淺談新形勢下如何做好基層檔案管理

費金霞

摘 要：通過介紹新形勢下檔案管理的特點，剖析目前基層檔案管理存在的問題，指出一系列提升新形勢下檔案管理的途徑。

關鍵詞：電子檔案;利用主體;檔案改革

進入新世紀以來，隨著計算機信息技術的普及，檔案載體多樣化顯現，在原有紙質檔案、聲像檔案和實物檔案等的基礎上更多地加入了電子檔案，尤其是近年來OA系統的普及使得各級部門日常政務的電子檔案驟增，短視頻、碎片化信息更是充斥著人們生活的方方面面。在新形勢下如何做好檔案管理，更加便捷地服務社會經濟發展已經成為檔案工作者亟待解決的課題。筆者結合本職工作，就如何提高檔案管理水平，談談自己粗淺的見識和體會。

1 新形勢下檔案管理的特點

1.1 檔案形式多樣化、復雜化

檔案管理主要是利用載體進行記錄，同時進行分門別類的存放。隨著現代社會科技進步、經濟發展，特別是信息技術產品的廣泛應用，檔案種類日益豐富，載體也趨于多樣化，更多地加入了電子文件、照片、視頻、音頻等檔案形式。載體的多樣化促使檔案管理工作日趨繁雜，對檔案管理人員的工作能力提出了更高要求。

1.2 檔案利用主體轉移

“檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。”[1]《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中這一提法更加旗幟鮮明把人民群眾納入檔案工作服務的范疇，更加突顯了人民群眾是歷史的創造者，國家的主人這一根本宗旨。同時明確檔案不僅僅服務于行政機構、企事業單位，更重要地要記錄黨的惠民政策如何便民為民，促進民生發展。根據“十三五”期間我館接受社會各界查檔統計數據顯示，民生檔案的查閱比例已經由以前的10%-20%增加到60%-70%，尤其是婚姻檔案、招工檔案等的查閱利用更是占據榜首，檔案利用的主體已經轉為人民群眾，這項轉變要求檔案接待人員需要有更強的責任心和耐心，要適應檔案工作由幕后轉為臺前的這一歷史變化。

1.3 檔案管理規范性、保密性和服務性

檔案最主要的功能是真實記錄黨和國家各項工作及人民群眾各方面情況，這就對檔案的規范性、安全性都提出很高的要求，這就意味著檔案工作者必須認真仔細，有高度的責任感;檔案利用是為各界查檔人士提供歷史依據，這就需要檔案接待者需要充足的專業知識和極強的服務意識。

2 新形勢下檔案管理存在的問題

2.1 立檔單位對檔案工作不夠重視

部分地區的立檔單位不夠重視檔案工作，沒有把檔案工作當作是必不可少的基礎性工作，而是當成可有可無的事項，往往是說起來重要，忙起來不要。

2.2 檔案的收管用不與時俱進

新形勢下檔案工作已經發生新的變化，而目前在基層檔案館，由于館庫陳舊、館藏有限、經費不足、人員短缺等諸多原因，多數檔案的收集模式、管理手段、服務機制還是老一套，并沒有依據新情況加以創新，造成不能有效地把檔案收全、管好、用活。

2.3 檔案管理人員素質不高

新形勢下檔案內容極大豐富，載體形態和管理、利用手段極大改變，檔案工作覆蓋領域和作用也極大延伸，但檔案工作人員的思想觀念、知識結構、技術手段等跟不上工作需要，人員素質沒有相應提高，進而影響檔案工作的有效開展和高效服務。

3 新形勢下提升檔案管理的途徑

3.1 主動作為，深化檔案工作改革

新形勢下檔案工作面臨著許多新的挑戰，如開展檔案數字化、檔案信息化，對電子文件形成和歸檔的全程監督指導等，這些挑戰意味著檔案館的工作格局將發生新的改變，檔案館已不能穩坐辦公室等待立檔單位將檔案收集后移交，不能僅僅局限于整理文書檔案的專業理論培訓和實踐操作整理，新的改變將促使檔案信息化納入單位信息化建設整體規劃，因此檔案工作人員需要主動作為，提早介入，根據地方實際擬定本地區切實可行并能有效推行的信息化建設方案，對轄區檔案工作者進行推廣培訓，積極爭取黨政機關、企事業單位的大力支持，并對其在檔案整理、歸檔工作中進行業務指導，與時俱進地履行好新形勢下的檔案工作職責。

3.2 加大檔案宣傳力度

習近平總書記曾對檔案工作作出批示：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”檔案的重要性不言而喻。檔案一直在默默無聞地記錄著歷史，靜靜地講述著過去發生的故事，而進入新世紀以來，科技蓬勃發展，“酒香仍怕巷子深”，檔案需要走進公眾視野，通過各融媒體、自媒體、社交媒體等讓社會各界對檔案工作有全新的認識，認識到位即可關注到位，關注到位才可爭取支持到位，當全社會認識到檔案的價值并能廣泛予以宣傳，對檔案工作予以大力支持，沉睡的檔案就將活起來，從而更好服務于當今的經濟社會發展。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質

“人才是第一生產力”，因此新形勢下做好檔案管理必須儲備好檔案專業人才。筆者認為可以通過兩方面提高管理人員的綜合素質：一是通過“走出去學先進”“引進來傳經驗”等方式參加各種培訓、業務交流、繼續教育等來更新現有檔案人員對新形勢下檔案工作的認知，樹立現代化檔案管理的理念，提升現有檔案人員的從業水平;二是根據實際工作需要，引進或聘用一批有一定文化水平與相關業務能力的技術人才。通過多種途徑提高檔案人才隊伍的專業素養和綜合能力，更加快捷、有效地完善新形勢下檔案管理工作。

3.4 支持社會力量參與檔案事務

黨的十八屆三中全會關于全面深化改革的決議中提出要推廣政府購買服務，引入競爭機制，通過合同、委托等方式向社會購買，這一做法可以探索在檔案部門試行。競爭機制促使我們可以優勝劣汰，這樣可以將檔案部門的部分服務借助社會力量開展，實現資源有效配置，解決檔案部門目前編制較少但任務較重的現實。同時在借助社會力量時，要嚴格加以管理，把檔案安全作為“規范和支持”的前提，確保檔案工作的保密性、規范性和安全性。

此外，在檔案利用時，可以本著“寧讓信息多跑路，不讓群眾多跑腿”的原則，做好檔案查閱網絡信息平臺建設，創新性地將檔案利用納入政務服務大廳，更加便捷地為查檔群眾服務;有條件地可以建立專屬APP，讓群眾不出門就可以實現檔案查閱利用。

檔案是對歷史的記載，記錄著黨的政策在各地的具體實踐，見證著地方的社會經濟發展。做好檔案管理工作，就是講述好當地發生的歷史故事。只有完善檔案工作體制，深化檔案工作改革，加強檔案現代化管理，不斷提高檔案管理人員素質，增強服務意識，逐步實現檔案管理向制度化、規范化、科學化方向發展，才能真正實現檔案的價值，更好地服務于黨和政府、服務于社會各方利用。

參考文獻

[1]楊冬權.《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的解讀[J].中國檔案，2014（05）.