事業單位檔案數字化管理的現狀與對策

宋敏

摘 要：事業單位檔案數字化管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發揮著巨大的作用。隨著相關技術的改進和成熟，事業單位的重視和投入，檔案數字化管理會進入新的發展階段。基于此，本文主要分析了事業單位檔案數字化管理的現狀與對策。

關鍵詞：數字化; 事業單位; 檔案管理

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

引言

事業單位檔案管理數字化能夠有效地對單位大量的文件實現良好的分類與管理，在某些比較重要的檔案的保存工作上也起著積極的作用。相關部門在促進數字化進程上，應提高重視程度，采取有效的、科學的措施，實現檔案管理數字化平臺的搭建，并在此過程中不斷優化自身員工的工作素養，確保事業單位檔案管理的有序性，為事業單位更快更好地發展提供良好的條件。

1事業單位檔案數字化管理的重要意義

1.1 提高工作效率

傳統檔案管理模式下，主要依靠人工操作為主，工作效率低下，準確率低。對其進行數字化管理，利用計算機信息技術將事業單位檔案信息數字化錄入后，建立檔案信息的內在邏輯聯系，準確進行檔案信息統計，歸檔、查詢效率顯著提升。

1.2 提高經濟效益

在事業單位改革、發展過程中，產生大量的具有保存價值的檔案資料，對這些檔案資料進行數字化管理，依托現代信息技術，減少人財物成本，節省檔案存儲空間，降低后期運行維護費用。

1.3 提升檔案利用效能

傳統模式下的檔案查詢和利用，往往需要到檔案部門，進行現場查詢、復制，費時費力。事業單位檔案數字化管理后，突破了檔案利用的時空局限，可以省去現場查詢、復制的舟車勞頓。需要復制時，可直接打印，減少檔案原件損耗，延長檔案壽命[1]。

2數字化管理現狀

2. 1 缺乏科學有效的工作標準

盡管目前事業單位對檔案管理的數字化都比較重視，但是將這種數字化技術應用到什么程度、如何將兩者有效結合起來、檔案數字化管理所要達到效果的具體體現等問題都沒有進行仔細的探討，在所制定的工作制度中，也缺少對這些內容環節進行具體量化，沒有進行明確的要求和規范，這使得工作人員在把數字化技術應用到檔案管理時陷入了一定的被動局面。

2. 2 檔案管理技術和設備落后

在進行數字化檔案管理時，數字化技術的應用是非常關鍵的。但是就工作開展的情況來看，有的單位在應用技術時，沒有與時俱進地運用最新的技術，使得技術和檔案管理之間存在著不匹配的現象，所應用的技術相對落后。再加上由于投入有限，一些管理上所用到的各種軟硬件設施也存在老化和落后的現象，沒有及時更新和采用新的設備，不能夠進行有效地利用，影響了檔案工作的效率和準確性[2]。

2. 3 檔案管理人員的素質有待提高。

數字化的檔案管理，對管理人員有著更高的要求，需要管理人員既要懂管理業務，又要將其與數字化技術結合起來，共同作用于檔案管理中，但是就事業單位的情況來看，在配置管理人員方面還存在一定的不足，主要表現在很多檔案管理人員對傳統檔案管理工作流程十分熟悉，但是對數字化技術了解地不夠深入，對于檔案數字化管理模式還無法做到完全掌握，這就會降低事業單位檔案數字化管理的工作效率和工作質量，阻礙檔案數字化管理的進步。

3事業單位數字化管理的對策建議

3.1重視打造數字化管理的科學體系

在完成數字化管理的過程中，最重要的是要求事業單位構建一個完整的檔案管理系統。在該系統的建立過程中，需要利用到計算機網絡，做到對該單位文檔合理的整理與分類，在這個過程中，要求有專業的人員按照檔案整理的條件，對不同類型的文件建立一個合理的分類歸納系統，并借助計算機的數字化功能來實現文件的存儲與分類。需要具有專業素養的管理人員對該文件進行整理與分類。同時，也要求管理單位優化自身的管理設備。在各個單位完善數字化進程之后，在各單位之間，建立信息的網絡平臺，實現各單位檔案管理的統一儲存與管理[3]。

3.2深化檔案數字化管理的安全保密制度

檔案管理很重要的一個環節就是保密工作要做到位，無論是個人信息、單位信息，根據信息的等級、重要性，會有一定程度的保密時限、級別要求。如果信息泄露，輕則泄露機密，重則被不法分子利用，給單位造成的損失無法估量。首先，要根據檔案的特點、內容、重要性設置保密級別，配備相應的管理權限，能夠控制信息安全和管理成本的平衡。其次，檔案管理人員要有安全意識和信息管理技能，能夠有效管控數字化信息的安全性。再次，要對系統進行有效加密、定期維護、檢查辦公設施，及時排除安全隱患，確保檔案管理的安全。

3.3確保數據完整可用

事業單位檔案數字化要保障數據的完整性和可用性，尤其是目錄及圖像的完整性和可用性。為此，必須保證檔案條目著錄的標準化、規范化，便于后期與大數據應用平臺銜接。著錄時要注意以下問題：題名的準確性。如“本省”應改為“XX省”;文件題名不能簡單的為“通知”，而應是“XX通知”，保證題名的完整性;簡稱或縮寫要準確、合乎規范;機關團體的責任者應使用全稱或符合規范的簡稱;干部考察、獎懲、任免等人事檔案，應建立相應的人名索引，便于后期可用。

3.4提升檔案管理數字化的軟硬件性能

第一，要提升檔案管理的能力。網絡設備的選擇應當具有穩定、安全的優勢，提升數字化管理的質量和效率。要選擇安全可靠的云存儲、重要信息的光盤備份，來充分提升系統的性能。軟硬件的投資要充分考慮擴容的可能性以及性能的穩

定性。

第二，提升檔案數字化管理的可靠性。無論是磁盤類管理產品，還是硬件設備，都要依據檔案管理的設計標準，符合日后升級的可靠性。同時，網絡安全要配備有相應的軟硬件防火墻、訪問權限設置、應急系統備份。無論是使用者還是系統管理者都可以得到最佳的體驗。另外，支持硬件的熱拔插、方便系統升級、提升數據安全性[4]。

第三，提升檔案管理的性能。機房應當配備陣列性產品，確保系統網絡優勢、在線升級、在線存儲能力。同時，檔案管理系統還應當具有一定的開放性，更好地適配日常工作中的各類終端接入，充分發揮檔案數字化資源的優勢。

第四，硬件方面應當要控制信息載體的質量，延長電子文件載體的保存時間，確保信息硬件不會受到濕度、溫度的影響而遭受破壞。軟件方面則要選擇一定密碼管理、多級權限控制，不斷強化系統的保密作用，有效避免系統和內部數據遭到修改、破壞、無權限訪問。

3.5提高檔案管理人員的素質

加快事業單位檔案的數字化管理過程中，必須要提高相關工作人員的專業能力。在對相關工作人員的管理過程中，為了使整個管理團隊接受并有效使用數字化管理的方法與技能，就要求相關的工作人員具備相應的知識儲備，跟上快速發展時代的腳步。事業單位應當采取一定的措施，去促進工作人員在數字化管理方面學習專業知識，例如，定期舉辦相關的講座，舉辦相關培訓，幫助工作人員解決一些在學習與應用中發現的問題與困難[5]。

結束語

為了強化事業單位對檔案管理安全性的提高以及檔案管理調取的效率，實現單位在檔案管理上的數字化建設，對優化其管理有著重要的意義，事業單位應重視檔案管理工作人員觀念的改變與素質的培養，采取科學有效的措施，加快數字化進程的推進與數字化安全的構建。

參考文獻

[1] 付亞萍. 事業單位檔案數字化現狀及路徑探索[J]. 辦公室業務，2018（23）：76.

[2] 周丹. 數字化背景下高校聲像檔案管理存在的問題及對策[J]. 科學咨詢科技管理，2018（09）：35.

[3] 夏靜. 事業單位檔案數字化建設的路徑選擇分析[J]. 才智，2019（22）：223.

[4]商麗麗.事業單位數字化檔案管理現狀與對策研究[J].辦公室業務，2018，292（11）：85.

[5] 何智.高校數字化檔案安全管理的思考和建議[J].蘭臺內外，2019（ 33） ： 25-26.