信息化環境下建設項目檔案管理模式思考

劉微

【摘要】本文分析了信息化環境下，項目檔案仍然處于傳統手工管理的原因，以及項目檔案傳統管理模式所體現出的弊端，并以此為基礎分別從“收”“管”“用”三個方面對建設項目檔案管理模式進行思考，進而提出“檔案資料數字化、檔案管理信息化、檔案服務知識化”的對策和建議，供企業檔案部門在實際工作中參考。

【關鍵詞】信息化;項目檔案;管理模式

一、概述

近年來，互聯網技術的蓬勃發展正深刻影響著人們的工作和生活。隨著各行業網絡化、數字化、信息化、智能化的不斷推進，互聯網技術已經漸漸滲透到生產生活的各個環節。產業互聯網、工業4.0、“互聯網+”等新的發展理念和發展模式相繼涌現，互通互聯、資源共享、產業融通、能力協同成為推動企業發展的新要求。

面對新形勢，各企業與時俱進，紛紛進行了企業信息化建設，由此企業檔案工作的管理內容、審批流程、服務模式也在不斷發生著變化。目前在航空企業內部，已有部分企業具備了電子文件制作、電子審簽及電子歸檔能力，實現了檔案數字化管理并開始探索“單套制”歸檔;部分企業處于計算機輔助檔案管理階段。但無論企業的檔案管理處于何種階段，對于建設項目檔案來說，基本停留在傳統的手工管理階段，只能通過計算機查詢到項目檔案目錄。

建設項目檔案（以下簡稱項目檔案）是建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、設備材料采購、施工、監理、檢測及竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的項目文件。項目檔案具有形成時間跨度大、來源廣泛、數量繁多、種類多樣、專業性強、審批嚴格、版本多變、管理難度大等特點。正是因為項目檔案所獨有的特點，加大了項目檔案信息化推進的難度。但是在企業管理信息化、科研生產信息化的大環境下，項目檔案傳統手工管理方式所帶來的弊端體現得越來越明顯，項目檔案的管理手段、存儲方式、提供利用等技術也必然隨之發生根本性改變。

二、項目檔案傳統手工管理模式的弊端

（一）項目檔案管理效率低，與項目管理脫節，很難實現全程管控。按照國家檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等要求，應將項目檔案管理納入項目管理程序，與項目建設工作同步開展。目前，檔案管理部門在作項目檔案歸檔計劃、分配歸檔清單、宣貫歸檔要求的時候，都必須通過OA郵件或電話、微信等方式通知各負責人;臨近節點再分別催檔，效率低且效果差。而且在項目出現變更、延期等情況的時候，無法及時獲得項目信息并更改歸檔計劃，導致項目檔案管理與項目管理脫節，很難實現全程管控。

（二）紙制文件歸檔審查不嚴，整改問題多，影響項目驗收進程。項目檔案因建設項目投資大、周期長、涉及范圍廣，而產生大量種類繁多的項目文件。非標設備檔案從方案設計、招標采購、開箱驗收、安裝調試到后期驗收總結，基建檔案從勘察、設計、施工、監理到竣工驗收，每一套設備每一個環節都有其特殊性，而在紙制歸檔過程中，因項目文件分散在個人手中，沒有經過相應的負責人或主管領導的檢查及審批，導致項目文件參差不齊，在后期進行系統檢查或評審過程中，會產生大量整改問題，影響到項目驗收進程。

（三）檔案服務被動，無法從“檔案借閱”服務方式向“知識提供”服務方式轉變。隨著信息化、大數據時代的到來，賦予檔案管理工作者的使命已經不僅僅是做好“企業歷史的守護者”那樣簡單了。檔案管理部門作為企業的數據庫，能否以最快的速度為用戶提供急需的資源，直接體現了檔案管理部門的服務水平。而傳統的紙制檔案借閱方式查詢效率低、手續繁瑣、內容分散，無法將“死”檔案變成“活”資源提供給用戶。

三、建設項目檔案管理模式的思考

（一）建設項目檔案資料數字化。目前，建設項目檔案紙制歸檔已不能為企業提供快捷、簡便、準確、靈活的信息服務，但在單套制歸檔的技術支持、文件規范不夠成熟的情況下，可以考慮建立項目檔案管理系統，暫行電子文件與紙制文件雙套制歸檔，既能為將來電子檔案單套制歸檔奠定堅實的基礎，又能解決檔案部門提供“知識服務”的信息化需求。為多獲項目文件，在進行項目檔案管理系統架構設計時應充分考慮數據來源的分類，例如可以分為業務系統數據、郵箱采集數據、個人計算機創建文件以及外來文件等。針對業務系統數據和OA郵箱數據的采集，可將項目檔案管理系統對接前端業務平臺，實現電子文件直接向項目檔案管理系統在線歸檔。針對個人計算機產生的電子文件，可以在項目檔案管理系統設計離散文件管控模塊、為用戶提供各類文件模板，實現電子文件的在線創建、編輯、版本控制及審批流轉等功能。針對外來文件，其是由各參建單位和設備供應商提供的設計、施工、監理文件以及設備隨機資料等，來源廣泛、數量眾多，而且各參建單位的信息化水平參差不齊，項目資料的具體情況復雜多樣，很難對電子文件歸檔提出統一要求。但在進行系統設計時，既要為信息化水平先進的參建單位提供能夠直接上傳電子檔案的客戶端接口，又要為只能提供紙制文件的參建單位提供紙制檔案掃描上傳的接口，并對上傳文件及數據著錄信息的有效性、完整性進行自動檢驗。

（二）檔案管理信息化。項目檔案因涉及歸檔人員眾多，且歸檔文件種類多樣，針對不同情況的歸檔要求及歸檔范圍不盡相同，單純靠檔案管理人員通過郵件或口頭通知的方式，不僅工作效率低，且缺少監督反饋機制，管理工作很難貫徹。在企業管理信息化環境下，搭建項目檔案信息化管理平臺，使項目檔案管理工作從傳統手工管理向計算機管理、從經驗管理向科學管理發展。1.業務指導、進度管控信息化。實現項目檔案管理系統與項目管理系統的聯動，使項目信息能夠及時共享。檔案負責人通過項目檔案管理系統平臺能夠及時了解項目任務的分解情況與各個子項目的進展情況，并根據項目實際情況制定項目檔案歸檔計劃以及歸檔任務指導書。然后，通過信息化平臺推送給相關部門領導及責任人，并在臨近節點前設置系統自動提醒功能，督促相關人員按照自查要求與歸檔計劃整理文件并完成歸檔。盡管子項目內容會發生變更或者延期，但由于系統聯動，檔案管理人員也能實時獲得項目變更信息，以便及時調整歸檔計劃及歸檔要求，同樣可以利用信息化平臺推送更改的計劃給相關責任人。到達節點后，項目管理人員及主管領導可以在系統中直觀看到檔案的收集進度，并對歸檔部門及歸檔責任人進行績效考核。這樣不僅可以減輕檔案管理人員的工作強度并提高工作效率，同時也便于各部門領導及時了解歸檔情況，并落實歸檔責任制和相應的考核機制。2.質量控制信息化。在電子文件歸檔模塊設置“逐級審批”制度，有效避免項目文件無人審查，尤其是施工文件缺少施工單位自查、監理單位審查、建設單位工程管理部門等過程審查，直接流入檔案管理部門的尷尬局面。另外，依據國家和行業建設項目檔案管理規范，建立文件收集模板數據庫，為各階段文件收集提供標準樣例及指導，并利用信息化手段對歸檔文件的真實性、完整性、可用性及安全性進行全方位檢測。這樣不僅可以有效解決紙制歸檔無人把關、文件質量參差不齊的現象，還可以按照標準的接口規范所有歸檔文件，實現用科學技術管理代替個人經驗管理的模式轉變。3.問題反饋信息化。在項目檔案管理中，實時或階段性反饋項目檔案存在的問題，定期向主管領導匯報歸檔完成情況是檔案管理人員必不可少的工作內容。檔案管理人員運用信息化手段，如果發現歸檔文件存在問題，可以在系統上實時退回，動態反映歸檔文件的所在狀態，并注明退回原因及修改要求。在以紙制檔案為主的項目檔案驗收前提下，同樣可以通過信息化平臺集中反饋檔案咨詢及階段性評審的整改問題清單，促進整改責任制的落實并提高檔案整改效率。另外，信息化手段在對歸檔文件份數、頁數、卷數及歸檔率等數據統計及通報方面，無疑具備極大優勢，既減輕了檔案管理人員的工作負擔，又提高了數據統計的準確率。

（三）檔案服務知識化。1.提升檔案利用效率。檔案管理部門要轉變項目檔案服務模式，從檔案實體的提供到專業知識的提供，首先要提升檔案的利用效率，那么必須改變紙制審批、目錄檢索、紙制閱覽的檔案利用方式，應在項目檔案管理系統中設置檔案利用模塊，完善檔案的檢索功能，建立目錄數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫以及專題數據庫，實現檔案借閱的在線審批、在線檢索以及在線閱讀的功能。同時，建立資源共享利用平臺，推動檔案利用網絡化，檔案利用者通過登錄局域網或移動互聯網，輸入用戶名和密碼，即可根據檔案是否涉密以及自身權限查詢到相關檔案資料，這樣可以提升檔案的利用效率。2.變“檔案庫”為“知識庫”。通過檔案信息化平臺，利用人工智能、大數據分析技術將信息經過分析、加工后，形成綜合性的知識內容再呈現給用戶。從具體內容來看，可以進行知識挖掘，為單位技術人員提供專業知識;又可以進行數據分析，為領導決策及科研生產提供依據;還能開展檔案編研以及個性專題服務，為企業宣傳提供素材，從而實現檔案管理部門的增值服務。

四、結束語

信息化環境下，檔案管理部門必須加快項目檔案發展模式的探索，加快管理方式的轉變，進而優化項目管理流程，提高檔案利用效率，更好地服務于企業的日常科研生產與管理。新形勢下，檔案管理人員面對新的機遇與挑戰，應當拓寬視野，不僅要掌握檔案管理專業知識，更要努力學習項目管理理念與信息化技術，提升自身競爭力，從傳統手工管理向信息化管理、從“被動服務”向“主動服務”轉變，從而推動項目檔案管理模式不斷成熟與完善。

【參考文獻】

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