國有企業會計檔案電子化管理探索研究

石玲俠

【摘要】隨著科學技術的不斷發展，傳統的工作流程與模式發生了巨大變革，企業不再停留于傳統的紙質辦公狀態，通過探索階段雙軌運行的摸索實踐，逐步嘗試實現無紙化辦公和電子化管理模式的運行推廣。本文通過企業會計檔案電子化概念和企業會計檔案電子化管理產生歷程的梳理，分析了企業會計檔案電子化管理的優勢，進而探索分析企業會計檔案電子化管理的實現途徑，包括建立電子會計檔案管理系統、制定會計檔案管理制度、加強企業電子會計檔案管理系統安全建設幾個部分。

【關鍵詞】國有企業;會計檔案;電子化

一、會計檔案電子化概述

會計檔案是會計業務核算的基本資料，包括會計憑證、會計報表、財務報告和其他會計資料幾個部分，詳細記錄了經濟活動的來龍去脈，具有重要的原始記錄價值。檔案電子化是對檔案生成模式的變革，將生產工作中產生的電子文件，通過檔案產生流程直接形成檔案進行保管利用。由于會計檔案的特殊性，使得電子化的進程較其他類型檔案電子化進程略慢，但隨著財務管理水平和信息技術的參與程度不斷提升，會計檔案電子化程度也在不斷提升。

二、企業會計檔案電子化管理的優勢

（一）企業會計檔案電子化管理的產生。1.電子化試點探索階段。1979年，長春汽車制造廠成為第一家嘗試應用計算機開展會計業務核算的企業，在開展會計核算的過程中采取雙套制會計資料保管的模式，保存了一定數量的會計電子文件，作為計算機應用試點企業，得到了當時眾多企事業單位的關注與效仿?！稌嫏n案管理辦法》的頒布與實施，為會計檔案的規范化管理提供了制度保障，促進會計管理工作的革新與發展。在從事財務管理工作的過程中，人們發現傳統的紙質會計檔案管理方式的種種弊端不斷凸顯，無法滿足管理機制進步的需要。2.試行電子化管理階段。隨著信息技術的不斷發展，計算機辦公與電子化管理的逐步推進，為會計檔案的電子化管理提供了基礎條件。一些企事業單位開始試行由雙套制管理向單套制管理模式轉變，有效推動了會計檔案電子化管理的進程。但是，基于原始記錄性這一檔案的基本屬性，具有憑證價值的檔案資料仍需要紙質原件發揮其屬性，全部會計檔案的電子化單套管理仍有一定阻礙。2014年12月，新版的《會計檔案管理辦法》發布，進一步規范了會計檔案的管理與利用，為推動會計檔案電子化的發展提供了制度依據。3.會計檔案電子化實施階段。2016年1月版的《會計檔案管理辦法》標志著會計檔案的管理進入了一個全新的階段，會計憑證的產生、報銷、保管、歸檔等工作流程均可實施電子化管理。在《會計檔案管理辦法》的規范指導下，各企事業單位逐步進行會計工作管理的變革，積極開發適合本企業需要的會計檔案管理系統，會計檔案的管理進入新的歷史階段。

（二）企業會計檔案電子化管理的優越性。企業會計檔案電子化管理相比傳統的紙質會計檔案管理具有一定的優越性：第一，保管成本降低，相較傳統紙質檔案的保管方式，減少了紙張的應用及庫房的占用空間，電子檔案管理成本得到有效降低。第二，減少人員勞動強度，傳統的會計檔案保管模式，是由會計檔案產生檔案保管2年后，根據會計檔案歸檔規范，轉交檔案保管部門按照類別保管，在檔案產生、移交、入庫直至提供利用的過程中，需要耗費大量的人力，而電子化管理的操作更為便捷高效，能夠有效提高會計人員和檔案管理人員的工作效率。第三，利用更為便捷，傳統的紙質檔案查閱不便，集中查閱過程中需要大量人員根據檔案借閱流程完成檔案的查找與借閱過程，而電子會計檔案管理與相關系統的應用，能夠有效實現會計檔案的共享，在系統中對于工作人員根據工作職責進行賦權，相關人員能夠高效便捷地享受會計檔案電子化管理后提供的優質高效的服務。

三、企業會計檔案電子化管理的實現途徑

（一）建立電子會計檔案管理系統。1.電子會計檔案管理系統設計。電子會計檔案管理系統設計應基于業務實際開展情況，包含企業會計業務活動及企業會計檔案管理的全過程。系統應有效支持企業財務管理人員、會計檔案管理人員及企業內部審計人員作為不同角色用戶的應用權限，設計不同場景下的功能模塊，有效基于系統開展工作。財務管理人員場景主要包括，財務資料產生流程的建立，財務核算工作中的對賬、審核等過程，及實現會計資料檔案生成。檔案管理場景應支持檔案管理人員在系統中開展檔案的接收、查閱、提供利用及鑒定銷毀等工作流程。審計場景的設計能夠提供審計人員檔案查閱、專項檢查、快速調取信息進行對比分析的功能。2.與業務系統的銜接。高效便捷的檔案管理系統不能僅僅孤立存在，應根據業務發展實際預留與相關業務系統銜接互通的功能。例如，企業中應用的檔案管理系統應能夠支持與ERP系統的有效對接，進而實現會計檔案數據的有效集成與傳遞。同時企業根據業務狀況自主研發的會計檔案管理系統應與企業檔案管理系統實現對接，同時兼顧會計檔案的有效歸檔與檔案的規范化管理，避免產生大量的重復工作。

（二）制定會計檔案管理制度。1984年，我國首個《會計檔案管理辦法》頒布并實施，為我國會計檔案的管理提供了有效的制度規范。隨著國家與行業的不斷發展，特別是近幾年國內科學技術水平的不斷革新，我國的《會計檔案管理辦法》隨著會計檔案管理實際的變化經歷了較多次的改革與修正，以更好地適應會計檔案管理工作的發展。當前，在會計檔案電子化進程逐步深入發展的今天，科學有效的《會計檔案管理辦法》能夠為企業提供行之有效的制度指引。企業應根據國家頒布的《會計檔案管理辦法》作為基礎，制定適應企業管理與發展的《企業會計檔案管理辦法》，并不斷根據企業發展需要和企業工作流程的更新發展，不斷創新與完善企業會計檔案管理制度，以適應日新月異的企業發展需求。

（三）加強企業電子會計檔案管理系統安全建設。企業會計檔案是企業進行經濟核算過程中直接產生的資料，具有珍貴的憑證與查考價值，企業會計檔案的安全保密管理尤為重要。企業電子會計檔案管理系統的研發與應用能夠有效規范企業電子會計檔案管理流程，但在系統研發與應用的過程中，更應該注重與兼顧會計檔案管理系統安全建設和應用的需要。第一，應保證數據的安全，有效避免由于系統研發漏洞造成的數據丟失問題。第二，應保證用戶安全，在用戶賦權使用時應嚴格審批流程，避免保密數據信息的丟失。第三，應保證網絡安全，在會計檔案管理系統上線運行的同時，加強網絡安全管理，設置專職專崗人員負責系統數據信息的安全，有效避免泄密失密事件發生。

四、結論

國有企業會計檔案電子化管理是我國現代企業不斷發展的必然趨勢，會計檔案電子化管理能夠有效避免傳統會計檔案管理資源浪費、人員勞動強度大及無法實現數據信息共享等多種實際問題。通過適應企業實踐發展需要的會計檔案管理系統的研發與應用，能夠有效提升會計檔案的管理水平，節約人力物力，提高工作人員的工作效率，充分實現會計信息的資源共享，便于會計檔案更好地為企業提供利用服務。本文僅對會計檔案的概念、發展歷程、電子會計檔案的優越性進行梳理分析，初步探析了電子會計檔案管理系統的設計與應用，實現企業會計檔案電子化的全面應用還需更深一步的研究與實踐。

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