論人力資源和社會保障局檔案管理的現狀和改進方案

張亞沖

摘? ? 要：作為一項具有社會服務性質的工作，檔案管理工作的良好開展，不但能夠保障各項工作的真實性與有效性，且能夠在極大程度上推動單位健康發展。文章以人力資源和社會保障局為例，首先介紹檔案管理工作所涉及內容及重要作用，并通過對人力資源和社會保障局檔案管理所潛藏問題的深入挖掘，結合單位實際情況，制定一系列具有針對性和目的性的改進策略，以期推動人力資源和社會保障局檔案管理水平和質量的全面提升。

關鍵詞：人力資源;社會保障;檔案管理;現狀;改進方案

一、檔案管理的相關內容及重要作用

（一）人力資源檔案管理所涉及內容

第一，實現人力資源的合理配置。檔案管理工作在人力資源管理部門的開展需與其綜合管理目標相結合，在滿足各用人單位需求的基礎上，為其提供專業化和現代化人力。在現代社會發展過程中，人力作為其基礎要素，在對其所衍生資源進行配置時需確保整體的合理性，促使人力資源管理效果的全面發揮。

第二，對人力資源進行開發和利用。若要從跟根本上發揮人力資源的實際作用，需增強其開發與運用的合理性及有效性，檔案管理應與人力資源情況有效融合，對人力整體結構和專業技能特點進行深入分析，基于新時代發展背景下對市場對新型人才的需求，通過合理的開發與充分利用，確保人力資源自身價值的全面實現。

第三，對人力資源進行評估。人力資源管理工作需以相關評估體系的建立為前提條件，借助評估體系的激勵性特點，以檔案管理的全面實施，有效獲取相關工作人員在日常工作中的業績情況及表現情況，構建起評估體系的基礎。

（二）檔案管理的重要作用

隨著《中華人民共和國檔案法》的頒布與實行，為人力資源和社會保障局檔案工作的開展指明了道路，形成了對檔案管理全面發展的有效推動，通過對各級各類檔案資料和信息的收集整理以及鑒定統計，并以現代化技術的創新應用，實現了對相應檔案管理系統的全面構建，對于不同類型的檔案信息，以分類方式進行有效存儲。

積極推進檔案管理工作規范、有效的落實，對各類檔案資料加以妥善保管，為企業提供真實有效的員工檔案信息，晉升優秀員工;另一方面，各學校可通過對學生檔案信息的提取和參考，對學生實際情況有更加全面的掌握，提升學生教育和培養過程中的針對性，為學生健康成長以及未來社會實踐奠定堅實基礎。因此，新形勢下進一步提高對人力資源和社會保障局檔案管理的重視程度，對于社會經濟發展良好發展尤為重要。

二、人力資源和社會保障局檔案管理的現狀

（一）檔案管理和人力資源管理存在脫節現象

從人力資源和社會保障局當前檔案管理工作現狀來看，部分管理人員缺乏對檔案管理與人力資源兩者關系的正確認識，兩者在管理過程中存在嚴重的脫節現象，檔案管理在人力資源管理中的服務作用被限制，使得檔案管理在內容上僅停留在個人信息的整理與記錄，檔案管理實際效應難以全面發揮，對人力資源管理效果大打折扣，不僅影響人才價值的發揮，且不利于用人單位勞動生產率的提升，因此，檔案管理應與現代發展趨勢相適應，確保檔案管理和人力資源管理的有效銜接。

（二）人社檔案管理基礎設施相對陳舊

為促使人力資源和社會保障局檔案管理目標的實現，可靠完善的基礎設施是其中一項必不可少的條件，但部分地區由于地理位置以及經濟發展水平等方面的差異性，在檔案管理工作實際開展過程中，仍嚴重傳統人工統計和手動存儲的管理模式。

（三）檔案信息缺乏共享

現階段，人力資源和社會保障局與社會上其他組織之間尚未建立起資源共享平臺，部分高應用頻率的檔案信息在存儲過程中被分散，這種傳統的保存方法不但容易引起較大的誤差，管理工作質量難以有效保證，且給使用者帶來諸多不便。與此同時，隨著現代化社會的飛速進步與發展，無形中增加了對檔案資料時效性要求。

三、人力資源和社會保障局檔案管理改進方案

（一）加大在軟硬件基礎設施上的經費投入

為進一步推動人社檔案信息化管理目標的落實，需在保證紙質檔案相關材料完整性的基礎上，合理配置軟件設施及硬件設施。對此，在人社檔案管理工作開展過程中，應從實際角度出發，對管理過程中一系列投入進行系統調整，成立專項經費投入，積極構建檔案室，在強化檔案管理信息化的基礎上，對檔案實體管理的重要性進行明確，對軟硬件設備進行及時更新，為傳統單一化管理向現代信息化管理的轉變提供動力。

（二）增強人工智能的應用

在人力資源和社會保障局日常管理工作中，積極引入人工智能技術，不但有助于設備運營效率的提升，且能夠為設備打造良好的工作環境。相較于傳統管理方式，人工智能可在第一時間存儲或更新相關信息和材料，將第一手資料提供于相關查詢人員，進而從根本上實現工作運行的可持續性與有效性。此外，人工智能技術可自動生成報告，有效提升了辦公設備整體運營效率，不但節約了大量人工方面的成本，且與現代管理工作需求相適應。因此，應增強人工智能在人力資源和社會保障局檔案管理中的應用，提升對檔案室辦公設備應用水平，實現辦公自動化，促進管理質量和管理效率的提高和進步。

（三）樹立統一的數據庫標準

經調查研究發現，人社檔案管理工作在實際開展過程中所面臨的最大問題就是各類資源無法實現共享，針對這一現狀，需加快建立統一的數據庫標準。此外，在檔案管理工作中管理人員自身專業能力和綜合素質的缺失，某種程度上也不利于檔案管理工作的開展，削弱了檔案實際效應。因此，人力資源和社會保障局需積極引進先進辦公設備，構建統一化的數據庫標準，避免出現數據混亂或者數據丟失等現象。此外，需加強對檔案管理人員管理能力的培訓，通過聘請專業管理人員開展專項講座，使其掌握最新管理理念和管理手段，構建一支高素質、高水平的管理隊伍，更好的為人力資源和社會保障局提供服務，降低管理問題的發生幾率。

三、結論

綜上所述，新時代背景下，人力資源和社會保障局檔案管理工作面臨來自內部和外部的雙重挑戰，針對傳統管理模式下所滋生的一系列弊端與不足，人社單位應進一步加大在軟硬件基礎設施上的經費投入、增強人工智能的應用、樹立統一的數據庫標準等等，通過諸多措施的貫徹落實，提高人力資源和社會保障局檔案管理工作的系統性和高效性。

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