醫院電子檔案管理與檔案信息的安全防護措施

賈麗娜

【摘要】數字時代為醫療體系建設帶來了革新，隨著網絡技術的不斷發展，電子信息檔案建立已逐漸成為一種趨勢，通過建立數字檔案，可以幫助醫院各部門快速獲取數據信息，對醫院各類現代化系統應用都能提供幫助。基于此，本文將探討醫院電子檔案管理與檔案信息的安全防護措施。

【關鍵詞】醫院建設;電子檔案;信息安全

醫院檔案中包含醫院的科研成果、基建信息、病人病歷等重要數據，對醫院制度建設、人事管理、技術創新都有重要影響，因此檔案管理工作的重要性不可忽視。通過建設電子檔案，可以有效擴充檔案內存，提高查找速率，進而提升管理效率，對于醫院信息發展起到了推進作用。

一、醫院電子檔案建立的必要性

（一）提高醫院檔案管理質量。醫院檔案管理是醫院管理的重要組成部分。隨著醫院的不斷擴建，其檔案數據也會越積越多，通過電子檔案的建立，首先可以幫助管理者從繁多的紙質檔案中解放出來，通過現代化數據歸類、分析手段，快速找到所需資料，提高工作效率，節省工作時間。其次有助于醫院檔案建設的長遠發展。傳統紙質檔案，雖然也會按照年限、用途進行分類歸納，但隨著檔案的增加，其所需的空間資源與人力資源在不斷增加。紙質材料會因為環境影響而發潮、發霉，很多陳年檔案因存放時間過久而出現字跡模糊的情況。所以建設電子檔案可以大幅度提升檔案存儲量，且不易受環境影響，有利于醫院檔案長足建設。

（二）促進醫院現代化建設。數據時代來襲，一個單位部門對于數據的應用能力，決定了其綜合實力。醫院電子檔案，相當于醫院的數據庫，在此基礎上，電子檔案的信息系統可以幫助加強各科室間的數據共享，快速提供病人診療信息，提高各部門的協同能力與工作效率。管理人員可以通過診療數據，來增減臨時崗位，結合實際情況提高醫院服務質量與競爭實力。另外，電子檔案與醫院行政管理、藥品、財務、外部接口等管理系統相輔相成，數據檢索系統可以節省檔案查詢比對時間，新錄入的數據可以反映出各部門實際工作情況，幫助醫院管理者改良管理或是引入新的管理系統，不斷完善醫院現代化建設，提高醫院信息化水平。

二、電子檔案安全保護存在的問題

（一）醫院人員素質不夠高。醫院檔案管理工作人員一般都有較長的工作經驗，對醫院檔案分類及存放都比較熟悉，這是其工作能力優勢。但這類人員由于年紀較大，所以檔案觀念仍處在紙質檔案時期，對于電子檔案的操作系統、操作流程都不能保證百分百熟悉，因此在檔案管理中不能做好數據錄入的基礎工作，容易因疲勞工作而造成人為誤差，創新意識不強，也不能發揮出電子檔案的全部優勢，更難談及數據保護工作。

（二）電子檔案數據存儲無保障。相較于紙質檔案，電子檔案不會發霉受潮，但其自身安全性卻容易引起人們的擔憂。首先是信息安全方面，醫院檔案中包含醫院多年的科研成果，專著文獻資料也較為豐富，信息安全隱患會導致文獻資料被隨意竊取或修改，而且難以追尋其蹤跡，引發的后果較為惡劣。其次是網絡安全方面，由于醫院工作的特殊性，其聯機性特點為一些黑客提供了機會，通過惡意攻擊，獲取醫院信息數據進行修改或售賣，還可能釋放病毒，導致整個檔案體系癱瘓，影響醫院日常工作運轉并增加其運作成本。

（三）管理檔案職責不明確。很多醫院雖然有相應的檔案管理部門，但是其檔案管理范圍僅限于日常文書、行政、會計、人事等。一些診療數據、影像、圖片資料，由各科室分別保管，造成檔案管理部門對于檔案信息的掌握度不夠全面，導致出現如下情況：第一是增加管理成本，很多檔案在需要查詢時，不能立刻找到，需要去其他科室詢問。第二是某些部門由于自身原因，造成檔案丟失或修改，檔案管理部門并不清楚，大大降低了醫院檔案實用性與準確性，同樣對檔案安全造成影響。

三、電子檔案信息安全防護措施

（一）提高人員素質建設。無論是多便捷的電子檔案系統，都需要人的合理應用，才能充分發揮其價值。因此做好安全防護的第一步就是加強人員素質培訓。醫院應請專業人員對檔案管理部門人員進行再培訓，確保其了解電子檔案系統的基本功能，并且具有一定的安全意識，首先，通過每日安全日志、數據檢查備份這些基礎功能，完成檔案安全防護的初步工作。其次，不在管理檔案的電腦上裝網絡應用，降低風險概率。醫院還可以聘請第三方機構作為醫院技術顧問，編寫系統使用說明，協助檔案管理人員完成日常維護工作，如果出現一些臨時網絡狀況，能給出專業指導，保護數據。

（二）完善檔案統一管理制度。針對醫院當前職責不明的情況，醫院可以從兩方面入手，完善檔案管理：一是結合醫院實際情況，增加檔案歸檔、使用、期限、范圍等制度，并將其寫入章程，方便各部門學習。將制度遵循情況納入績效考核中，以落實各部門的檔案轉移情況，及檔案管理部門的工作情況，提高檔案管理效率。二是利用現代化技術，完善電子檔案網絡系統。通過增開賬戶與多權限管理，讓每個科室都能通過賬號進行每日檔案更新，提高檔案收集效率，此間各科室只有本賬號的錄入與查詢權限，如果出現信息輸入錯誤，必須向管理部門請求權限，在信息核實之后進行修改，以此來避免人為風險因素。并且所有檔案都歸于檔案庫，每次打開操作界面，系統都會自動更新數據量，方便檔案人員進行檢查與統一管理，提高了檔案管理的規范性與嚴密性，保障檔案數據的可靠性與準確性。

（三）優化系統軟硬件設施。首先是硬件設施。由于醫院電子檔案每日運作都會涉及大量的數據更新、檢索等操作，所以對服務器要求較高，醫院檔案管理人員應配合技術人員，定期檢查機房工作狀態與硬件使用情況，及時更換老舊設備。并且定期對醫院數據進行光盤刻錄，分年限保管，在網絡數據被修改后，通過光盤查詢原始數據，增加數據的有效性。為確保數據安全，檔案存儲電腦應該進行斷網操作，從源頭上防止惡意攻擊的可能性。外來人員進行檔案拷貝時，也要先進行病毒查殺，確保設備安全，或是通過光盤斷網拷貝，做好安全防護。其次是軟件設施。傳統檔案系統在查殺病毒時，都是先被攻擊，然后找出問題，補救解決，這是一個逆向的過程，比較被動而且易被攻擊。因此醫院可以聘請技術人員建立網關防御系統，配合相應病毒風險評估系統，提高電子檔案的安全性，通過網關將一些惡意病毒直接拒之門外，通過風險評估系統，及時對系統漏洞做出提醒，輔助技術人員進行維護工作。另外，為確保在傳輸過程中的安全性，可以增設安全密鑰系統或是建立醫院內部局域網，這樣既不影響正常電腦聯機，還減少了網絡公開性，確保數據信息的傳輸僅在醫院內部，提高了傳輸速率，降低了技術維護難度。

四、總結

隨著時代發展，醫院數字化建設為其醫療水平與服務質量的顯著提高，作出了巨大貢獻。這與醫院電子檔案的建立與維護息息相關。傳統電子檔案管理中存在著人員素質不高、管理系統混亂、存儲形式無保障等問題。因此，醫院管理人員應不斷提升員工素質與信息素養，定期維護更新軟硬件設備，并建立較為完善的電子檔案網絡系統，方便各科室上傳數據，提高檔案建設的規范性與科學性，逐步做好檔案安全防護工作。

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