新時期檔案數(shù)字化管理及其創(chuàng)新策略

謝能偉

摘 要：檔案管理工作向來是企事業(yè)單位管理的重點，在檔案資料中主要記錄了企事業(yè)發(fā)展的重大事件以及人員、物資等信息資料，不僅是企事業(yè)發(fā)展的見證，更是企事業(yè)今后發(fā)展的重要參考，所以這項工作的開展關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展情況，必須得到高度的重視。隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了有效的利用，并且在企事業(yè)的檔案管理工作中發(fā)揮出了巨大的作用，讓檔案管理工作的效率得到了顯著的提升。然而在部分的企事業(yè)單位中，還存在系統(tǒng)更新不及時、管理方法不科學、檔案管理人員素質(zhì)不高等方面的問題，為此，需要在新的時代背景下對檔案管理工作實現(xiàn)創(chuàng)新管理。本文從新時期檔案數(shù)字化管理的意義入手，討論檔案的數(shù)字化管理中存在的問題與挑戰(zhàn)，并分析如何在新時期創(chuàng)新檔案的數(shù)字化管理，希望對相關(guān)的檔案管理工作具有借鑒意義。

關(guān)鍵詞：新時期;檔案;數(shù)字化管理;創(chuàng)新策略

在數(shù)字化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化，在企事業(yè)單位的發(fā)展中，信息技術(shù)也發(fā)揮出了越來越重要的作用，尤其是數(shù)字化技術(shù)的利用，讓檔案管理工作模式出現(xiàn)了巨大的變化，首先體現(xiàn)為可以在網(wǎng)絡中保存、查詢，這樣就極大地提升了檔案的安全性，不過也需要企事業(yè)單位對人員、制度以及網(wǎng)絡化建設高度重視起來，這樣才會進一步發(fā)揮出檔案資料的作用。

一、檔案管理工作的基本理念和主要內(nèi)容

檔案管理工作主要是基于國家的管理規(guī)定，然后圍繞企事業(yè)單位的發(fā)展情況對檔案管理制定出工作計劃，通常來說，主要內(nèi)容包括檔案資料的接收、分類、編制、檢索、調(diào)取，這些環(huán)節(jié)都十分重要，共同組成了系統(tǒng)的檔案管理流程。檔案管理的主要作用在于工作總結(jié)、指導、檢查，以及對人員的資料進行管理，同時也會對其它的部門工作開展起到影響，由此可以看出企事業(yè)單位開展檔案管理工作的重要性。此外，這項工作的開展也對企事業(yè)單位發(fā)揮出其職能起到重要作用。

二、新時期檔案數(shù)字化管理的意義

檔案管理工作最直觀的作用在于可以影響到企事業(yè)單位內(nèi)部的管理，這項工作良好的開展可以促進各項工作的順利進行，提升相關(guān)部門的工作效率，從人事管理的角度還可以起到挖掘優(yōu)秀人才和提升員工工作熱情的作用。

1.提升檔案管理工作效率。以往采用紙質(zhì)檔案管理方法容易出現(xiàn)檔案資料丟失、潮濕等問題，對檔案管理效率造成一定影響，在信息技術(shù)的支持下可以顯著的提升工作效率，主要表現(xiàn)在可以提升整理、歸檔、查詢的效率，并且有效減少紙質(zhì)檔案的存放空間。此外，檔案管理人員只要進行檢索就可以快速查找相關(guān)的檔案資料，相關(guān)部門也可以在網(wǎng)絡環(huán)境下對檔案資料進行在線傳輸。

2.有利于企事業(yè)單位的發(fā)展。通過完善的檔案資料可以對企業(yè)的員工進行分析和評價，這樣就可以對人員進行合理的調(diào)整，讓人員結(jié)構(gòu)更加合理，提升不同部門的工作效率。同時，對人員進行合理分配也可以顯著的提升員工的工作熱情，這樣不同部門都會為企業(yè)的發(fā)展貢獻出更大的力量。

3.順應時代發(fā)展趨勢。在信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)的支持下，檔案辦公的軟件和硬件設備也實現(xiàn)了更新，其中很多的企業(yè)都開始實現(xiàn)一體化辦公，比如對檔案進行掃描，以及網(wǎng)絡化存儲，這些工作的開展都有利于企事業(yè)單位更好的發(fā)展。

三、檔案的數(shù)字化管理中存在的問題與挑戰(zhàn)

1.信息時代檔案管理人員面臨的問題。

（1）檔案管理方式較為落后。當前很多的企事業(yè)都實現(xiàn)了網(wǎng)絡化辦公，不過一些企業(yè)在檔案管理中依然采用紙質(zhì)檔案，這樣在資料的查詢上會花費很多的人力和物力，并且出現(xiàn)丟失和破損的幾率也較大，一些單位還存在很少利用信息化系統(tǒng)的情況。

（2）缺乏檔案管理體系。在企業(yè)檔案管理部門，開展好檔案管理工作需要圍繞相關(guān)的制度進行操作，不過在專人管理的情況下，如果管理制度不完善會造成管理方法不科學，增加檔案管理出錯的幾率，也容易造成檔案的丟失。

（3）缺乏檔案管理重視程度。相較于檔案管理工作，部分企業(yè)單位的領導把更多的精力放在生產(chǎn)經(jīng)營和財務管理上，比如對檔案管理部門的信息化建設不夠關(guān)注，各個部門也缺少配合，這也是導致檔案管理沒有實現(xiàn)信息化、標準化建設的不利因素。

2.信息時代檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

（1）具有政治素養(yǎng)和保密意識

首先，檔案管理人員在掌握資料和文件的過程中，需要意識到這些資料都具有一定的商業(yè)價值，部分內(nèi)容甚至是企業(yè)機密，這就需要檔案管理人員要企業(yè)的利益放在首位，不受利益的誘惑，在工作崗位上兢兢業(yè)業(yè)、廉潔自律，堅持正確的政治導向。

（2）扎實穩(wěn)定的檔案專業(yè)素養(yǎng)

在大數(shù)據(jù)的背景下，需要檔案管理工作人員在資料的搜集、整理到檢索和存檔等環(huán)節(jié)中具有技術(shù)性和專業(yè)性，對工作流程熟悉，確保檔案的安全性。檔案管理人員還需要保證檔案的真實性和完整性，使其具有借鑒價值。

（3）具有開闊的視野和創(chuàng)新精神

在大數(shù)據(jù)的支持下，更新需要檔案管理人員具有創(chuàng)新精神，同時也需要保持嚴謹工作態(tài)度和奉獻的精神。檔案管理工作在開展的過程中需要圍繞企事業(yè)單位的實際發(fā)展，也需要檔案管理人員不斷積累工作經(jīng)驗，進而不斷創(chuàng)新管理方法，簡化工作流程。在無紙化和辦公自動化普及的背景下，從職業(yè)發(fā)展的角度來說，也要求檔案管理人員具有良好的計算機硬件處理能力。

四、如何在新時期創(chuàng)新檔案的數(shù)字化管理

1.安裝先進的操作系統(tǒng)。要想在大數(shù)據(jù)時代下實現(xiàn)檔案管理效率的提升，需要對數(shù)字化的軟件進行定期更新，這項工作需要長期做好，檔案管理人員不可存在僥幸心理。系統(tǒng)更新可以讓系統(tǒng)運行更加順暢，避免檔案的上傳不及時，而目前數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)指的是硬件配置的檢查與更換。只有在硬件與軟件的工作中進行科學處理才可以保證檔案管理工作的順利開展，同時檔案的安全性也得到了保證。

2.制定出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)。當前的企業(yè)檔案電子化建設已經(jīng)走向成熟，不過沒有對檔案進行統(tǒng)一的系統(tǒng)管理，這就需要相關(guān)的部門根據(jù)檔案管理的特點，并且結(jié)合檔案管理的實際需求，最終建立出與企事業(yè)發(fā)展相適應的管理體系，這對于提升檔案的工作效率很有幫助，其中包括檔案工作制度、保密機制、安全機制、使用機制，最終實現(xiàn)檔案數(shù)字化的全新發(fā)展。

3.招聘檔案管理專業(yè)人員。對于檔案管理工作來說，目前進行數(shù)字化管理主要是利用計算機，不過依然需要檔案管理人員進行操作，這就要求檔案管理人員具有專業(yè)的素質(zhì)，并且培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識，從企事業(yè)單位的角度講，需要在人才招募的環(huán)節(jié)加以重視，考察操作能力，之后需要進行系統(tǒng)的安全教育，以此提升其安全防范意識。

4.加強對檔案管理人員的培訓。目前的檔案管理工作包括主要包括紙質(zhì)檔案和信息檔案的管理，并且信息技術(shù)開始在檔案管理工作發(fā)揮出更加重要的作用，比如檔案收集與整理在計算機操作下可以完成。因此，這就需要檔案管理人員對信息技術(shù)掌握。借助現(xiàn)代化的辦公模式，檔案管理人員可以在軟件上檢索出年限、類別、用途，這樣就可以快速的對資料和信息查詢，比如對人員檔案管理，就可以在電子檔案中查詢工作履歷、入職情況、工作表現(xiàn)等，進而為人員管理提供幫助。

5.及時維護系統(tǒng)的安全。企事業(yè)單位的檔案資料有著重要的價值所以在利用大數(shù)據(jù)的過程中也要做好對信息的安全管理。當前的信息技術(shù)在為人們帶來巨大便利的同時，也會受到病毒、黑客的威脅，所以企業(yè)需要打造出系統(tǒng)的防御體系，在檔案管理人員的日常管理工作中，需要定期對計算機進行殺毒，檔案管理部門內(nèi)部也要設置防火墻，這樣就可以提升檔案管理的安全性。

6.加強數(shù)字檔案管理工作的宣傳。新時期下需要企事業(yè)單位對檔案數(shù)字化管理意義的重視，所以作為檔案管理人員，需要實現(xiàn)思想的創(chuàng)新，檔案管理部門也需要加大資金的投入力度，不斷對檔案管理人員進行培訓，使其具有使命感。企事業(yè)單位可以利用宣傳欄，或者單位宣傳欄向全體員工宣傳檔案管理工作重要性的思想，就會形成人人重視檔案管理工作的風氣，也便于相關(guān)部門工作人員提出意見，實現(xiàn)檔案管理信息化的標準化建設。

五、總結(jié)

綜上所述，隨著信息時代的不斷發(fā)展，我國企事業(yè)單位的辦公環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化，對于企事業(yè)單位的檔案管理工作來說，需要在大數(shù)據(jù)的時代背景下，創(chuàng)新檔案管理工作方法，不僅需要完善管理機制，同時需要加強人才的培養(yǎng)，今后的企事業(yè)檔案管理工作中需要安裝先進的操作系統(tǒng)，在人員招聘上提升門檻，并且加大培訓力度。此外，需要關(guān)注系統(tǒng)的操作安全環(huán)境，這樣才有利于提升檔案管理質(zhì)量，實現(xiàn)企事業(yè)單位各項工作的順利開展。

參考文獻：

[1]朱偉華.論如何管理好企事業(yè)工作人員檔案[J]赤子（上中旬），2016

[2]馮曙光.芻議基層工會檔案管理的現(xiàn)代化與信息化[J]長江叢刊，2019

[3]高晨峰.社會化媒體營銷研究述評[J].新聞研究導刊，2018

[4]江佩瓊.檔案數(shù)字化管理面臨的難題及應對策略研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017

[5]王麗勇.探討高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].赤峰學院學報（自然科學版），2014

（作者單位：桂林電子科技大學）