集團(tuán)公司集中采購(gòu)管理問(wèn)題研究

祝安喜

[摘 要]企業(yè)面臨越來(lái)越強(qiáng)烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，采購(gòu)管理作為企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，然而以往的采購(gòu)模式也逐漸地與企業(yè)的發(fā)展不配套了。大型企業(yè)為了能夠降低采購(gòu)的成本，造成資金不浪費(fèi)，提升與其他企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，多數(shù)采用了集中采購(gòu)，但財(cái)務(wù)結(jié)算卻仍然放在各分公司、事業(yè)部，再下發(fā)到三級(jí)單位，文章針對(duì)企業(yè)如何加強(qiáng)管理才能夠很好的輔助采購(gòu)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，企業(yè)應(yīng)該如何設(shè)立集中采購(gòu)模式的管理問(wèn)題展開(kāi)分析，以供參考。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)集中采購(gòu);財(cái)務(wù)管理;集中采購(gòu)模式

采購(gòu)資源是企業(yè)維持經(jīng)營(yíng)的重要核心力量，采購(gòu)資源包括物資類的采購(gòu)和非物資類的采購(gòu)，對(duì)采購(gòu)資源進(jìn)行整合管理是每個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)，為了能夠增強(qiáng)企業(yè)中的物資采購(gòu)管理，提升這個(gè)公司的整體采購(gòu)效率，筆者在文章中主要針對(duì)企業(yè)中采購(gòu)模式下的財(cái)務(wù)管理問(wèn)題進(jìn)行具體分析和整理來(lái)研究集中采購(gòu)的管理問(wèn)題。

1 集中采購(gòu)的定義和特點(diǎn)

（1）采購(gòu)的定義。采購(gòu)是指企業(yè)在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)中獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為企業(yè)資源，從而保障企業(yè)生產(chǎn)以及經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常開(kāi)展的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，是指?jìng)€(gè)人或單位在一定的條件下從供應(yīng)市場(chǎng)取得產(chǎn)品或服務(wù)，為滿足本企業(yè)的需要或維持生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)照常開(kāi)展的一項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。集中進(jìn)行采購(gòu)和分散采購(gòu)作為企業(yè)的采購(gòu)主要形式。分散采購(gòu)是由企業(yè)下屬的各個(gè)單位進(jìn)行采購(gòu)實(shí)現(xiàn)滿足本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要的采購(gòu)，而集中采購(gòu)與之不同之處是，集中采購(gòu)是企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)在采購(gòu)物資的時(shí)候?qū)?yīng)商整體進(jìn)行招標(biāo)的行為，根據(jù)各個(gè)子公司提出的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行集中的管理，整合匯總出每個(gè)子公司的采購(gòu)需求，采購(gòu)部門(mén)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)而集中采購(gòu)物資，再由專業(yè)的物流人員將物資送達(dá)每個(gè)子公司中去，維持各個(gè)子公司的照常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（2）企業(yè)進(jìn)行集中采購(gòu)的趨勢(shì)將在每個(gè)子公司中得到應(yīng)用。運(yùn)用集中采購(gòu)的采購(gòu)模式能夠?qū)⒚總€(gè)子公司中分散的人力、財(cái)力和資源整合起來(lái)，協(xié)同面對(duì)市場(chǎng)環(huán)境，將公司集中采購(gòu)的大規(guī)模優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，與采購(gòu)供應(yīng)商進(jìn)行談判。利用強(qiáng)有力的大規(guī)模優(yōu)勢(shì)給供應(yīng)商造成壓力，通過(guò)采購(gòu)的流程，與供應(yīng)商在采購(gòu)價(jià)格上談判，由于企業(yè)集中采購(gòu)的數(shù)量非常大，就這點(diǎn)就可以與供應(yīng)商交涉，讓供應(yīng)商在產(chǎn)品價(jià)格方面打折讓利和優(yōu)惠，進(jìn)而降低企業(yè)的采購(gòu)成本，節(jié)約資金。對(duì)于企業(yè)而言，長(zhǎng)期穩(wěn)定的供應(yīng)商資源對(duì)企業(yè)的集中采購(gòu)也有很大的幫助，主要表現(xiàn)在以下三方面。

首先，穩(wěn)定的供應(yīng)商能夠節(jié)省公司采購(gòu)部門(mén)尋找供應(yīng)商中用的人力成本和時(shí)間。將各個(gè)子公司的采購(gòu)需求整合起來(lái)，進(jìn)行企業(yè)的集中采購(gòu)，增加了很多的采購(gòu)數(shù)量，呈現(xiàn)出大規(guī)模的采購(gòu)需求量，利用這個(gè)有利優(yōu)勢(shì)，采購(gòu)人員在與供應(yīng)商談判的時(shí)候就會(huì)很有底氣，受到供應(yīng)商的重視，在與供應(yīng)商交涉的時(shí)候在價(jià)格方面獲得最大的優(yōu)惠力度、企業(yè)集中采購(gòu)能夠節(jié)約各個(gè)子公司在采購(gòu)人員和采購(gòu)時(shí)間上的成本，通過(guò)集中采購(gòu)只需企業(yè)方面的采購(gòu)人員出面就能將每個(gè)子公司的采購(gòu)需求完成，節(jié)省了很多的人力成本和采購(gòu)時(shí)間，通過(guò)集中采購(gòu)的數(shù)量?jī)?yōu)勢(shì)還能夠節(jié)省各個(gè)子公司的交易費(fèi)用。

其次，通過(guò)企業(yè)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行集中采購(gòu)，能夠?qū)Ω鱾€(gè)子公司的物資進(jìn)行整理和規(guī)劃。不需要子公司為了采購(gòu)某一單一物資而進(jìn)行囤積大量的物品，子公司通過(guò)對(duì)企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)申報(bào)需要的采購(gòu)物資種類以及數(shù)量，讓企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行整合相關(guān)人員進(jìn)行集中采購(gòu)處理，避免了各個(gè)子公司的缺貨情況和積壓大量的物資，占據(jù)資金的使用。

最后，企業(yè)為了能夠良好的進(jìn)行集中采購(gòu)，要在內(nèi)部設(shè)立集中采購(gòu)的管理制度，來(lái)制約集中采購(gòu)的不良行為，對(duì)企業(yè)集中采購(gòu)部門(mén)和集團(tuán)財(cái)務(wù)管理部門(mén)以及各個(gè)子公司的合理分配工作安排，規(guī)范各部門(mén)之間的采購(gòu)行為和采購(gòu)需求的申報(bào)情況，加速各部門(mén)之間的工作進(jìn)度，節(jié)省企業(yè)不必要的資金流出。

在企業(yè)集中采購(gòu)當(dāng)中也存在著一些弊端。企業(yè)集中采購(gòu)是將各個(gè)子公司的需求申報(bào)到企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)中，形成大規(guī)模的采購(gòu)機(jī)制，如果在企業(yè)集中采購(gòu)的過(guò)程中有一個(gè)環(huán)節(jié)不能夠順利進(jìn)行，那么就會(huì)對(duì)子公司造成影響，不能進(jìn)行集中采購(gòu)，子公司則需要進(jìn)行自行采購(gòu)，這樣造成了各個(gè)子公司之間在采購(gòu)數(shù)量方面沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，無(wú)法與供應(yīng)商進(jìn)行談判，為了公司能夠照常運(yùn)轉(zhuǎn)只能花費(fèi)較多的資金來(lái)采購(gòu)物資，造成公司采購(gòu)成本的增多，使子公司的資金在采購(gòu)方面被過(guò)多的占用，造成公司資源的浪費(fèi)，給公司照常經(jīng)營(yíng)帶來(lái)不必要的影響。

2 采用分散采購(gòu)模式下的財(cái)務(wù)狀況

以往企業(yè)的各個(gè)子公司都采用分散采購(gòu)的模式來(lái)維持公司的照常運(yùn)營(yíng)和滿足各部門(mén)采購(gòu)的需求。在整個(gè)采購(gòu)流程中的最后一個(gè)流程就是財(cái)務(wù)體系。在采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商交涉后支付采購(gòu)資金，確保款項(xiàng)能夠到達(dá)供應(yīng)商處，獲得公司需要的采購(gòu)物資即可，而企業(yè)對(duì)各個(gè)子公司的經(jīng)營(yíng)狀況和采購(gòu)狀況也不熟悉，不能隨時(shí)了解各個(gè)子公司的經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀到底如何，因此，分散采購(gòu)很可能給企業(yè)造成很大的損失，然而企業(yè)采用集中采購(gòu)的模式對(duì)各個(gè)子公司進(jìn)行集中采購(gòu)，那么企業(yè)掌握各個(gè)子公司經(jīng)營(yíng)動(dòng)向，在集團(tuán)公司建立有關(guān)集中采購(gòu)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，再由各個(gè)分公司來(lái)財(cái)務(wù)結(jié)算，這樣企業(yè)就可以熟悉各個(gè)子公司的經(jīng)營(yíng)狀況。

3 企業(yè)集中采購(gòu)模式下的財(cái)務(wù)管理

（1）據(jù)有關(guān)部門(mén)的調(diào)查研究，采購(gòu)在各個(gè)企業(yè)中的支出占銷售收入的半成以上。控制采購(gòu)成本將成為企業(yè)提升經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的重要渠道，減少企業(yè)采購(gòu)成本的有效途徑是對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。企業(yè)各個(gè)子公司按照采購(gòu)預(yù)算情況進(jìn)行編制采購(gòu)預(yù)算表，將采購(gòu)預(yù)算表傳送到集團(tuán)公司采購(gòu)部門(mén)，讓集團(tuán)公司對(duì)各個(gè)子公司的采購(gòu)需求一目了然。根據(jù)采購(gòu)數(shù)量以及采購(gòu)物資的品類進(jìn)行整理和歸總，以免造成采購(gòu)物資的詳情不匹配的情況，為企業(yè)采購(gòu)提供根據(jù)。如果采購(gòu)物資的情況不相符，采購(gòu)數(shù)量過(guò)多會(huì)造成有些產(chǎn)品的庫(kù)存囤積，對(duì)資金有不必要的占用情況;如果采購(gòu)數(shù)量不夠，會(huì)無(wú)法滿足子公司的需求量，子公司不能照常經(jīng)營(yíng)。為了避免這些情況的發(fā)生，企業(yè)可以采取采購(gòu)預(yù)算管理系統(tǒng)，讓資金能夠合理分配使用，降低采購(gòu)的成本，給公司帶來(lái)最大的經(jīng)濟(jì)效益。

（2）企業(yè)采用的主要資金管理方式是對(duì)資金統(tǒng)一監(jiān)察。企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)對(duì)各個(gè)子公司資金的統(tǒng)一監(jiān)察來(lái)掌控各個(gè)子公司的財(cái)務(wù)狀況，讓企業(yè)能夠及時(shí)地掌握各個(gè)子公司的資金流入和流出情況，能夠讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)地對(duì)子公司進(jìn)行戰(zhàn)略調(diào)整，協(xié)同各個(gè)子公司之間的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)各個(gè)子公司進(jìn)行統(tǒng)一資金監(jiān)察更是為企業(yè)集中采購(gòu)提供很好的支持，從而維持各個(gè)公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（3）將企業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行信息化管理。對(duì)各個(gè)子公司的財(cái)務(wù)狀況以及采購(gòu)物流詳情進(jìn)行信息化管理，采用企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱ERP系統(tǒng)），通過(guò)信息化企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)把公司的人力、物力、財(cái)力以及物資的采購(gòu)，物資的庫(kù)存情況等優(yōu)化物流信息和對(duì)企業(yè)信息流和資金流的情況在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行錄入，讓企業(yè)管理人員能夠通過(guò)信息系統(tǒng)清晰地了解公司需要采購(gòu)物資的品類有哪些，采購(gòu)物資的數(shù)量有多少，然后將需要采購(gòu)的物資品類和數(shù)量申報(bào)給企業(yè)，讓企業(yè)采購(gòu)部門(mén)對(duì)物資進(jìn)行采購(gòu)。

4 結(jié)論

總而言之，企業(yè)對(duì)各個(gè)子公司進(jìn)行集中采購(gòu)的管理模式不僅避免了各個(gè)子公司之間在分散采購(gòu)中的人力浪費(fèi)，通過(guò)企業(yè)集中采購(gòu)節(jié)省各個(gè)子公司的資金占用情況，企業(yè)通過(guò)對(duì)子公司進(jìn)行采購(gòu)統(tǒng)一管理能夠讓集團(tuán)公司對(duì)子公司的運(yùn)營(yíng)狀況清晰了解，增強(qiáng)企業(yè)中的物資采購(gòu)管理，提升企業(yè)的整體采購(gòu)效率，維持企業(yè)以及各個(gè)子公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)。

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