檔案庫房管理存在的問題及對策

摘 要：庫房管理在整個檔案管理過程中有著非常重要的作用，不僅承載著檔案歷史的資料，更是各種利用檔案的基礎(chǔ)。在此情況下，企業(yè)在檔案管理工作中就應(yīng)該樹立正確觀念意識，遵循科學(xué)化的工作原則，有效開展檔案管理工作，促使檔案管理工作的智能化實(shí)施。本文講述了筆者單位庫房管理存在的問題，也從各個方面探索了庫房管理的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：歷史資料;智能化;檔案管理;改進(jìn)策略

我國檔案庫房管理歷史悠久，新中國成立后，社會各方面對檔案的利用十分迫切，需要大量進(jìn)館的是珍貴的歷史檔案。現(xiàn)代社會，我國經(jīng)濟(jì)得到了前所未有的發(fā)展，對檔案庫房提出了新的要求，至此智能化檔案庫房的概念被提出，這是從單一、獨(dú)立、零散的傳統(tǒng)檔案庫房管理轉(zhuǎn)向復(fù)雜、綜合、聯(lián)動的現(xiàn)代庫房管理模式，將檔案、檔案密集架、檔案溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、檔案利用系統(tǒng)和檔案庫房本身，連接成為一個大型的多功能自動化管理系統(tǒng)。

1 單位技術(shù)機(jī)構(gòu)科技檔案特點(diǎn)

1）專業(yè)性。中交二航院是一個勘察設(shè)計(jì)集施工項(xiàng)目的單位，主要是承接道路、橋梁、城市建設(shè)、水運(yùn)碼頭于一體的交通單位，所需歸檔的檔案最突出的特點(diǎn)是它的內(nèi)容性質(zhì)或領(lǐng)域兩方面，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，如圖紙、圖紙說明書、勘察報(bào)告、招投標(biāo)書、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工材料、環(huán)境審核檔案等。可以分為幾類，基建檔案，記錄著檢測實(shí)驗(yàn)室設(shè)計(jì)、圖紙、環(huán)境要求等建設(shè)過程中產(chǎn)生的資料。科研檔案，記載著檢測項(xiàng)目的立項(xiàng)、科研過程、審核、研發(fā)方法及成果、應(yīng)用于社會的作用等。設(shè)備檔案，則是采購、合同、設(shè)備附件及定期校準(zhǔn)，檢定等證書，正是這些明顯的專業(yè)特征，使技術(shù)機(jī)構(gòu)的科研檔案具有獨(dú)一無二的專業(yè)性。

2）準(zhǔn)確性。檢測、計(jì)量、校準(zhǔn)和設(shè)計(jì)，不論是公路、橋梁、城市建設(shè)、綜合地方的EPC綜合項(xiàng)目，包括設(shè)計(jì)、建設(shè)、施工等都需要用數(shù)據(jù)“說話”，完整、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是衡量檢測、科研成果及校量的基礎(chǔ)，當(dāng)技術(shù)出現(xiàn)偏差還會出完整的修改方案，否則建造出來的工程會千差萬別，需要對業(yè)主和整個項(xiàng)目負(fù)責(zé)，準(zhǔn)確的滿足業(yè)主的要求，所以技術(shù)資料需要非常準(zhǔn)確。

3）多元性。中交二航院從建院以來具有六十二年的悠久歷史，建檔的歷史可以追溯到1964年，除去銷毀的檔案以外，檔案資料非常齊全，自從建立新的辦公樓以來，用更大的檔案庫和密集架來儲存檔案，不光是儲存勘察設(shè)計(jì)圖紙，也需要儲存其他的檔案，如底圖檔案、會計(jì)檔案、技術(shù)資料、實(shí)物檔案、光盤、文書檔案等資料，反映的是整個單位的運(yùn)行情況，而不是單一的記載著單位的技術(shù)資料。而許多施工項(xiàng)目里面含有科研項(xiàng)目 ，許多材料交織在一起，是綜合多元性的材料。

2 單位檔案管理過程中存在的問題

1）檔案數(shù)字化程度不夠重視。因檔案室的工作人員比較少，檔案數(shù)量巨大，所以需要借助外力來幫助完成檔案的數(shù)字化進(jìn)程，而借助外力又是需要大量的資金的，所以檔案的數(shù)字化程度不高，很多進(jìn)出檔案需要依賴人工的力量借出紙質(zhì)版材料。

2）檔案庫房辦公用房過于簡單。本單位檔案室面積很大，但是缺乏辦公用房，根據(jù)我國國家檔案局主編的檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)（建標(biāo)103-2008）里面提到：“市級檔案館需要配備的對外服務(wù)用房有查閱登記室，目錄室，縮微檔案閱覽室，音像檔案閱覽室，對外利用復(fù)印室，未開放檔案閱覽室，開放檔案閱覽室，市級檔案館業(yè)務(wù)和技術(shù)用房使用面積分類有除塵室，消毒室，整理編目室，修史編志室，裱糊修復(fù)室，仿真復(fù)印室，翻版膠印室，資料編排室，計(jì)算機(jī)室等等。”而我們的辦公用房就是查閱和閱覽室，放置檔案的庫房里包括音像室和實(shí)物室，沒有復(fù)印室，使借閱資料的人員不得不到文印公司復(fù)印，也沒有消毒除塵室，檔案的庫房至少還需要服務(wù)復(fù)印室和計(jì)算機(jī)查閱室，讓借閱資料的人員更加方便快捷，也有利于檔案室工作人員工作的方便。

3）科技檔案開發(fā)利用程度不高。在各檔案室的實(shí)際管理工作中，只是簡單的進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、保管的過程，很少對所收藏的檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用，許多檔案都長眠于檔案室，再加上利用起來不方便，雖然也有數(shù)字化的電子檔檔案文件，但大部分是采用紙質(zhì)檔案的借閱，致使大部分的檔案沒有得到充分的利用。

4）檔案資料建檔完整性不足。許多科研人員的建檔意識薄弱，沒有真正的意識到建檔的重要性。其實(shí)部門建立的檔案，可能在多年以后由其他部門的人來借閱技術(shù)資料以供參考。一旦沒有存檔，會影響后來借閱者的工作效率。比如在借閱的過程中，可能有人要借投標(biāo)文件，但里面可能缺少報(bào)價(jià)的檔案文件，致使借閱沒有了它該有的意義。所以檔案資料的齊全性就顯得猶為重要。

3 如何提高檔案管理的利用效率

1）提高科研人員歸檔意識，提升檔案人員專業(yè)水平。制定專門的獎懲科研人員的歸檔的機(jī)制，對于檔案專業(yè)人員多進(jìn)行培訓(xùn)工作，不僅加強(qiáng)檔案的專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時還有對專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)的政策文件的學(xué)習(xí)，了解現(xiàn)在先進(jìn)的檔案管理水平，擴(kuò)寬自己對檔案概念的理解，并且加大對計(jì)算機(jī)方面的應(yīng)用，為智能化設(shè)備應(yīng)用奠定基礎(chǔ)，建立數(shù)據(jù)庫便于其他部門的科技人員的查閱。

2）加大對智能檔案室的投入。所謂庫房智能化管理就是將庫房溫濕度、空氣質(zhì)量、防火防盜、門禁管理、視頻監(jiān)控、檔案的自動識別與存取集中到一個系統(tǒng)平臺，通過一些軟件來進(jìn)行用戶管理，這樣檔案室的安全既能到保護(hù)，又能方便借閱者隨時提取有效檔案。當(dāng)然，有庫房溫濕度和空氣質(zhì)量監(jiān)測后，除了更加便捷的控制管理，還可以實(shí)現(xiàn)庫房消毒滅菌，通風(fēng)換氣。加入門禁自動控制管理，視頻監(jiān)控更有利于防火防盜、監(jiān)測庫內(nèi)情況等，有利于單位更加高效的完成工作。

3）加大對檔案室數(shù)字化的資金投入。單位的檔案信息數(shù)字化只完成了2010-2016年的利用率較高的數(shù)字化，那么應(yīng)加大檔案信息數(shù)字化的投入，把其他年份的信息完成數(shù)字化，可以外包給其他數(shù)字化公司或者自行完成公司檔案的數(shù)字化。這樣在其他部門人員需要利用檔案資料時可以及時快速的獲得這些信息。

4）庫房的設(shè)備及功能室應(yīng)改造升級。檔案數(shù)字化有其自身的流程和方法，包括：借卷-檔案分析-檔案掃描-掃描質(zhì)檢-建立書簽-著錄索引-總檢-還卷-數(shù)據(jù)備份-數(shù)據(jù)掛接-歸檔驗(yàn)收等繁瑣過程。既然致力于檔案的數(shù)字化，那么就應(yīng)該準(zhǔn)備一些設(shè)備，可以掃描大的圖紙的掃描儀，掃描分辨率參數(shù)大于100dpi，準(zhǔn)備硬盤大于1T的電腦，需要存儲大量的數(shù)字化文件，裁切機(jī)等。檔案大部門是大本子書，而且檔案量是巨大的。如果到文印公司裁切，需要費(fèi)大量的人力和物力，所以應(yīng)當(dāng)升級一定的設(shè)備，這樣會大大提高部門的工作效率，能夠更快的完成數(shù)字化進(jìn)程。

4 結(jié)束語

近年來在企業(yè)的檔案管理工作中，受到諸多因素的影響還存在很多故步自封的問題，不能確保檔案的利用率與管理效果。因此，檔案管理應(yīng)該樹立創(chuàng)新觀念意識，采用有效措施完成創(chuàng)新實(shí)踐工作，創(chuàng)新相關(guān)檔案管理內(nèi)容、模式與思想，從而確保企業(yè)檔案資料的高效利用率，將檔案管理創(chuàng)新實(shí)踐的積極作用發(fā)揮出來。

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作者簡介

徐丹（1983-），女，湖北武漢，大學(xué)本科，中交第二航務(wù)工程勘察設(shè)計(jì)院有限公司，研究方向：檔案管理。