“互聯網+”環境下醫院檔案管理創新分析

熊家瑛

摘 要：本文論述了互聯網對醫院檔案管理工作的提升作用，并從醫院實際工作入手，對互聯網模式下，醫院檔案管理工作的創新方法進行了探討，旨在促進醫院檔案管理工作緊跟時代潮流，正確的為醫院發展而服務。

關鍵詞：互聯網;醫院;檔案管理

互聯網的發展使各行各業的工作模式都發生了巨大改變，醫院檔案管理工作也在影響范圍之內。明確互聯網對檔案管理工作的作用與方式，可促使檔案管理人員在互聯網環境影響下，順暢開展工作，提升工作效率。

一、互聯網模式下檔案管理的優點

1.檔案整理效率的提升

傳統模式下全部由人工開展的檔案管理工作，由專門人員進行信息的收集、整理、裝訂成為檔案。此流程需要大量的人力工作，同時為保證檔案整理的正確性，常需進行二次校對，耗費了大量的人力物力。互聯網模式下的檔案管理，將各科室的工作信息直接作為檔案的原始數據，避免了信息采集與交接的流程，優化了檔案管理的工作程序。同時，互聯網模式下的檔案整理，大量工作由機器進行，相較于人工整理擁有更快的速度與更高的準確度，檔案校對流程也僅集中在錄入進程，提升了檔案管理的效率。

2.檔案收集全面性的提升

傳統模式下的檔案整理，受人力及物力的限制，僅能對各科室的重要文件進行保存，在后續資料調用的進程中常會出現部分文件缺失的現象?；ヂ摼W模式下的檔案整理可以將各個科室的工作流程信息全部統一保存，有效提升了檔案收集的全面性，確保檔案管理工作的實用價值。

3.檔案調用的便捷

傳統模式下的檔案整理工作在后續資料調用的進程中常需要進行大量的目錄查詢與文件找尋，進程復雜且緩慢。由于計算機擁有比人類更高的調用速度，互聯網模式下的檔案整理工作在后續調用的進程中只需在文件庫中對關鍵字與時間進行搜索便可以精準鎖定檔案，同時資料的調取不必像傳統模式中的期限歸還，省去檔案管理人員大量的日常記錄工作。

4.人員與空間的精簡

傳統檔案管理工作中需要對大量的紙質文件進行整理與保存，醫院往往需準備大量的空間與人手保證檔案工作的順暢進行。而互聯網模式下的檔案管理工作，將紙質文件變為數據文件，只需要一個保存硬件設備的小型空間便可以代替原有檔案儲存室的作用。同時，由于無需繁多文件的人工整理，醫院不需將大量的人力資源安置在檔案整理工作上，可有效提升醫院資源的利用效率。

5.交接流程的優化

人員變動在醫院運營進程中較為常見，傳統模式下的檔案管理人員變動往往需要較長的時間進行交接。由于不同人員工作習慣的差距與文件數量大等因素，致使交接流程出現多種問題?；ヂ摼W模式下的檔案管理會使交接進程變得快捷，計算機強大的功能會使檔案的清點與核對工作變得簡單，同時不同人員的工作習慣帶來的問題僅需對計算機設置進行更改便能快速解決，有效提升檔案管理人員交接工作效率。

二、互聯網環境醫院檔案管理創新途徑

1.管理意識的創新

互聯網環境下的檔案管理與傳統檔案管理工作最大的區別在于信息錄入主體的改變。互聯網環境中，若采用以往部門人員將紙質數據交接，再由檔案管理人員錄入的手段，會增加檔案管理人員的工作，沒有體現出互聯網管理的優勢，同時產生了大量的無用紙質文件，造成了嚴重的資源浪費。要想發揮互聯網的優勢，需要將數據錄入的權利交到各科室手中，即最大程度減少醫院運營進程中紙質文件的產生，所用流程全部在專有平臺上進行，此時檔案管理人員的信息采集行為僅需在醫院平臺上開展，極大提升了檔案錄入工作的效率。

管理工作分散化。傳統檔案管理工作中雖會對檔案進行分類存放，但檔案整理的流程缺乏科學性。互聯網模式下的檔案管理工作，在優化了信息儲存方式的同時，也要求檔案管理人員保存種類更加繁多的信息，此時仍采取統一整理的方式會使檔案管理工作變得混亂。互聯網環境下，檔案管理人員要在內部進行職責劃分，由不同人員負責不同科室的檔案收集與整理，避免了統一整理進程中醫院平臺上大量無用數據的干擾，提升了檔案整理工作的效率。同時，劃分科室的檔案整理辦法為檔案存儲的優化提供了可能。將檔案整理工作分散進行，集中儲存的過程中存在兩個目錄，使用多個目錄交叉的數據存儲方式極大的優化了數據存儲的科學性，在數據庫較大的前提下會明顯提升檔案查詢與調用的速度。

管理工作分散化不僅是指檔案整理工作分散化，醫院檔案管理工作除各科室的工作信息外，還需對人員信息進行采集。該類信息采集標準往往擁有明確的法律規定，各科室人員自行錄入常會導致檔案的不規范性，所以檔案管理人員需要深入到各科室中，明確采集工作流程，確保檔案管理工作的精確性。

2.管理人員能力的創新

互聯網對檔案管理工作方式帶來了巨大的沖擊，為了與之相適應，醫院需對檔案管理人員能力要求也有所提升。

第一，檔案管理基礎能力的強化?；ヂ摼W背景下的檔案管理工作覆蓋的范圍更廣，檔案管理人員需要同時處理更多的數據，這對檔案管理人員基礎能力提出了新要求。如在面對更多的數據時，快速剔除其中的無用信息，并找到有效信息的規律進行排列;如在面對更多種類的數據時，其中必然存在缺乏法律與制度詳細規定的有效信息，檔案整理人員是否擁有觸類旁通的能力，在原有制度的基礎上快速設計出可行性較高的整理方案。

第二，檔案管理人員信息技術的強化?；ヂ摼W背景下，檔案管理工作的主要工具由紙筆變為了計算機，這就要求檔案管理人員具備熟練的計算機操作能力。醫院領導需定期組織檔案管理人員進行計算機操作培訓，確保其能夠熟練應用各種數據處理軟件，保障互聯網背景下檔案管理工作的有序進行。同時，互聯網背景下，檔案管理工作的效果與檔案管理人員的信息技術呈正相關，考核工作可以為原本缺乏監管的檔案整理工作提供一定的質量保障。

第三，檔案管理人員溝通能力的提升。信息的共享性為互聯網的本質特征，而交流是共享的基礎?；ヂ摫尘跋麻_展檔案整理工作時，由于采集到信息種類復雜、數量繁多，與信息來源的有效溝通是檔案整理工作效率的保障。檔案管理人員需改變原先孤立的工作模式，主動與其它部門建立有效溝通，確保檔案整理工作的準確性與高效性。

3.人員結構的創新性

互聯網模式下，檔案管理人員的日常管理對象由原先的紙質文件變為數據與存儲設備，工作對象的改變導致工作技能需求的大幅改變，而其中存在部分技能無法依靠短時間的學習進行完善，此時人員結構的改變為檔案管理工作優化的最佳選擇。

第一，存儲設備的維護。存儲設備維護工作僅存在于搭建內部數據庫的醫院。與其他信息技術相似，數據庫的建立與運行需要完整硬件設備的支撐。且在數據庫建立后，其通常作為重要信息的存儲部位，一旦發生不可逆的機械性破壞會造成巨大的損失?；ヂ摼W背景下的檔案管理工作需要引進專業的硬件維護人員對醫院內部信息儲存的設備進行日常檢修，且在設備出現重大故障前預先做好檔案的備份與設備的更換，確保檔案管理工作的正常展開。

第二，數據安全的維護?；ヂ摼W背景下，將檔案以數據的模式存儲在計算機中就意味著檔案的安全性與保密性遭受更大的威脅。醫院需引進專業的信息技術人才幫助醫院搭建信息安全防護系統，確?；ヂ摼W背景下檔案的安全性。同時，需要在信息技術人員幫助下，將醫院內部檔案進行分級保管，對于機密文件或者泄露后會導致重大損失的文件必要時可采取獨立于互聯網之外的保管模式，最大程度確保檔案管理的科學性與安全性。

信息技術人才引進的作用不僅體現在安全防護系統的構建，其還可以針對醫院的具體需求，對檔案管理人員經常使用的軟件進行優化，使其在醫院背景下擁有更高的信息處理能力，提升檔案管理工作的效率。

4.信息與文件結合的管理模式

互聯網管理的優勢性常會導致檔案管理人員將全部工作放在互聯網上進行。但在現代背景下，我國法律中仍規定有部門檔案必須以紙質形式保存，這就要求檔案管理人員在存儲中，有意識的將部分文件打印出來并以傳統文件的形式進行保管，保證檔案管理工作的合法性。

三、結論

檔案管理工作為醫院運營中的基礎工作，互聯網背景下，檔案管理工作的工作方法、工作工具與工作內容都發生了改變，醫院領導者及檔案管理人員應加強自我提升，順應時代潮流，熟練運用互聯技術促進檔案管理工作效率的提升。

參考文獻：

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[2]張 晨.“互聯網+”環境下醫院檔案管理的創新[J].蘭臺內外，2019

[3]張金紅.“互聯網+”視閾下醫院檔案管理研究[J].辦公室業務，2019

（作者單位：南昌市洪都中醫院）