新時代人事檔案信息化建設存在的問題及策略

李坤

摘 要：傳統的人事檔案管理工作，其最主要的任務莫過于管理各項與人相關的信息資源。而現如今，隨著時代以及信息技術的不斷發展，其不僅讓我國的社會經濟發生了巨大變化，也讓人事檔案管理工作的內涵得以新的延伸。加快檔案信息化建設，是我國迅速發展的政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發展需要，也是順應潮流，適應時代發展的新舉措、新要求。

關鍵詞：新時代;人事檔案;信息化建設;問題;策略

1 信息化時代加強人事檔案管理的必要性

1）促進檔案信息共享。現如今在信息化的背景下，各領域相互緊密聯系，使不同領域的信息交叉整合，最終被整合至一個資料庫當中，這樣也就出現了巨大的信息資源的商機。所以說，在現代市場經濟條件下，信息資源逐漸成為重要的戰略資源。為了最大限度地發展人才價值，必須利用信息化技術進行人事檔案管理信息庫的建設，實現人事資源共享口。同時，還應采用科學的管理手段對信息進行加密，確保人員信息資源環境的安全使用，促進人才的發展。

2）有利于當今信息化經濟的發展符合時代發展的需要。時代的變化發展，信息是這個時代的重要東西，我們的生活離不開信息，互聯網、大眾創業萬眾創新，信息是這個時代的必不可少。所以說現代人事檔案管理信息化建設有利于當今信息化經濟的發展符合時代發展的需要。

3）信息化時代的信息滲透性要求人事檔案管理安全更加可靠。信息安全是信息化時代無法回避的熱門話題之一。在帶來極大便利性的同時，信息的易滲透性使得信息安全問題頻發，小到用戶個人信息大到國家國防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點之一，無論時代如何發展、技術如何進步，隱私機密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對人事檔案管理而言，必須加強信息化平臺的安全系數，確保人事檔案所有者個人信息的安全性、隱私性和保密性。

2 人事檔案管理存在的問題

1）軟硬件設施需要更新。人事檔案信息管理系統的建設和應用需要有完備的硬件設施和先進的軟件系統作為有力支撐，然而企業在軟硬件設施的投入方面力度不足，尤其體現在軟件的選擇上，與企業人事檔案管理工作要求存在一定差距，使得集團型企業的下屬分公司通常只是管理各自員工的檔案信息，人事檔案信息管理系統在功能上有著不少的缺陷，企業不能夠對所有員工的信息進行統籌管理。除此之外，有些企業會使用文書檔案的管理系統來管理人事信息，殊不知二者在本質上有著巨大區別，這種做法只會給人事檔案管理工作的開展起到截然相反的作用，企業管理服務能力也會隨之下降。

2）信息化標準規范不統一，信息化系統不完善。人事檔案管理信息化的建設基礎是標準規范化，因此想要完成對人事檔案管理信息化的建設必須要建立完善的規范機制。當前很多部門在進行人事檔案管理信息工作的時候都是根據自身的利益進行，各自采取適合自己的管理方式，沒有統一的信息化標準，這樣就導致人事檔案信息化不通暢，同時也不能有效地實現對信息資源的共享。還有一部分單位在人事檔案信息化管理中使用適合自身發展需求的管理系統，但是在人才信息流通迅速的今天，這種管理方式已經不能有效地滿足信息社會化的發展需求。

3）缺乏專業信息化人才。在人事檔案管理信息化建設中，需要對原有的檔案資料進行電子版歸納，在互聯網上建立數據庫，使檔案得以有效保存，在保存完畢后，如何搜索更新的問題則需要由專業的信息化人才進行設置。但是在目前企業發展中，這一類人才極其匱乏，因此會出現基礎設施完善后無人操作的局面，嚴重浪費資源。

3 人事檔案管理信息化建設的方法策略

1）加強檔案信息資源管理力度。重視檔案信息資源管理力度的提升，不斷協調檔案歸檔與檔案使用之間的矛盾，這樣一來就能夠很好地實現檔案管理高效。根據不同的人事檔案管理制度，嚴格要求檔案歸檔信息，保證檔案數據權限保密，建立有序、完整的檔案數據庫，從而能夠及時修復缺失的檔案信息。

2）確保設備的更新和軟件的開發。如果想高效地開展檔案信息化的管理實施，除提高人員的綜合素質以外，硬件設施和軟件的更新十分重要，這也是各環節開展的基礎，通過及時更新設備，不斷完善網絡信息管理的系統，作為信息傳輸和資源共享的工具之一，硬件設備的配置對人事檔案信息的管理有很大推進作用，也是日常工作的保障。

3）構建人事檔案信息數據庫。由于人事檔案信息化管理較為復雜，需要確保人事檔案管理系統的先進性、高效性和科學性。第一，需要進一步強化基礎設施建設現代化，基礎設施是構建人事檔案信息數據庫的重要基礎，引進先進設備可以將檔案系統數據的傳輸速度提高，更好地錄入文字圖片等。第二，我們還要建立健全人事檔案信息數據庫，構建數據庫需要由統一的標準使不同區域和專業人力資源工程順利實現，數據庫內容有畢業院校、工作時間、加入時間、入何組織、單位代碼、姓名、出生年月、民族、性別、身份照號和編號等信息。構建數據庫既能促進數據利用效率提高，還能把重復性操作減少，確保結構更加完善和合理。第三，我們需要構建安全保密法規，在構建人事檔案信息數據量中安全保密問題占據著極為重要的位置，構建相應的法律法規可以為安全管理提供法律依據，使人事檔案信息化管理中的安全性得到保障。

4）落實信息化建設的指導思想。新時期，社會大眾對信息化建設的關注度、重視度逐漸提高，充分合理的進行檔案信息化管理和建設的核心目的為：加強信息化管理系統的開發和應用，充分發展信息化體系的動態性、快捷性優勢，從而實現優化檔案管理效果的目的。人事檔案管理指導思想中，相關責任人要切實理解信息化建設的意義，明確這一舉措的實際價值和未來發展方向。相關人員必須保證積極上進，維持良好的學習態度，這對其積極創造條件進行信息技術的合理利用起到了保障性功效。其次，檔案管理者必須理解其工作的內容和責任，提高管理意識，保證意識和工作的統一性，從全局出發進行統籌兼顧，加強管理控制、完成組織安排，調動管理人員的積極性、主動性、創造性。

5）人事檔案管理信息數據化、網絡化和專業化。開展人事檔案管理信息化建設，要讓檔案信息展現出數據化的特點，在服務運用的過程中要擁有網絡化的優勢，同時管理人員也要展現出專業化的特點。檔案信息數據化，往往是對以往紙質管理模式的一種轉變，這是有效的實體管理形式，能夠進行信息查詢，也可以開展系統設計，獲得數據化功能。在開展人事檔案管理工作的時候，要保存紙質的檔案，因為具有依據性，這可以有效地錄入計算機，讓檔案數據化管理。

同時，在方便查詢的情況下，要整理檔案資料，并對其進行合理分類。讓檔案管理實行分類管理模式。在服務上的網絡化特點，就要看到計算機網絡的身影。讓企業在開展資源共享的時候會獲得相應的平臺。在管理人員專業化上，要衍生為檔案管理信息化建設的重要目標。人是實施信息化建設的主體，在掌握了基本的管理知識下，并獲得相應的計算機網絡技術知識。由此，在以上工作順利開展下，讓檔案管理信息化建設的目標得到達成。

4 結語

在當前各企業及單位內，人事檔案管理是十分重要的工作，在人力資源的優化配置方面發揮著不可替代的作用，因而有效開展人事檔案管理工作具有重要意義。在現代人事檔案管理工作中，為能夠使人事檔案管理更好地符合時代的需求，須通過有效措施加強人事檔案管理信息化建設，進而提升檔案管理水平及質量，促使人事檔案管理實現更加理想的發展，進而取得更好的成果。

參考文獻

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