物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用探究

馬宏正

【摘要】物聯網技術通過RIFD（無線射頻識別技術）和WSN（無線傳感器網絡）實現人與物的互聯、物與物的互聯，與大數據技術和云計算等技術協同推進了當前的智慧城市建設和發展。在智慧檔案館建設中利用物聯網技術不僅可以實現云端檔案管理，還能夠推進檔案館的實體智能化管理。本文將深入探究物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用，并討論進一步發展的策略。

【關鍵詞】物聯網技術;智慧檔案館;智能化;RIFD;WSN

2009年，溫家寶同志在“感知中國”的講話中將我國的物聯網技術研究和應用推向了高潮，讓越來越多的人了解這一概念。在10年的發展歷程中，互聯網技術、大數據技術以及云計算等詞匯逐漸被人們所熟知，但是對于物聯網的具體操作和連接等還是存在“留白”狀態。檔案館建設是我國社會主義精神文明建設以及文化自信和文化自覺建設的重要基石，我們要知道自己的歷史，更要知道自己從哪兒來。面對體量龐大的檔案管理以及分門別類的各類檔案科室，物聯網技術在其中的運用，不僅是提升智慧檔案館建設水平，更是提升我國檔案館工作管理效率和安全性的必由之路。

一、傳統檔案館建設問題和不足

（一）部分紙質檔案數字化轉化難度大，管理難度大。隨著互聯網技術的發展，尤其是大數據技術的應用以及大數據庫的建設，很多檔案館紛紛進行數字化建設和信息化建設，將紙質檔案進行信息化錄入和數據化存儲。我國“十三五”規劃提出“到2020年初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”，在此基礎上，全面推進我國檔案館資源的數字化，增量電子化。數字化檔案相對于紙質檔案，具有查找方便且能夠跨越時空限制的優點，但是在我國檔案館智慧化建設過程中也存在部分紙質檔案數字化轉化難度大的問題，無形中增加了智慧檔案館建設難度。在檔案館數字化過程中，部分檔案難以進行數字化加工，導致其需要采用傳統的管理方法加以管理。同時，在增量電子化方面，部門間溝通不緊密，部門系統之間缺乏相應的對接聯網建設等現實性問題也在一定程度上影響了電子檔案歸檔管理。綜上，智慧檔案館建設僅僅依靠數字化或者信息化建設是遠遠不夠的，呼喚物聯網技術在其中的運用。

（二）檔案管理效率低且出錯率較高。傳統檔案館管理過程中，需要人工進行檔案的出入庫管理，需要認真核對和擺放檔案位置等。但是規模龐大的檔案資源，無疑給檔案管理人員帶來了巨大的工作壓力，導致在檔案管理過程中需要耗費大量的人力和時間成本。不僅如此，檔案館資源規模與檔案館人力資源的懸殊，還會增加檔案管理出錯率，導致檔案歸置錯誤，繼而影響利用檔案人員查找相關檔案。由此可見，檔案管理效率低且出錯率較高的傳統檔案館管理現實呼吁物聯網技術在其中的運用。

（三）檔案館安全管理存在漏洞。檔案館當中有大量寶貴文獻資料，對保管環境有較高的要求，需要做好檔案“八防”。庫房中空氣濕度有著較高的要求，對檔案館的防火建設也有著較高的要求，但是在實際管理過程中，檔案館并不能實時監控其中的溫濕度問題以及火災發生概率等。這就導致檔案館的安全管理存在一定的漏洞，嚴重影響著檔案安全以及檔案館工作人員的人身安全。除此之外，檔案館的檔案還有被盜的風險，無論是電子檔案還是紙質檔案，在實際管理過程中都沒有受到完善的監督和管理。如若檔案丟失，在后期盤點中才能夠發現，這嚴重威脅著我國的檔案管理安全。

二、物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用

（一）檔案出入庫和整理工作層面的管理應用。在智慧檔案館建設過程中，應用物聯網技術中的RIFD技術和WSN技術，能夠通過貼在檔案上的RIFD標簽來識別檔案的位置，這樣一來，能夠方便檔案歸檔管理，方便人員借閱檔案。在物聯網技術應用基礎上，無論是檔案館的工作人員還是外來工作人員，都可以通過統一的數據查找系統快速找到自己所需要的檔案，也能夠在檔案出入庫整理過程中迅速定位和歸類，極大提升了檔案館工作效率，大大降低了檔案歸檔出錯的概率，有效提升了我國智慧檔案館建設效率和效果。物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用是我國檔案管理未來智慧化管理和建設的重要趨勢。

（二）檔案館安全監管層面的管理應用。在安全管理層面，主要是針對檔案被盜取的管理。物聯網技術能夠實現檔案與檔案館之間的關聯，利用檔案上的RIFD標簽以及WSN技術，能夠有效追溯和定位檔案位置，在一定程度上能夠提升檔案找回概率。除此之外，檔案資源管理情況也可以基于物聯網技術的應用以及大數據庫統計技術的管理，實時查看館內檔案情況，在一定程度上減輕了定期盤點的工作量，也能夠幫助智慧檔案館管理人員及時發現檔案的缺失情況。由此可見，物聯網技術在智慧檔案館安全監管層面的管理應用，對于提高檔案安全系數具有重要意義。

（三）檔案館庫房常規管理層面的應用。在智慧檔案館庫房的常規管理層面，物聯網技術同樣能夠發揮很好的作用。在庫房溫濕度調節方面，可以通過溫濕度傳感機制進行實時監控和自動化調節;在火警監測和消防聯動方面，可以通過煙感器進行監測，與消防報警系統實現互聯，在第一時間發出火警信報并報警;在庫房空氣管理以及光照管理等方面，都可以利用相應的監測設備，然后利用無線傳感技術進行傳導和控制。物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用，在很大程度上提升了檔案館的自動化和智能化水平，能夠為檔案管理營造一個更為科學標準的環境。

（四）基于用戶需求的知識服務創新層面的管理應用。智慧檔案館建設并不僅僅局限于自動化或者智能化層面，其還需要關注人的感受和需求。因此，在物聯網技術的支持下，智慧檔案館建設應該基于用戶需求展開知識服務創新。利用RIFD技術可以對用戶需求進行智能識別，然后分析用戶需求，在此基礎上為用戶提供更為精準的知識服務。這樣的知識服務創新不僅有效提升了檔案查找效率，也簡化了相應的檔案借閱手續，能夠幫助用戶更快捷和高效地找到想要的檔案。這也有助于提升智慧檔案館的用戶滿意度，對于智慧檔案館建設大有助益。

三、結語

綜上所述，在互聯網時代背景下，大量新技術和新應用正在改變著我們的生活和學習。無論是大數據技術的應用還是物聯網技術的應用，都有效推進了我們生活的智能化和信息化，我們可以足不出戶進行相應手續的辦理，也可以遠程借閱檔案。檔案館作為我國重要的知識財富，其在傳統觀念中是貯藏著大量紙質檔案的場館。但是隨著檔案館數字化和信息化建設的發展，電子檔案數量正在逐步增加。在此基礎上，物聯網技術在智慧檔案館建設中的應用在一定程度上提升了電子檔案的安全性，也能夠提升檔案館的工作效率，降低檔案館的工作出錯率。在智慧檔案館紙質文檔管理、常規庫房管理、安全管理以及知識服務創新等方面，物聯網技術都得到了很好的應用并發揮了應有的作用。物聯網技術不僅僅是人與物的互聯、物與物的互聯，其與大數據技術以及云計算等現代互聯網技術的融合，能夠在智慧檔案館建設中迸發強大的力量。智慧檔案館的建設和發展也是順應互聯網發展潮流所作出的創新，對于我國檔案管理質量和效率提升具有重要的現實意義。

【課題項目：中國管理科學研究院教育創新研究所《教育教學理論與實踐探究》十三五規劃課題“高校智慧檔案館建設”（課題編號：CXS1200086201900155）】

【參考文獻】

[1]顧玉妮.大數據應用與智慧檔案館建設的思考[J].城建檔案，2019（08）：34-35.

[2]程剛.大數據在企業智慧檔案館建設中的應用[J].城建檔案，2018（12）：17-18.

[3]陳亮.人工智能技術在智慧檔案館建設中的應用初探——以太倉市檔案館為例[J].檔案與建設，2016（07）：80-82.