建筑施工企業材料采購環節內部控制分析

王克霞

關鍵詞：建筑施工 材料采購 內部控制

隨著市場經濟體制的逐漸完善、建筑施工過程中招投標體制的逐漸系統，建筑施工企業作為一類專門生產建筑材料以及建筑施工用品的企業門類，在市場競爭過程中越來與激烈，由于一些建筑施工企業不能夠合理的利用內部控制對材料成本進行管控，在競爭中又為了獲取項目工程的供貨權，不斷降低企業產品的競標價格，導致企業產品價格處于市場較低水準，最終使得企業的盈利降低，由此基于材料采購環節的內部控制才提上日程，企業逐漸重視內部控制。

一、建筑施工企業材料采購特點與風險

一般情況下各個項目之間的建筑材料因為需求原因具有較大的差別，項目之間的建筑材料不能夠混用，由于建筑項目之間存在著時間、空間上的差距，一般會按照單一建筑項目進行原材料采購，避免材料積壓、運費增加、材料過期的風險。

由以上采購特點導致了目前建筑施工企業材料采購存在以下風險：材料預算失誤，導致采購材料不足，不能夠在規定時間內完成材料生產，導致工期延誤，影響建筑施工完成進度;采購材料過剩，造成原材料積壓，占用廠房存儲區，影響企業資金鏈流動;原材料采購過程中沒有進行合理的市場調查，導致采購材料質量低于市場平均水平，嚴重影響建筑施工質量，采購原材料成本過高，導致建筑施工企業資金周轉出現問題;原材料采購廠家以及地區過于分散，原材料質量參差不齊，源頭難以定位;采購人員、原材料生產商、市場管理人員相互勾結，營私利，最終導致材料質量出現問題，企業虧損大量流動資金。

二、建筑施工企業材料采購環節內部控制措施

（一）構建供應商檔案管理體系，合理選擇材料供應商

為了確保采購材料的來源有跡可循，建筑施工企業應當構建合理的供應商檔案管理體系，由采購環節中主要的財務、采購、技術等主要的三個部門對供應商條件進行審查，考察供應商經營合法性，考察公司的規模形式，考察供應商的供貨歷史以及供貨企業與供貨項目，考察供應商的產品售后服務問題，對比相同類型供貨商的價格。在審查結束后，與企業曾經的供應商進行比較最終確定供貨商，并建立檔案。在此基礎上，企業應該建立材料采購風險評估機制，通過成立專門的風險評估小組，降低材料采購的相關隱患。同時企業還可以根據自身情況，聘請資深專家協助企業進行風險預測。特別是要針對企業實際運行和發展情況，制定科學、合理的風險預測水平指標，有效避免重大經濟損失。

例如：建筑施工企業在采購螺紋鋼的過程中，首先應當檢查供應商的經營合法性，對于供應商提供的螺紋鋼進行檢驗，檢驗硬度、碳含量、查看生產加工工藝，在一系列考察結束并最終確定其為供貨單位后，將相關信息借助數字媒體技術錄入電子檔案，進行長期保存，將簽訂合同以掃描件的形式進行存儲。

（二）制定采購計劃建立申購制度

采購計劃的制定主要由工程預算人員進行，首先工程預算人員根據建筑施工圖紙中的建筑需求以及設計要求，計算出具體的材料需求并以電子數據的形式上傳項目材料需求列表中，財務部以及采購部根據材料需求列表進行粗略的價格預算，針對不同的建筑材料以及建筑需求制定合理的采購計劃，采購計劃需要進行相關負責人的審批。同時企業可以成立相關的采購小組，集體協商選擇口碑好、質量高的供應商，確保采購活動的透明度和公開性。企業要建立健全材料采購定價機制，盡量減少人為因素對購買價格的影響。由此有效降低采購價格的含水量，避免出現貪污腐化行為。此外，企業還需要加強物資采購后的驗收，通過技術員和庫管員的嚴格驗收，統一驗收入庫，仔細做好物料登記，為后續材料的使用與檢查做好準備。而且企業在采購材料時，應該保證物資采購信息的暢通，及時掌握企業現階段的實際經營情況和業務發展中存在的各種問題。企業要注意收集材料采購信息，包括材料市場的實際供應情況、材料價格波動情況等，發現材料的采購信息在傳遞過程中存在問題，避免出現不良后果。此外企業也要定期組織召開相關集體會議，加強材料采購信息溝通，加強材料采購內部控制確保信息傳遞的有效性和有序性，避免出現建筑材料缺乏或者浪費問題。

（三）完善監管機制

建筑施工企業的采購過程涉及材料較多，步驟復雜，因此在進行采購前首先制定較為完整的采購體系，明確分工，做好采購過程中各個階段的監督管理，使得采購過程中的各個部門能夠分工明確相互協作，將責任具體到部門、負責人，實現責任承擔制度，具體步驟可以分為：決策、執行、驗收、結算等。對于每個步驟以及涉及部門安排監管人員進行監管，保證采購流程的順暢與規范。企業要保證內部審計部門能夠對企業的經營等方面進行監督，進而建立健全材料采購監管體系。一旦發現企業經營管理中的問題，相關人員要跟管理層和上級進行匯報，確保匯報渠道暢通，使企業高層真正了解基層實際情況。同時企業要建立一支高素質的監管隊伍，加大培訓力度。其中的檢查監督人員不僅要有書面表達能力，但也有相關的法律和財務知識。企業可以定期邀請相關專家進入企業進行專題講座 使全體工作人員形成自學習慣，使企業內部工作人員了解企業的實際經營和發展情況，提高企業材料采購的內部控制水平。例如企業可以將職工工資收入與項目效益貢獻掛鉤，讓職工自覺參與成本控制，解決企業過程中的出現的采購問題。特別是要對實現成本控制目標的職工給予獎勵，這樣從多方面保證材料采購環節的優化。

例如：在居民樓建筑材料采購過程中，采購人員要嚴格按照采購計劃中的材料以及供應商進行采購，對于涉及到的大宗原材料，采用招投標的方式進行或依照簽署的合同進行采購，對于小額材料，采用零購的方式進行，在零購期間監管人員要嚴格進行監管，防止出現營私舞弊的想象，對于違規采購的人員要進行嚴格的追責。此外企業還應該加強文化精神建設，提高員工的道德修養和法治意識。企業要始終把加強企業文化建設放在戰略位置，樹立良好的團隊精神進而確保內部監督體系的有效實施，優化企業材料采購環節。

三、結束語

建筑施工企業在進行采購過程中要著重強調內部控制的重要性，通過制定合理的計劃與方案，避免出現采購失誤的現象，充分利用市場經濟環境下的各種資源進行招投標，在保證材料質量的基礎上提升企業收入，提高企業效率，實現企業的穩步持續健康發展。

參考文獻

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