論船級社檔案數字化工作的實踐策略

張紅

摘 要：隨著計算機和電子信息技術的發展，數字化發展已經成為檔案管理發展的必然趨勢。在此背景下，船級社檔案數字化在實踐中如何發展，是船級社檔案管理者應該迫切考慮的重要課題。本文以船級社檔案管理為切入點，對其進行論述分析，以期為同行業的檔案管理工作提供一點思路和借鑒。

關鍵詞：船級社;檔案數字化;實踐;策略

船級社檔案主要指的是記錄船舶資料，包括船舶建造、檢測、維護保養、重大改建、完工以及拆解相關信息的檔案。在很長一段時間內，我國的船級社檔案主要是以紙質的形式存在，為我國的船舶行業發展做出了巨大貢獻。紙質檔案作為事件記錄的原始載體，因為極難修改和復制，具有唯一性的特點，且鑒定較為簡易而受到了人們的喜愛。但隨著社會進步，檔案形式更為豐富，除了文字檔案，也有聲音，圖畫，甚至是視頻動畫形式的原始記錄和資料。此時，傳統的紙質檔案就無法滿足當今社會人們對于檔案管理的要求。而當計算機技術和電子信息技術日新月異的背景下，船級社檔案的數字化就成為其檔案管理發展必不可擋的潮流趨勢。

1 船舶檔案數字化工作發展現狀

追溯船舶檔案的發展，最早起源于1905年間設計造船的圖紙。我國船級社為中國船級社（CCS），隨著檔案資料來源的豐富以及檔案工作量的加大，原有的紙質載體的存儲方式已經難以滿足現代船級社檔案需求。在此背景下，船級社的檔案管理工作向數字化檔案方向發展是勢在必行。船級社檔案數字化指的是利用現代計算機和電子信息技術，將過去傳統的紙張以現代掃描儀的形式儲存在電子信息設備中，將錄音機、錄像機等音頻、視頻文件也以數字化形式導入電子儲存設備，并用軟件進行壓縮，既節省了存放檔案載體的物理空間，也方便了需要檔案時候的快速檢索。此外，依托于現代互聯網技術，船級社建立起自行開發的檔案管理系統（DAMIS），實現數字化檔案信息的管理和共享。從檔案的起草、修改到印發都在計算機上進行，既方便了檔案的修改和復制，也為船舶檔案利用提供了極大便利。

總體而言，盡管取得了一定進展，但我國船級社檔案數字化仍處于起步和發展初期階段，其發展仍存在許多問題，包括計算機和互聯網本身的容易泄密等問題仍有待進一步完善提高。

2 船級社檔案數字化的優勢

船級社檔案數字化主要涉及兩個方面內容，首先是對現有館藏中以紙質、錄音帶、錄像帶等傳統介質為載體的檔案進行數字化管理。其次是對新時期電子文件的歸檔和數字檔案管理。數字化的檔案管理大大節省了檔案保存的物理空間和人力物力，便于檔案文件的復制利用，避免了原始檔案資源因重復使用導致的損壞，且數字化副本的異地保存，除了能讓使用者打破時空壁壘，方便利用、多地區共享外，當一處檔案資料受到意外情況或災害被損壞時，也仍有其他副本留存。

3 船級社檔案數字化所帶來的隱患

船舶檔案數字化管理，極大提高了檔案的利用效率，但這一方式因為主要依托于計算機技術和互聯網，就不可避免的難以擺脫互聯網的原生問題，即信息安全問題。當船舶檔案數字化后，因其便利性、易復制、易傳播的特點，其與外界接觸的范圍也會相應擴大，泄露風險也隨之擴大。具體而言，船級社檔案數字化可能的隱患主要包括四個方面：首先是網絡安全問題，即在檔案文件保存或是傳輸中因網絡安全故障產生的信息安全問題。其次是系統安全問題，即檔案管理數字化系統就本身存在系統漏洞，為黑客利用病毒竊取相關檔案信息。再次是檔案的加密處理，即應當對檔案設定保密登記，加之數字秘鑰，只有具備權限的用戶才能夠查看，否則任由檔案使用者進入系統，會導致檔案信息處于無保護狀態，易被刪減和破壞。

4 數字化在船級社檔案管理中的應用

4.1 建立數字化檔案使用標準和規范

船級社應該建立單位內基于局域網的檔案數字化管理系統，方便檔案使用者登陸系統查找所需檔案信息，系統應有專業網絡技術人員維護，查找系統漏洞，保證系統安全，有專業管理人員對數字化的檔案信息進行管理，首先是根據國家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規范》并結合單位自身具體情況，制定符合船級社檔案要求的，將紙質、錄音帶、錄像帶及其他傳統檔案資源向數字化檔案轉變和使用的標準和規范，如數據源、轉換代碼以及電子公文格式方面等，以使所有文件能以兼容的、完整的形式被儲存，再如對聲像檔案的專柜保管明確指明應使用防磁柜，并建立分類分柜存在的要求。其次是系統內設定管理員權限，普通游客等不同權限，對于檔案資源也設定不同密級，呈現不同的開源程度。此外，在未來進一步發展中，全國的船級社單位應盡量統一數字化檔案管理系統建立標準和使用規范，以盡快達到船舶檔案資源在全國范圍的兼容統一和利用。

4.2 加強船級社檔案管理系統保密加強技術

現有船級社檔案管理在共享方面仍有待完善，究其原因再有信息管理安全技術仍有待提高，特別是信息對外部鏈接的優化，保密措施的加強等。為實現船級社檔案的共享利用主要有兩方面有待提高：首先是單位內部的共享，要求系統管理者加強信息技術的應用，利用云計算和大數據分析內部使用情況，并以此為結果改進和完善內部共享模式，包括現有系統擴容，集成管理能力提高以及顯示直觀性增強等。其次是單位外部的共享，應根據保密原則，知識產權保護原則等，基于互聯網加強對外部鏈接的管理和控制，做好自身檔案信息密級分類和信息安全建設，包括加密數據庫，安全管理制度，瀏覽分級體系等。

4.3 加強現有檔案管理人員技術培訓

船級社檔案管理中人是管理的主體，因此數字化建設的發展離不開高素質高水平的現代化檔案管理人員。而現有的船級社檔案機構部分人員檔案管理專業知識不足，因其年齡與知識結構差異較大，對于信息化技術的掌握也極不樂觀。因此，就需要以定期培訓，績效管理等方式建設數字化檔案管理需要的專業化人才團隊，如此才能滿足船級社檔案數字化工作需求。在具體實踐中，船級社可以通過建立培訓系統，如“TTT”等，從船舶相關一線崗位抽調選拔人才，結合電子信息技術和系統研發、使用方面的專家，共同加入內訓師團隊，以理論結合實踐的方式培訓檔案管理者，使其既能熟練管理數字化檔案，實現共享，也能隨時應對數字化管理中出現的信息化和系統問題。此外，船級社應建立完善相應的績效管理和薪酬制度，將建設考核與激勵落地，激勵檔案管理人員的學習熱情和工作積極性。

5 結語

船級社檔案從無到有，存儲介質從紙質、錄音帶、錄像帶到軟盤，光盤以及現在的互聯網，存儲技術從傳統館藏到數字化，檔案管理水平逐步提升。當前我國船級社檔案數字化管理仍存在一定問題，受到信息安全的威脅，只有從建立數字化檔案使用標準和規范、加強船級社檔案管理系統保密加強技術以及加強現有檔案管理人員技術培訓方面共同發力，加以完善，才能盡快實現我國船級社檔案數字化工作的長遠發展。

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