干部人事檔案管理信息化建設(shè)研究

孫寧寧

摘要：進(jìn)入現(xiàn)代社會之后，信息化建設(shè)成為各行各業(yè)面臨的事情。干部檔案工作的信息化建設(shè)對黨和國家而言都是信息建設(shè)重要的部分，在新時(shí)期，從干部人事檔案工作的出發(fā)點(diǎn)與落腳點(diǎn)考慮，建立干部人事檔案管理有很現(xiàn)實(shí)的意義。筆者針對新形勢下干部人事檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、合理化進(jìn)行探討，力求提高現(xiàn)代人事檔案工作的服務(wù)質(zhì)量，為干部人事檔案管理信息化建設(shè)提供科學(xué)的理論參考。

關(guān)鍵詞：干部人事;檔案管理;信息化建設(shè)

干部人事檔案管理信息化建設(shè)在現(xiàn)代信息社會中具有很重要的作用，在記錄個人從事社會活動的過程，也有利于單位選拔優(yōu)秀的人才，對于干部隊(duì)伍的建設(shè)有很重要的意義。在建設(shè)現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位干部隊(duì)伍的過程中，運(yùn)用信息化建設(shè)和管理，可以對干部人事工作規(guī)范化管理起到很重要的作用。

1.干部人事檔案管理

干部人事檔案管理信息化建設(shè)是運(yùn)用計(jì)算機(jī)的軟件管理分類檔案信息，對檔案信息提取分析以及加工，方便檔案管理人員與領(lǐng)導(dǎo)可以直接掌握干部的基礎(chǔ)資料，提高單位的工作效率。與傳統(tǒng)檔案資料管理方式相比，信息化檔案管理運(yùn)用數(shù)字化的方式方便查詢和修改，運(yùn)用移動終端快速傳遞提高檔案的運(yùn)用效率，有利于降低檔案管理成本。干部人事檔案具有一定的特點(diǎn)，如統(tǒng)一性，干部人事檔案在分類上基本一致;其次是分散性，干部人事檔案的分散性是由干部人事檔案材料的收集來決定的，形成檔案的材料內(nèi)部來源地多樣，也就造成了檔案的分散性;檔案實(shí)體還存在流動性，干部的流動造成檔案的流動性，干部身份的終身制被打破之后檔案的管理的難度也不斷提升，造成了干部人事檔案傳遞工作的復(fù)雜性。

2.干部人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

針對于當(dāng)前的實(shí)際情況，從現(xiàn)實(shí)的工作需求出發(fā)，信息化干部人事檔案管理的優(yōu)勢在于：①可以降低干部人事檔案工作人員的勞動強(qiáng)度，干部人事檔案的管理形式是動態(tài)的管理，對于存在變動的個人，檔案管理人員需要及時(shí)記錄并且存檔[1]。建設(shè)信息化管理之后，當(dāng)個人出現(xiàn)變動情況下，檔案管理工會工作人員只需要登陸搜尋信息，記錄變動個人信息即可，對于人事檔案管理而言，方便了很多。②檔案管理工作冗雜且繁瑣，在相關(guān)的檔案管理工作中，運(yùn)用信息化建設(shè)人事檔案，就可以保證干部人事檔案之間的動態(tài)性和連續(xù)性。數(shù)字化的處理功能，大大降低了人事檔案管理的難度，建設(shè)信息化檔案管理之后干部人事信息的數(shù)據(jù)處理都可以在終端自動完成，大大提升了效率。③滿足檔案工作的保密性，人事檔案管理工作是一項(xiàng)保密性非常高的工作，在傳統(tǒng)的管理中人們需要考慮到干部人事檔案信息的安全性和保密性，即便信息化建設(shè)完成之后也需要考慮到檔案信息的安全性保密性。在完成信息化建設(shè)之后，在保證干部人事管理工作人員具備高度的政治覺悟以及優(yōu)良的道德觀念的情況下，人事檔案信息泄露的可能性非常低。

3.干部人事檔案信息化管理

3.1 ?保證干部人事檔案信息化管理人員的現(xiàn)代意識

在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，工作人員一般很少和外界人員接觸，因此封閉性比較強(qiáng)。要改變這種情況就需要不斷更新管理人員的觀念，不斷進(jìn)取努力接受現(xiàn)代的信息和知識，接觸社會主義理論踐行社會主義發(fā)展觀，在發(fā)展的過程中關(guān)注改革開放的新形勢和新理論，將社會活動和干部人事檔案管理工作結(jié)合在一起，改善原本封閉式檔案管理的情況。進(jìn)入信息化時(shí)代之后檔案管理人員的現(xiàn)代化意識也需要不斷加強(qiáng)，因此要求檔案管理人員需要不斷接觸現(xiàn)代理論，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識，充分運(yùn)用檔案管理工作的便利，了解檔案管理工作對現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位起到的作用，并且為相關(guān)的單位提供優(yōu)良的服務(wù)。

3.2 ?強(qiáng)化干部人事檔案管理的安全性與保密性

信息技術(shù)的發(fā)展為干部人事檔案的管理提供了直接的渠道，運(yùn)用檔案的渠道更加直接方便，隨之也給檔案信息的正確運(yùn)用帶來了一定的隱患。運(yùn)用信息化將會給信息安全帶來一定的隱患，在當(dāng)前的發(fā)展中一些單位在建設(shè)檔案信息管理的過程中安全意識往往還不夠高，信息的泄露對機(jī)關(guān)單位將會造成難以估量的損失，再加上信息化建設(shè)的完成對計(jì)算機(jī)的依賴性明顯提升，這就需要對電子文件的保存方式、存儲材料、載體等有一定的了解。在管理工作進(jìn)行的過程中還需要干部人事檔案管理工作人員認(rèn)真研究相關(guān)的政策和指導(dǎo)意見，對于計(jì)算機(jī)嚴(yán)格加密，保證信息的安全[2]。如對數(shù)據(jù)庫加密，使用分類加密的方式，檔案的保密性和使用性在內(nèi)部一定要得到合理的貫徹。在進(jìn)行的工作的過程中既要貫徹一直以來的開放性理念，同時(shí)也需要警惕不設(shè)限制的開放思想。在實(shí)際運(yùn)用的過程中電子檔案的存儲環(huán)境、保存方式都有特別的要求，進(jìn)行管理的工作人員也需要對存儲環(huán)境進(jìn)行研究，做好電子檔案的管理和保護(hù)。

3.3 ?強(qiáng)化法律保護(hù)

干部人事檔案管理工作需要相對應(yīng)的法律環(huán)境，相關(guān)工作的進(jìn)行需要一法律作為保護(hù)。個人檔案形成之后，往往會存在一系列非常復(fù)雜的關(guān)系以及法律層面的很多問題，在進(jìn)行管理的過程中就需要采取法律的方式對其進(jìn)行保護(hù)。干部人事檔案工作要正常進(jìn)行就需要利用法律法規(guī)進(jìn)行，因此采取依法治檔的手段。在單位內(nèi)部需要強(qiáng)調(diào)法律意識，除了檔案管理工作人員之外還需要了解《檔案法》，組織內(nèi)部員工熟悉法律對檔案管理的規(guī)定，保證檔案管理工作有法律作為支撐。對于檔案管理工作人員的相關(guān)需求，都需要盡力滿足。在現(xiàn)代化發(fā)展快速的情況下，立法也需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新發(fā)展，可以從立法的角度出發(fā)，建設(shè)起具有現(xiàn)代信息的干部人事檔案管理，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展和進(jìn)步。

結(jié)語：干部人事檔案管理信息化發(fā)展有利于現(xiàn)代檔案管理的建設(shè)，能夠提升檔案運(yùn)用的效率，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位干部人事信息管理的社會化發(fā)展，對于干部檔案的信息化管理有非常現(xiàn)實(shí)的意義。在這種情況下需要為機(jī)關(guān)單位人事檔案管理人員創(chuàng)造出一定的條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的現(xiàn)代化發(fā)展和進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理的信息化變革。

參考文獻(xiàn)：

[1]王梅. 探究新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)[J]. 人力資源管理， 2018（1）：190-191.

[2]李旭紅. 干部人事檔案數(shù)字化外包風(fēng)險(xiǎn)及對策探析[J]. 中國檔案， 2018（1）：42-43.