淺議新時期建筑執法檔案存在的問題及解決方案

楊小峰

摘 要：在進行城市建設管理的過程中，需要針對眾多的建筑工程項目開展行政執法監察，監察過程中會留有大量的行政執法檔案資料，這些檔案資料是證明建筑工程合理性以及合法性的重要依據，同時也是處理建筑糾紛的原始法律憑證，因此做好建筑執法檔案管理就顯得尤為重要。但是目前對于建筑執法檔案的管理還存在一定的問題和不足，文章就主要針對這些問題加以分析，進而提出有效的解決方案，旨在提升新時期建筑執法檔案管理質量和水平。

關鍵詞：新時期;建筑執法方案;管理問題;解決方案

隨著我國社會經濟的發展和城市化進程的加快，越來越多的建筑工程項目投入建設，在工程建設的過程中必須要保證建筑項目與城市規劃管理的協調性和一致性，在行政執法制度的監督和制約下進行工程建設。在開展行政執法監察工作的過程中，會對建筑工程項目建設管理情況進行全面的調查，重點對違反建設用地規劃、建筑工程施工內容違規違法等的行為進行嚴厲查處，目的就是糾正建筑工建設和施工中存在的不良行為，從而助力城市環境綜合整治。[1]在行政執法的過程中會產生大量的檔案資料，真實地記錄了行政執法的過程以及結果，有非常重要的參考價值，但是長期以來由于缺少對建筑行政執法檔案管理工作重要性的認識，造成了一些原始記錄和憑證的丟失，使得在進行城市建設管理規劃的過程中缺少參考和依據，在新時期要重點強調對建筑執法檔案的專業化與規范化管理，深入分析當前建筑執法檔案管理中存在的問題，尋找有效的解決方案，為后續建筑行政執法工作的開展奠定重要基礎。

1 建筑執法檔案管理中存在的問題分析

1.1 建筑執法檔案管理缺乏規范性

由于缺乏對建筑執法檔案管理重要性的認識，導致當前建筑執法檔案管理工作規范程度不高，降低了檔案管理效率和水平。首先就是體現檔案的立卷不夠規范，并沒有嚴格和標準的檔案收集與整理分類流程，只是機械性的進行檔案資料的堆積，使得建筑執法檔案的實際利用價值不高。其次就是體現在建筑行政執法檔案管理部門領導機制不夠健全，在開展檔案管理工作的過程中不注意對相關工程執法檔案資料的保存與收集，存在著隨意丟棄、格式不統一等的問題，也就降低了建筑執法檔案管理質量。

1.2 建筑執法檔案管理手段比較落后

目前在進行建筑執法檔案管理時，還普遍存在著管理手段落后以及管理形式單一的問題，導致建筑執法檔案管理效率低下。伴隨著信息時代的到來，建筑執法檔案管理也應當搭建新的平臺，創新檔案收集與整理的方式方法。但是就目前的建筑工程執法檔案管理現狀來，尤其是對于一些基層的建筑行政執法部門來說，大多仍然采用傳統紙質檔案管理的辦法，進行簡單的文件整理與文字記錄，而對執法過程中的影音以及視頻等材料難以呈現[2]，影響了建筑執法檔案管理的完整性和真實性。

1.3 缺少專業的建筑執法檔案管理人員

伴隨著當前我國建筑工程項目的逐漸增多，城市建設管理與建筑工程行政執法的任務越來越重，形成的建筑執法檔案資料就越來越多，這就考驗著我們建筑執法檔案管理隊伍的專業能力和工作水平。[3]但是就目前的情況看，在基層的行政執法隊伍當中，缺乏專門從事檔案管理工作的人員，從事檔案資料的收集和整理大多是由行政崗位文員進行兼職，其工作內容也只是簡單的進行文件整理，難以有效的應對城市建設檔案管理主管部門的監督和審查。

2 新時期針對建筑執法檔案管理問題的優化解決方案研究

2.1 構建科學規范的建筑執法檔案管理體系

在新時期要強化建筑執法檔案管理水平，就要解決好當前建筑執法檔案管理中存在的突出矛盾，通過構建科學的建筑執法檔案管理體系來規范和約束建筑執法檔案管理行為。首先就是要明確建筑執法檔案立卷和歸檔的標準，要根據在開展建筑行政執法管理的過程中所確定的建筑工程行政違法行為性質來進行檔案資料分類，并且做好標注，方便進行后續內容的補充以及查閱檢索，從而保證能夠切實的發揮建筑工程行政執法檔案的憑證和依據作用，提高檔案資源的有效利用率。[4]其次就是要健全建筑執法檔案管理機構，基層行政執法管理部門作為第一手檔案信息資料的獲取者，必須要自覺的承擔起檔案管理的職責和任務，成立專門的行政執法檔案管理小組，小組領導人員都督促組員做好初步的信息資料收集和整理，保證檔案資料的真實性和完整性，確保基礎資料不丟失、不亂放。

2.2 創新建筑執法檔案管理形式

新時期要做好建筑工程行政執法檔案管理工作，就必須要實現建筑執法檔案管理形式的創新。首先就要求建筑行政執法管理部門要轉變傳統的檔案管理工作方式方法，投入相應的資金來搭建現代化的檔案管理信息平臺，由傳統的紙質檔案管理逐漸演變為電子檔案管理，并且采用文字、聲音、圖像等綜合管理形式來全過程的進行行政執法記錄。其次就是要借助于建筑執法檔案信息化管理平臺來實現各部門之間的有效溝通與合作，建筑行政執法部門要與城市建設檔案管理部門之間進行必要的業務往來，在城市建設檔案主管部門的指導下，進行科學的檔案分類、整理以及排列，提升建筑工程行政執法檔案管理的專業化水平。最后就是要將建筑執法檔案看作是一項重要的學習資源，從發現的各類建筑行政違規違法行為之中明確今后開展建筑工程規劃管理的重點，構建更為完整、準確和系統的建筑行政執法檔案管理數據庫，實現對各類歷史卷宗的整合，并且借助大數據的分析與處理能力按照年份以及關鍵詞來編制檢索目錄[5]，真正的使建筑行政執法檔案為城市建設管理提供必要的信息服務，進一步提升建筑執法檔案管理應用價值，拓寬檔案管理服務渠道。

2.3 組建專業化的建筑執法檔案管理團隊

在新時期要開展好建筑執法檔案管理工作，人才是基礎。行政執法管理部門要組建一支專業化和高素質的執法檔案管理團隊，首先就要完善檔案管理，崗位設置和職能配置[6]，選拔德才兼備的工作人員專門的從事行政執法檔案管理工作，避免崗位兼職，強化對建筑執法檔案管理人員的考核，提升檔案管理人員的積極性與主動性。其次是要進一步提升當前建筑行政執法檔案管理人員的專業技能，管理部門要積極的尋求當地檔案主管部門的指導與幫助，聘請專職檔案員來給基層建筑執法檔案管理人員進行業務培訓與技能指導，從而有效提升建筑執法檔案管理團隊的工作能力。

3 結語

在新時期做好建筑執法檔案管理工作，解決好以往建筑執法檔案管理中存在的問題，能夠實現建筑執法行為與執法檔案管理之間的良性互動，為建筑工程行政執法業務的開展以及行政執法管理方案的優化奠定重要基礎。

參考文獻

[1]李珍.建筑工程行政執法檔案管理若干問題研究[J].蘭臺內外，2020（06）：47-48.

[2]張月.建設行政執法檔案管理工作規范化體系的措施研究[J].企業改革與管理，2019（23）：25+27.

[3]陳月美.建筑工程執法檔案管理現狀及存在問題淺析[J].江西建材，2019（09）：206-207.

[4]梁珊珊.新時期建筑工程行政執法檔案管理的重要性及科學化管理措施[J].辦公室業務，2019（18）：147-148.

[5]范思韻.建設行政執法檔案管理存在的問題及處理措施[J].辦公室業務，2019（17）：93.

[6]林瓊.淺議建設行政執法檔案管理存在的問題及解決方案[J].地產（電子版），2019（15）：95.