好存儲設(shè)備的維護(hù)工作。

1.3 載體之間可分離

傳統(tǒng)圖書檔案管理模式下圖書只能被固化在書本上，形成一個內(nèi)容和載體不可分離的實(shí)體，因此傳統(tǒng)檔案具有原始性的特征。同時這也有利于圖書的知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)。而在信息化背景下，檔案信息能夠脫離實(shí)體檔案的束縛，更加自由地進(jìn)行加工和管理，這種可分離性的特點(diǎn)使得檔案能夠很輕易被修改并且不留下任何的痕跡。同時，還能夠進(jìn)行直接的復(fù)制，并且與原始電子檔案資料毫無區(qū)別。這種可分離性使得檔案的傳輸更加便利，在網(wǎng)絡(luò)化的環(huán)境下檔案信息資料能夠快速流通和傳輸，檔案需求的發(fā)起者能夠通過PC端或者移動端突破空間的界限在線調(diào)閱檔案資料。載體的可分離性也使得圖書的版權(quán)保護(hù)問題面臨著極大的挑戰(zhàn)，檔案管理部門在保障電子存儲設(shè)備安全的同時還要保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案信息流通的任何一個環(huán)節(jié)都可能被截取、偽造和篡改，這要求檔案管理部門必須綜合采用各種技術(shù)手段來保障檔案流通和傳輸?shù)陌踩?/p>

2 信息時代下圖書館檔案管理的具體措施

2.1 加速圖書館電子化進(jìn)程

紙質(zhì)檔案對存儲環(huán)境有較強(qiáng)的依賴性，包括保管環(huán)境的大小、濕度、溫度、通風(fēng)情況以及防蛀措施質(zhì)量等。故而，如果紙質(zhì)檔案在檔案中依舊占有較大的比重，可能導(dǎo)致檔案管理難度增加。故而，需要積極實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案同電子檔案并行管理，降低紙質(zhì)檔案在檔案中的比重，加速圖書館檔案管理電子化實(shí)現(xiàn)。基于信息時代的到來，辦公自動化以及政務(wù)電子化，人們針對圖書館檔案信息的需要以及檔案信息數(shù)據(jù)挖掘也有更為嚴(yán)苛的要求。圖書館為了達(dá)到圖書館檔案長時間儲存、集中管理以及為讀者提供方便等原因，可以強(qiáng)化檔案信息存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化以及管理自動化等，以提高檔案管理效率。具體包括如下內(nèi)容：

第一，強(qiáng)化圖書館檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)備，包括引入計(jì)算機(jī)、終端服務(wù)器、調(diào)制解調(diào)器、以及光纖等基礎(chǔ)硬件，為圖書館檔案信息化的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)，從而提高圖書館檔案管理人員信息化管理水平[2]。

第二，應(yīng)實(shí)現(xiàn)針對檔案信息數(shù)據(jù)的加載方法以及載體類型的轉(zhuǎn)化，引入多媒體設(shè)備、高速掃描以及數(shù)據(jù)壓縮等多項(xiàng)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，將檔案各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)儲存于計(jì)算機(jī)設(shè)備之中，同時強(qiáng)化關(guān)于電子文件的歸檔處理，以便用戶能夠通過檢索的方式迅速查找圖書館各項(xiàng)檔案信息內(nèi)容。

第三，合理運(yùn)用數(shù)字化存儲技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)，將處于分散狀態(tài)下的圖書館電子檔案信息數(shù)據(jù)集進(jìn)行匯總，開發(fā)包括有檔案管理人員記錄、編輯、統(tǒng)計(jì)，同時也包含有讀者借閱、搜索等不同功能的檔案管控系統(tǒng)，在紙質(zhì)檔案管理模式中產(chǎn)生的信息流通不便捷、紙質(zhì)文件隨意堆放以及難以有效搜索的等問題的處理方面具有較強(qiáng)的優(yōu)勢，使得圖書館檔案信息數(shù)據(jù)可以為用戶提供更為便捷的信息服務(wù)。

2.2 構(gòu)建圖書館專職檔案崗位

有條件的圖書館應(yīng)構(gòu)建一個專職負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)，并組建專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍，其日常工作即負(fù)責(zé)所在圖書館檔案的第一時間匯總、歸納、鑒定、存儲、統(tǒng)計(jì)以及運(yùn)用等各項(xiàng)工作，檔案管理人員日常工作便是將圖書館不同部門遞交的檔案予以分類、組卷、再次分類然后逐頁進(jìn)行變化，將已經(jīng)編號檔案依照號碼、名稱、分類、負(fù)責(zé)人以及存儲時間等各項(xiàng)數(shù)據(jù)同時記錄，然后將以上數(shù)據(jù)構(gòu)成案卷文件清單以便后續(xù)用戶進(jìn)行搜索使用。不僅如此，信息化時代需要進(jìn)一步強(qiáng)化針對圖書館專業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員的培訓(xùn)力度，定期邀請專家針對工作人員理論知識以及實(shí)操技能予以培訓(xùn)，使其能夠熟練掌握檔案管理工作有關(guān)理論內(nèi)容，也能夠更為熟練的運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)，包括計(jì)算機(jī)技術(shù)以及各類應(yīng)用軟件的應(yīng)用方式，幫助其掌握更多的新技術(shù)以及理論知識，持續(xù)拓展其知識面，從而提高檔案管理工作整體質(zhì)量。

3 結(jié)束語

圖書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化是一個相對漫長的工作，其令圖書館檔案管理信息化工作檔案部門從封閉狀態(tài)逐漸朝向開放的發(fā)展，較大程度提高了檔案資料的運(yùn)用效率以及價值，減少了圖書館在人力、物力以及財力方面投入的成本。故而，圖書館應(yīng)加速圖書館電子化進(jìn)程以及構(gòu)建圖書館專職檔案崗位等措施，以提高其檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]楊潤平.信息化時代高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案的管理與開發(fā)利用研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（13）：60.

[2]王達(dá).新時期圖書檔案信息化管理探究[J].中國管理信息化，2017（20）：166-167.