淺談政務服務中心的檔案管理

宋純靜

摘 要：檔案管理工作是檔案事業發展中最基本的的工作內容，檔案管理工作的好壞是對生產力的直接影響。由于社會發展的需要，檔案材料也變得紛繁復雜起來，對于檔案管理工作也提出了更高的要求。在這樣的發展背景下，政務服務中心作為匯集眾多國家行政審批服務事項的綜合服務平臺，多部門的審批事項工作的涉及 ，對于檔案管理工作的要求更為重要。文章通過對加強政府服務中心檔案歸檔工作，正確鑒定檔案保管期限和建立檔案管理長效機制等方面，對加強檔案管理工作的創新進行了分析。

關鍵詞：政務服務中心;檔案管理;創新

前言

伴隨著行政審批工作制度的不斷改革，各級政務服務中心都在轉變政府的職能，改善發展環境，為促進社會經濟發展，杜絕遏制政務腐敗現象發揮著積極的作用。由于政務服務中的工作日漸深入，對于中心多部門的檔案規范化，制度化提出了新要求。

1.做好政府服務中心檔案管理工作

政務服務中心的檔案管理工作的重要環節莫過于對于檔案材料的收集整理工作了。在收集管理工作開展前，要建立完善的立卷歸檔制度，明確規定歸檔的范圍、時間以及保管的期限。對于檔案中材料不全，遺失的檔案要采取不同的收集措施，以達到檔案完好的狀態。在日常工作中要及時催辦整理完畢的文件予以上交回收，用以在下一年的年度檢查齊全后整理立卷歸檔。收集工作是歸檔整理工作的基礎，收集齊全完整的文件材料不僅可以反映出立檔單位的歷史面貌和工作情況，也是檔案管理工作的根本。因此，文件材料收集歸檔后要妥善保管，收集的范圍要擴大到本單位的收文、發文以及內部材料中。

為此，立檔單位應具備完整的收發文登記只顧，完整的收文登記本、發文登記本和印章登記本，根據歸檔的范圍，將這些“紅頭文件”進行登記歸檔工作。在年度工作中產生的“白頭文件”材料也是我們開展歸檔工作的部分，針對本單位年度會議材料包括總結、計劃內容、表彰材料、專業會議材料、代表發言材料進行分門別類。對于上級工作會議的發言、匯報、經驗材料、典型材料、工作交流、論文發表以及考察報告等也是會議材料收集的內容之一。

針對綜合性信息材料的收集范圍包含會議記錄本（黨委、黨組會議、行政、辦公會議），各類花名冊登記本，對單位干部職工、黨員、專業技術人員的登記冊，主要業務工作的登記記錄。針對單位業務、黨員、人事勞資等各數據的年度統計報表，各類黨團組織關系、干部調動和行政失誤的介紹信存根，協議和合同等歸納范疇。這些收集到的“紅頭文件”和“白頭文件”材料都是伴隨單位工作的進行所形成的文件材料，也單位應收集的立檔材料。

2.正確鑒定檔案的保管期限

在檔案的管理工作中，會跟據政務中心的工作需求和國家歷史文化檔案累積的需要，對于檔案內容進行正確的分析鑒定，對其現實作用和歷史作用做正確的價值判定，通過其自身的保存價值，我們來準確判斷出其保管的期限。一般里說，政務服務中心檔案管理保存期限鑒于檔案的保存價值氛圍永久（30年以上）、30年和10年三種期限。

針對永久性保存的檔案，主要是反映中心機關工作職能和歷史面貌的，對于中心發展，國家建設需要和國家發展歷史研究具有長遠利用價值的檔案。在這個界定范圍立，包含工作時期召開重要會議的主要文件、重要請示、報告、總結等內容。工作期間的綜合統計報表，對于政務服務中心黨組織會議的原始記錄材料，中心領導的任免材料，對于重大價值的調研成果、中心大事記等都涵蓋在內。針對政務服務中心簽訂的具有歷史意義和長遠使用價值的合同，協定予以保存;針對直屬上級機關部門和非直屬機關針對服務中心主管業務并要求全面執行觀測的重要材料予以保存;對于上級機關及領導對于檢查服務中心工作的講話，影像資料，對中心工作作出的重要批示和辦理結果都是極為重要的文件材料。

對于較長時間內對于政務中心的工作考察利用價值且反映中心一般工作的文件材料會被列為30年期限保管的檔案范圍。其中包括了：中心內部對于一般業務問題的通知、請示、批復、報告、規定和辦法等內容文件; 人事管理方面的用人材料;為上級機關代為起草被采用的文件終稿;中心機構內部責任人的任免材料;對工作期間觸犯規定的有關人員的處分材料等。

被列為10年期限保管的檔案基本上就是一般具有參考價值的短期文件。對于中心一般事物的請示、報告、通知、電函、辦法、規定和細則等內容;中心編纂的各類規章制度和會議綱要;中心內部制定的各項工作流程和規范;中心召開或工作人員參加的一般性匯集的資料以及影像信息等。

3.建立檔案管理長效機制

3.1建立檔案查詢、借閱機制。在對于中心內部的工作人員公開非保密性質的檔案資料，按照規定與管理人員辦理查閱手續，做好檔案借閱登記記錄。對于中心內部具有保密性質的檔案資料開放給資料相關人員和上級領導，在查閱時出了填寫必要的借閱登記外還要想相關部門的主管領導審批報備。具有保密性的檔案資料在借閱時一定要在檔案室內進行，不得將保密檔案帶出，同時未經允許的情況下，檔案是不可拿給無關人員和私人關系借閱的。

3.2建立檔案的銷毀制度。對于超期保管和無保留價值的檔案資料，一定要做到及時銷毀工作。負責銷毀資料的工作人員應按照有關流程進行銷毀。在檔案銷毀前，檔案部門和有關業務部門的工作人員應成立共同鑒定小組，針對檔案進行鑒定工作，對于已經無價值的檔案內容整理銷毀清冊，作為日后檔案銷毀的重要憑據。

針對銷毀檔案的確立，要一定鑒定報告，對銷毀數量和材料內容做簡單的介紹，陳述銷毀原因用以讓分管的部門領導進行審批。在得到領導批示后，應將檔案送往制定地點的造紙廠作為原料。如果銷毀的檔案數量較少時，可以自行焚毀，嚴謹買賣或用做他用。

4.加強檔案管理創新工作

在步入信息化時代的今天，為迎合高速發展的快節奏生活，檔案管理工作也步入了一個新臺階。對于文書工作巨大的檔案管理工作來說，提高工作效率，加強管理創新時對這一工作的新要求。首要的就是對檔案信息錄入的手工方法進行改變，運用信息化技術，對于檔案的年份、類別、日期等參數進行有序整理，有利于日后檔案信息的查閱。加強對計算機人才的培養工作，招聘有經驗有專業能力的管理人才，為提高檔案管理效率和工作質量，不斷壯大檔案管理人員隊伍。針對檔案的管理模式進行更新換代，摒棄長期以來各檔案部門繁瑣刻板額操作步驟，利用計算機來簡化工作流程，提高工作效率。

結語：

總之，針對政務服務中心來說，做好檔案管理工作時對政務服務中心這種匯集眾多行政審批服務事項的綜合服務平臺至關重要。對于涉及多個部門的審批事項，檔案的有序管理，會直接影響服務中心的服務質量。所以為現代化社會的速度同步，檔案管理的方式方法更應該尋求不斷創新的新道路。

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