對高校智能財務報銷工作的思考

陳張瑩

摘 要：隨著數字化及AI技術的廣泛應用，并深刻影響著全國各行各業，包括對財務工作方式及財務行業帶來新的思考與考驗。本文旨在從提升財務信息化水平的角度，提出對智能財務報銷工作的建議，助力高校財務流程再造，實現云報銷，便捷財務服務。

關鍵詞：智能報銷 ?數字化

財務信息化推廣所體現的便利與高效性，正在逐步引起高校財務行業的重視，但距離智能財務報銷與數字化財務服務，還有一定的差距。本文主要從高校財務報銷目前的現狀、發展的趨勢、具體建議及需要提供的保障這幾方面加以論述。

一、高校財務報銷的現狀

財務行業經過多年的發展，從會計電算化已過渡到財務信息化的時代，很多高校已實現了財務報銷網上預約、收入申報線上操作或是系統成功對接等財務報銷基本配置工作，雖也購置了自助投遞設備，但依舊是線下審批簽字后直接投遞，返單率較高，在給教職工提供一定便利的同時，極大的增加了財務的返工工作量。目前隨著高校事業發展，許多高校存在多個校區，報銷單據經費負責人跑簽成為困擾教職工的一個亟待解決的問題。遇到緊急情況，通過微信截圖或者郵件審批打印作為附件，后續的整理工作量巨大，非長久之計。智能財務報銷雖喊了幾年，未見整體行業的實質性舉動，如遇公共危機事件，有可能引發的各種影響，有必要引起財務行業的重視。

二、推行智能財務報銷是高校財務事業發展的重要方向

隨著數字化與AI技術在各行業的廣泛應用，未來的財務事業發展方向必然與數字化和AI智能強相關。許多建立共享財務模式的集團或者是跨國企業，已在此AI領域率先嘗試，線上傳遞單據、移動審批、銀企直連、財稅聯通，無需面對面，遠程一步到位，顯示了智能財務報銷強大的優越性。未來財務的發展，更是不受時間和空間地理位置的限制，推行智能財務報銷是適應這一趨勢，也是高校財務事業重要發展方向。

三、推行智能財務報銷的具體舉措

（一）依托信息技術，改變傳統業務流程

線上提交單據。從面對面教職工送單據至財務處，財務人員審核單據，當面或者電話溝通問題，轉變為通過延伸網上預約報賬系統功能，將每項報銷業務類型分類，需要哪些附件進行類型鎖定，上傳附件照片，手機終端端或者pc端提交。

線上審批。完成線上單據提交后，業務流程直接轉到項目所屬的經費負責人線上審批流程，這個流程也需要根據各個高校既定的財務授權審批制度結合內部控制制度進行合理精準的設計，實現從線下轉移到線上的高效嚴格執行，這個環節也是需要耗費大量時間和精力。

線上財務審核。待業務審批流程結束后自動跳轉至財務人員審核流程。從筆者近兩年的具體財務實踐中，這里可以有一個細節的改進操作。網上審核系統需要借助AI智能識別技術，將上傳的票據提取關鍵信息，例如差旅費中的機票行程單，提取乘機人姓名、人數、行程、金額。增值稅發票提取開票信息、開票內容及金額等，實現原始單據的數字化，提升財務人員審核效率與準確率。

配合自助單據投遞。待線上財務審核無誤后，方可打印制式審核無誤確認單，將原始單據一并投遞至自助投遞機。此確認單作為財務人員辨識此單據前期已經過審核的重要依據可以有效地與線下單據作區分。財務人員每天定時至指定地點領取單據，真正實現財務報銷全程零接觸。

（二）云端操作，簡化審核與報銷手續

云辦公。借助遠程連接和vpn設置，實現財務人員與業務經辦人員不受地域限制影響，不在辦公室一樣也能完成財務相關操作。同時內嵌財務管理規則，將標準轉化為程序語言，用系統代替人為判斷，在業務經辦人員提單環節即設置“關卡”，確保單據的準確性，提高財務人員處理單據的效率與準確率。

減業務。聯動商旅、采購平臺，從源頭減少審核與報銷數量。通過引入第三方商旅服務平臺解決教職工差旅問題，引入日常辦公用品及固定資產采購平臺，不再進行逐單報銷付款，采用定期結算的方式，教職工無需墊付資金，采用凍結項目經費卡的方式，由財務處定期與供應商結算，極大的降低業務量。

（三）以智能財務報銷為依托，不斷擴展外延功能

預借發票系統。隨著高校事業發展，科研與非科研業務對發票的需求量劇增，依靠傳統手工開票，無法再滿足業務的需求，教職工的痛點之一也往往來自于此。使用預借開票系統，并與財務系統對接，實現遠程批量開票。預借開票系統提供票據的原始資料上傳，內置財務和科研院等相關部門的審核流程，實現業務人員與財務人員零接觸。開票信息使用excel表格導入，實現批量開票，滿足大型會議的開票需求量。

合同管理系統。實現前端業務管控，合同信息對接財務報賬系統，通過合同號等字段與財務報銷單據關聯，免去教職工重復提交合同等附件。同時提取合同中關鍵付款信息，財務系統自動匹配校驗報銷付款數據，確保資金安全，降低付款風險。

電子檔案系統。財務憑證檔案電子化，為高校科研項目結題審計、上級各項檢查提供遠程線上支持，節約學校的時間和人力。電子檔案分類管理，需要與實物管理一體化。建議可以由專業第三方服務機構介入，提供憑證電子化的掃描上傳系統并且與實物的憑證管理。

四、推行財務智能報銷的幾點思考

AI技術和互聯網數字化應用，就像是一把科技的雙刃劍，在提高財務業務處理效率，享受信息化提供便利的同時，也需要警惕系統安全等潛在風險問題。

（一）系統數據的安全性

需要重點考慮系統數據的安全性以及做好數據備份。網上審批系統考慮通過CA認證、短信授權簽字等方式確保經費負責人本人授權使用。紙質單據的簽字應考慮水印等不可輕易被仿制的方式杜絕人為造假。

（二）系統配置與穩定性

根據系統運行對服務器配置，包括存儲空間、內存、CPU的需求，提供足夠的高配置與服務器容量，支持系統的高配置需求，滿足高峰時段系統的正常運行以及系統升級和數據傳輸的需要，同時，密切關注每一次系統升級后對服務器性能的耗用情況，及時提升配置。

（三）人員與經費的持續投入

財務信息化是一個系統工程，需要從頂層設計進行系統化的思考，需要管理者從根本上予以重視，設備、系統都需要專項資金作保障，同時建議高校能夠成立信息化科室或者是專項工作小組，專職服務于高校智能財務報銷系統的研究與推進。

五、結束語

隨著數字化及AI智能的逐步應用，使我們更加認識到財務信息化的重要性。筆者通過對智能財務報銷工作的思考，拋磚引玉，希望有更多財務信息化專業人員投入到此進行更加深入的研究與實踐。

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