信息化背景下企業(yè)全面預(yù)算管理研究

吳小玲

摘 要：本文通過對(duì)信息化背景下預(yù)算管理的優(yōu)勢(shì)分析，指出了全面預(yù)算管理信息化的必要性，并在此基礎(chǔ)上提出了基于信息化的全面預(yù)算管理方案，將信息化技術(shù)與全面預(yù)算管理理論有機(jī)融合，加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部管控機(jī)制，有效提升企業(yè)預(yù)算管理水平，為企業(yè)預(yù)算管理理論研究及應(yīng)用實(shí)踐提供一定的指導(dǎo)和借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化;全面預(yù)算;內(nèi)部控制;信息系統(tǒng)

0 引言

預(yù)算管理是企業(yè)管理中十分重要又環(huán)環(huán)相扣的一個(gè)環(huán)節(jié)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息系統(tǒng)逐漸成為很多企業(yè)和組織會(huì)計(jì)全面信息化的核心工具。通過在信息化平臺(tái)上搭建財(cái)務(wù)管理模塊建，實(shí)現(xiàn)了信息系統(tǒng)與企業(yè)資金流的結(jié)合。由于預(yù)算是企業(yè)控制資金流的主要方式，因此越來越多的企業(yè)選擇用信息化工具中的預(yù)算管理模塊提升信息系統(tǒng)的功能，使其能夠更好的為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供支撐，這不僅為我國(guó)企業(yè)的管理拓展了新思路，也是世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)[1]。

1 基于信息化的預(yù)算管理優(yōu)勢(shì)分析

1.1事前計(jì)劃，預(yù)算編制便捷

信息系統(tǒng)是企業(yè)組織集成管理各種信息資源的主要平臺(tái)，借助信息技術(shù)的功能優(yōu)勢(shì)，利用各種信息化工具，可以方便的實(shí)現(xiàn)企業(yè)預(yù)算合理配置。在信息化環(huán)境下，企業(yè)預(yù)算的編制和調(diào)整在信息系統(tǒng)進(jìn)行，可以實(shí)現(xiàn)各部門的現(xiàn)金流審批過程和財(cái)務(wù)管理的高效便捷，從而保證預(yù)算管理能夠落到實(shí)處，不再流于形式。

1.2事中控制，預(yù)算執(zhí)行嚴(yán)格

在信息化環(huán)境中，通過對(duì)現(xiàn)金支付流程進(jìn)行層層審批和嚴(yán)格把控，預(yù)算的執(zhí)行過程可以實(shí)時(shí)監(jiān)督與控制，從而形成了健全的糾錯(cuò)機(jī)制。由于預(yù)算的計(jì)劃性，必然存在考慮不全面和出現(xiàn)差異化的問題，而信息化智能化的管理模式為預(yù)算提供了系統(tǒng)的保障，預(yù)算執(zhí)行的結(jié)果可以通過預(yù)算執(zhí)行報(bào)表實(shí)時(shí)反饋，決策者可以根據(jù)預(yù)算執(zhí)行偏差實(shí)時(shí)線上對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，從而使預(yù)算編制的準(zhǔn)確性和靈活性大大提升。

1.3統(tǒng)一平臺(tái)，事后分析高效

通過建立統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，使企業(yè)各專業(yè)各部門信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)高效交互，企業(yè)的人、財(cái)、物信息，以及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)共享，大大降低企業(yè)的溝通成本。通過信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化和定制化的報(bào)表功能，實(shí)現(xiàn)了預(yù)算分析報(bào)表的多維度、智能化展示，使預(yù)算執(zhí)行情況分析更加直觀高效。

2 全面預(yù)算管理信息化的必要性

2.1預(yù)算手工編制準(zhǔn)確性差

傳統(tǒng)的手工預(yù)算編制多是通過電子表格，大量的數(shù)據(jù)需要復(fù)制、粘貼、匯總、合并，但每增加一個(gè)版本，數(shù)據(jù)錯(cuò)誤的幾率就增加了一倍，預(yù)算編制過程對(duì)編制人員責(zé)任心和專業(yè)性有較高的要求。然而，即使是專業(yè)又富有責(zé)任心的預(yù)算編制人員，錯(cuò)誤還是會(huì)經(jīng)常發(fā)生。

2.2預(yù)算編制時(shí)效無法保證

由于是手工編制預(yù)算，絕大多數(shù)時(shí)間都耗費(fèi)在核對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和手工匯總、文件合并上，人工錯(cuò)誤和公式錯(cuò)誤導(dǎo)致企業(yè)將大量的時(shí)間浪費(fèi)在排查數(shù)據(jù)錯(cuò)誤上，而不是投入在戰(zhàn)略規(guī)劃、場(chǎng)景測(cè)算、財(cái)務(wù)分析等真正的計(jì)劃預(yù)算工作上。復(fù)制粘貼一次，數(shù)據(jù)的冗余就增加了一次。糾正數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，同步各工作表和文件間的冗余數(shù)據(jù)，占據(jù)預(yù)算編制周期的大部分。

2.3預(yù)算管理信息化是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)

信息化管理是以信息化促進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程，將現(xiàn)代信息化工具與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營(yíng)方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的過程。使用信息化平臺(tái)進(jìn)行企業(yè)預(yù)算的編制、調(diào)整、分析，既準(zhǔn)確又高效，是對(duì)企業(yè)管理，特別是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的有效提升。

3 基于信息化的全面預(yù)算管理研究

在企業(yè)管理中，預(yù)算管理有業(yè)務(wù)、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)三個(gè)主要方面，具體內(nèi)容包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類預(yù)算以及在目標(biāo)導(dǎo)向的業(yè)務(wù)預(yù)算，在資產(chǎn)預(yù)算中也包括投資預(yù)算、融資預(yù)算等[2]。信息系統(tǒng)為企業(yè)預(yù)算管理提供有效數(shù)據(jù)的平臺(tái)，基于信息系統(tǒng)的預(yù)算管理可以讓企業(yè)價(jià)值流的核算衡量標(biāo)準(zhǔn)達(dá)到管理要求，實(shí)現(xiàn)物料與資金流、信息流的同步化管理，在預(yù)算管理的事中、事后控制中發(fā)揮積極作用[3]。在業(yè)務(wù)層面實(shí)現(xiàn)從項(xiàng)目到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的計(jì)劃性信息化管理，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

3.1 基于信息化的全面預(yù)算管理功能

在信息化環(huán)境中，預(yù)算管理模塊必須為公司基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)建立基本預(yù)算功能。通過文件、組織與時(shí)間庫(kù)的多維度控制模式，形成預(yù)算管理的平臺(tái)化共享，對(duì)于預(yù)算需求的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，信息系統(tǒng)提供過往年度的基礎(chǔ)信息，通過預(yù)算數(shù)據(jù)的比較功能，讓各個(gè)文件庫(kù)的信息得到分析量化。文件庫(kù)、組織庫(kù)、時(shí)間庫(kù)共同應(yīng)用于預(yù)算業(yè)務(wù)平臺(tái)，使預(yù)算管理功能模塊化。

信息化環(huán)境下全面預(yù)算管理模塊的功能主要包括：系統(tǒng)管理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、模板管理、版本管理、預(yù)算編制、預(yù)算審核、預(yù)算匯總、預(yù)算下達(dá)、預(yù)算控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算查詢、預(yù)算文件的差異分析與評(píng)價(jià)、預(yù)算歸檔、系統(tǒng)接口、分析報(bào)表等。

3.2 基于信息化的全面預(yù)算管理流程

全面預(yù)算是利用預(yù)算對(duì)組織內(nèi)部各部門、各單位的各種財(cái)務(wù)及非財(cái)務(wù)資源進(jìn)行分配、考核、控制，從而有效地組織和協(xié)調(diào)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，完成既定的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。在傳統(tǒng)手工預(yù)算編制情況下，受限于技術(shù)條件，管理水平，以及各部門的配合程度，全面預(yù)算往往流于形式。在信息化背景下，借助線性的信息技術(shù)，以及為企業(yè)量身定制的預(yù)算管理系統(tǒng)，可以是全面預(yù)算管理真正落到實(shí)處，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供有力支撐。圍繞企業(yè)的總體預(yù)算目標(biāo)，基于信息化平臺(tái)的全面預(yù)算管理流程如下：

（1）管理委員會(huì)對(duì)企業(yè)預(yù)算目標(biāo)進(jìn)行分解，確定企業(yè)年度預(yù)算管理目標(biāo);

（2）根據(jù)年度預(yù)算管理目標(biāo)，管理委員會(huì)確定本年度的預(yù)算;

（3）各部門預(yù)算管理員系統(tǒng)內(nèi)填報(bào)預(yù)算，由部門負(fù)責(zé)人審核后，再由財(cái)務(wù)部門預(yù)算管理人員審核下達(dá);

（4）各部門業(yè)務(wù)人員根據(jù)財(cái)務(wù)下達(dá)的預(yù)算執(zhí)行部門支付申請(qǐng)業(yè)務(wù);

（5）首先由部門負(fù)責(zé)人對(duì)支付業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，然后再由財(cái)務(wù)部門對(duì)各部門提交的支付申請(qǐng)業(yè)務(wù)進(jìn)行審批，最終通過后才能進(jìn)行支付;

（6）對(duì)于下達(dá)預(yù)算與實(shí)際成本偏差較大的情況，可以系統(tǒng)內(nèi)申請(qǐng)變更預(yù)算，預(yù)算的調(diào)整需要經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人、預(yù)算管理員、預(yù)算管理委員層層審核;

（7）管理委員會(huì)通過各種報(bào)表實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，財(cái)務(wù)管理人員和各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人通過預(yù)算分析報(bào)表分析執(zhí)行情況;

（8）預(yù)算管理人員依據(jù)績(jī)效考評(píng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合相關(guān)預(yù)算目標(biāo)的完成情況，對(duì)各部門員工進(jìn)行考察評(píng)價(jià)。

根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃和上一年預(yù)算管理執(zhí)行情況，制定下一年預(yù)算數(shù)據(jù)，作為下一年管理預(yù)算的基數(shù)，形成閉環(huán)化控制循環(huán)管理。全部預(yù)算管理流程主要由預(yù)算管理人員負(fù)責(zé)，通過將預(yù)算編制與先進(jìn)的信息技術(shù)結(jié)合，大大提高了預(yù)算管理水平。基于信息化的企業(yè)全面預(yù)算管理流程如圖1所示。

3.3 基于信息化的全面預(yù)算的執(zhí)行與控制

在信息管理平臺(tái)中，財(cái)務(wù)預(yù)算經(jīng)預(yù)算管理委員會(huì)審核下達(dá)后，要由各部門及時(shí)執(zhí)行。預(yù)算辦公室下達(dá)的執(zhí)行計(jì)劃會(huì)通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)分享流程將財(cái)務(wù)指標(biāo)和預(yù)算管理的要求層層落實(shí)，預(yù)算下達(dá)，實(shí)現(xiàn)聯(lián)控共享。預(yù)算執(zhí)行的實(shí)現(xiàn)度會(huì)反饋到經(jīng)營(yíng)成果中，比如，采購(gòu)預(yù)算和生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)反饋到銷售部門，銷售計(jì)劃也會(huì)影響到生產(chǎn)及預(yù)算成本。

為了對(duì)預(yù)算進(jìn)行多環(huán)節(jié)把控，預(yù)算的控制通過預(yù)算工作組的層層審核。比如，在信息系統(tǒng)中進(jìn)行付款申請(qǐng)或費(fèi)用報(bào)銷的過程中，公司財(cái)務(wù)部專人審批后允許報(bào)銷，再由財(cái)務(wù)部人員和生產(chǎn)負(fù)責(zé)人核對(duì)后，填報(bào)電子報(bào)銷單，打印蓋章后留存，預(yù)算數(shù)據(jù)由信息系統(tǒng)與報(bào)賬人員共同審核，可以實(shí)現(xiàn)信息化電子平臺(tái)管控。

3.4 基于信息化的全面預(yù)算管理實(shí)施效果

（1）提升了企業(yè)預(yù)算管理水平。預(yù)算管理使用信息系統(tǒng)進(jìn)行，既可以讓管理時(shí)間大幅度縮短，又可以利用信息化平臺(tái)，讓資源共享和預(yù)算計(jì)劃科學(xué)有序，提升功能完善度，并提高預(yù)算管理的水平。

（2）加強(qiáng)了企業(yè)的內(nèi)部管控機(jī)制。信息管理平臺(tái)通過強(qiáng)化預(yù)算管理，對(duì)預(yù)算的立項(xiàng)申請(qǐng)、支付申請(qǐng)和審批形成了有效控制，加深企業(yè)內(nèi)部控制的管理形式，將業(yè)務(wù)申請(qǐng)錄入系統(tǒng)到最終審批達(dá)成的一系列流程，讓內(nèi)部控制的管理進(jìn)一步提升，也對(duì)企業(yè)資金收入和收入資金流得到進(jìn)一步控制。

（3）實(shí)現(xiàn)了預(yù)算分析的多層管控。利用信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息流與財(cái)務(wù)整合，讓企業(yè)的預(yù)算分析權(quán)限管控實(shí)現(xiàn)多功能、多級(jí)處理，并以各方監(jiān)督為導(dǎo)向加強(qiáng)了對(duì)資產(chǎn)管理的調(diào)配能力。信息系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)更新和傳輸數(shù)據(jù)功能，也讓預(yù)算不再僅僅是單獨(dú)權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)了多部門考核功能的完善，讓預(yù)算分析和考核不再流于形式。

4 結(jié)語(yǔ)

本文通過對(duì)信息化背景下預(yù)算管理的優(yōu)勢(shì)分析，指出了全面預(yù)算管理信息化的必要性，并在此基礎(chǔ)上提出了基于信息化的全面預(yù)算管理方案，對(duì)信息化背景下全面預(yù)算管理的功能、流程、執(zhí)行與控制等進(jìn)行了研究。該方案將信息化技術(shù)與全面預(yù)算管理理論有機(jī)融合，可以加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管控機(jī)制，有效提升企業(yè)預(yù)算管理水平，為企業(yè)預(yù)算管理理論研究及應(yīng)用實(shí)踐提供一定的指導(dǎo)和借鑒。

參考文獻(xiàn)

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