關于檔案信息化建設的幾點思考

斯爾格愣

摘 要：本文通過對檔案信息化管理現狀的分析，提出了相關的建議，以期通過提高縣級檔案館的信息化程度來加快檔案館的信息結構。

關鍵詞：縣級檔案館;信息化建設;現狀;措施

近年來，在信息技術的帶動下，檔案信息技術的建設已基本完成并取得了一定的成果。但是缺乏總體規劃和評估標準，每個地區的檔案信息化操作是分開且不聯網的。因此，如何科學地開發和利用檔案資源，有效地促進檔案信息建設是我們面臨的問題。

一、檔案信息化建設的重要意義

1.是當前檔案業務轉型和發展的迫切需求。當前，中國的信息化已進入快速發展階段，檔案的用途和范圍在不斷擴大，管理方法也在不斷更新，檔案數字化管理概念悄然興起。

2.公眾對檔案信息的需求越來越高。從客觀上來說，加快信息化進程和充分利用檔案信息廣泛的社會服務價值都是必不可少的。

3.檔案的信息化建設對于構建和諧社會具有重要意義。隨著社會經濟的發展，檔案信息化已逐步滲透到社會生活的各個方面。隨著檔案使用人數逐年增加，檔案在處理社會矛盾和保護合法權益方面起著越來越重要的作用。

二、縣級檔案館信息化建設的現狀

1.重視不夠。部分檔案管理部門的負責人對檔案沒有給予足夠的重視，不了解存檔的重要性和必要性，在管理和運作方面存在很多問題。由于受傳統思維的影響，在文件管理中通常不考慮信息資源利用的開發價值，影響了文件管理信息化發展。

2.投入經費不足。部分政府部門進行經費分配時，只重視能促進當地經濟發展的土地、規劃和衛生等部門。忽略了作為沒有經濟利益的檔案部門的重要性，投入的經費自然也就減少了。

3.專業型人才緊缺。進入信息化管理后，檔案人員需要熟練的運用計算機處理常見的軟件問題，但是當前的縣級檔案工作員工不是專業的人員，整體素質不高，缺乏計算機專業人員。再加上以前招聘的人員都是以檔案管理專業優先，這使其他專業人員更難以進入檔案管理部門，進一步阻礙了縣級綜合檔案信息化的建設過程。

4.觀念轉變問題。目前，檔案管理人員都把檔案的接收當成工作的重心。但是，充分利用檔案館的信息資源更為重要。進入信息化管理后，檔案管理任務對業務功能水平提出了更高的要求，以滿足大多數用戶的需求。

5.信息化建設見效慢。信息化建設的整個過程將涉及處理大量數據以及必要的硬件、軟件設施的建設。除了對這些材料進行標準化和數字化之外，還需要通過數據加密和防火墻來保護信息安全。所以，龐大的工程量使得短期內難以建設好檔案的信息化，這對縣級綜合檔案信息化的進一步建設產生了一定影響。

6.缺乏統一的指導。除了正常的建設外，全面進行檔案信息化的建設還要求多個部門之間進行溝通和協調。但是，目前的檔案信息化建設僅依靠檔案部門支撐。因此，必須由政府部門執行統一的規劃。

7.更新進度和使用率較慢。在建立檔案信息管理機構時，信息更新進度緩慢，占總量的26%，主要原因是信息化建設過程中，新技術應用不足。在這種情況下，工作人員很難及時更新信息。

在構建檔案信息時，主要是管理和使用檔案，但在實際應用階段，檔案的利用率較低，即使輸入信息系統，幾乎也沒有使用。

三、檔案館信息化建設的建議

1.加大資金投入。政府部門可以每年分階段、及時地撥付建設資金，穩步發展信息化建設。同時，國家級或省級檔案管理部門分別設立專項資金，根據各地實際情況分配資金，從各個方面進行統籌。

2.完善軟硬件以及系統建設。軟硬件和系統的建設是對檔案館進行信息化建設的最重要的基礎。因此，可以找到合適平臺并建立長期合作關系，節省軟件開發和維護時間。還可以根據檔案管理要求采用相應的軟件，從而提高工作效率。在硬件配置方面，首先，需要保證采用正規渠道，使用正規制造商的硬件。測試和分析所有采購的硬件，并及時更換有問題的硬件。

其次，在安全性、穩定性和私密性方面，必須使用壽命長，性能高的硬件，并且在一定時期內應根據互聯網的發展對硬件進行優化，或是直接替換。系統配置方面，系統配置的完整性和加強性是縣級綜合檔案館信息化配置的重點。除了當前文件管理任務的要求外，系統還必須有龐大的存儲量，能夠對文件進行快速的保存或讀取，以減少任務拖沓問題。

最后，根據需要進行試用，以確保在正式開始使用后，沒有任何問題。還應該在建設過程中進行優化調整，并收集來自不同人員和部門的意見，確保投入使用后能滿足大多數人的需求。

3.培養和引進人才。引進熟悉計算機和檔案專業的復合型人才。根據以后的發展，加強對相關管理員的培訓，以加快信息化建設的進程。

4.強化意識，轉變模式。檔案管理人員需要提高對科學化的認識，并不斷提高他們的計算機管理技能。管理人員需要更新現有模式，拓寬視野，并將現代技術應用于檔案管理。

5.制訂完善的信息化管理制度。檔案管理是一項相對復雜的任務，因此進行管理時不僅需要加工信息，還需要收集檔案的信息。在信息化管理模式下，還有更多需要管理的內容。首先，有效地調節和控制各種管理過程中管理者的違規行為，并對各種檔案管理步驟形成嚴格的約束。其次，完善責任制。針對文件管理人員的職責，增加責任制，在文件管理中可以采取自我控制措施，以有效地提高文件管理效率。

6.加大資源的整合力度。信息化建設的檔案信息可以準確、宏觀地反映社會歷史的發展，又能夠精細地反映生活中的細節，可以讓人一目了然地了解整個社會的發展。通過對檔案信息統一的管理和規劃，能夠體現國家進行資源分配的合理性和效率，以此滿足共享社會資源的要求。檔案管理信息資源的集成主要是通過對分組的整合和整理。在此過程中，需要對相關檔案加工編纂。

7.實現資源的共享。一切的檔案工作都是以對資源的建設工作為核心。因此，信息化的建設主要目標就是促進檔案管理的數字化和共享。

首先，需要加強監督，以確保根據相關原則制定數字化工作的實施方案。另外，在滿足人們日常使用需求的前提下，有必要投入大量的人力、物力和財力來創建一整套數字化檔案目錄。同時，還需要實現管理機制，將紙質文件和電子文件結合在一起，采用二者雙歸檔的形式進行檔案的管理工作。值得注意的是，某些文檔和圖片文件需要遵循相關的存儲制度才能實現全文檢索的目的。

其次，根據國家頒布的最新法規，建立完整的檔案信息管理系統，采取有效措施促進該管理系統與辦公系統的無縫集成。這種方法將有助于在網上進行信息的整理和分類。文件信息系統的文件目錄應考慮到管理組織的職責，以先易后難的順序創建，并應采用條塊組合的方法以確保檔案和數據的實時性。

8.制定科學的檔案管理規劃。通過制定科學的檔案管理計劃，以確保檔案信息化的協調發展。還應當充分考慮自身的發展需求，構建經濟、實用、安全、可靠的檔案信息化管理平臺，并要確保該平臺的可擴展性和靈活性，以適應未來單位的實際發展需求。

9.創新檔案信息服務手段。不斷創新檔案信息服務的方法以提高對檔案的利用效率。

（1）遠程查閱利用服務能力。

（2）建立網上公開評估體系。

（3）用鏈接的方式整合相關資源，以便完善檔案信息資源網絡，實現對檔案信息的一站式在線查閱。

四、檔案信息化建設的意義

1.可以提高檔案的利用率。傳統的檔案管理方法首先要進行借閱記錄的登記，然后工作人員必須從龐大的檔案中人工查找。并且，可能會在查找過程中破壞檔案資源。一份檔案只能由借閱人歸還后才能再次借閱。

2.可以提高工作效率。檔案管理人員可以使用現代化的設備更好地參與檔案的收集和編輯，而不再通過手工輸入和存儲檔案信息。因此可以更加合理、科學的管理檔案資源。

3.可以實現檔案資源的共享。檔案的信息化建立，可以進行內部的檔案信息共享。通過內部網絡完成檔案訪問、借閱，以減少不必要的工作并提高檔案管理效率。成功建立檔案信息化之后，可以加快檔案管理部門和國際接軌，并形成自己的電子信息資源中心。

五、結語

近年來，在信息技術的帶動下，檔案信息技術的建設已基本完成并取得了一定的成果。隨著信息化的發展，檔案館必須有足夠的勇氣承擔起沉重的責任。重要的是要知道在檔案中建立信息管理不是一件容易的事，而是一個漫長而又困難的過程。加快建立健全、科學的信息檔案管理系統、加快信息化部署、提高效率是檔案信息化建設的重要一步。

參考文獻：

[1]王泳霽.對縣級國家綜合檔案館信息化建設進程的幾點思考[J].黑龍江檔案，2018

[2]李 燕.淺議縣級綜合檔案館信息化建設的現狀與對策[J].山東青年，2018

（作者單位：新疆伊犁哈薩克自治州昭蘇縣檔案館）