基于黨校文書檔案管理的演變及優(yōu)化措施

劉雨竺

【摘要】黨校檔案管理工作受到社會的廣泛關(guān)注。基于黨校檔案管理的更高要求，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式必然不能達到要求，計算機網(wǎng)絡(luò)和智能化必將讓黨校檔案管理迎來新的機遇和挑戰(zhàn)。本文基于黨校文書檔案管理的演變進行分析，深入研究演變過程中出現(xiàn)的問題并尋找解決措施，為黨校檔案管理提供新的思路和幫助。

【關(guān)鍵詞】文書檔案;管理演變;解決對策

文書檔案有著種類繁雜、聯(lián)系性強的特點，一般文書檔案中包含行政類、業(yè)務(wù)類、教學(xué)類以及黨群類。因此想要達到高效率、高質(zhì)量的檔案管理，必須詳細把控每一個環(huán)節(jié)，做到檔案管理工作的有條不紊。

一、黨校文書檔案管理演變及其問題

（一）信息化管理水平低。就目前現(xiàn)狀來看，黨校文書檔案工作已經(jīng)在信息化管理道路上前進，但前進的步伐還不夠，暴露出的問題比較多。實際情況中，信息化管理水平較低，大多數(shù)黨校目前的管理還是傳統(tǒng)模式下應(yīng)用新的技術(shù)，但是對于新技術(shù)下產(chǎn)生的電子檔案的管理比較混亂，自動化水平低。此外，信息化管理中，過去的紙質(zhì)資料會隨著時間出現(xiàn)損壞，這些檔案資料都必須進行電子備份。電子檔案和文書檔案的存放應(yīng)該統(tǒng)一分類，但實際情況中，都籠統(tǒng)進行收存。

（二）缺少資金投入。受傳統(tǒng)的檔案管理理念影響，認為文書檔案只需要保管好就行，且不能為黨校帶來直接的經(jīng)濟效益，所以很多檔案管理人員自身都沒有認識到檔案管理的作用，缺少關(guān)注度和資金投入。帶來的直接影響是檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備不完善，制度不完善以及檔案自身的價值不能實現(xiàn)。管理人員對檔案的管理基本是對于文件的保存和整理，未能充分發(fā)揮黨校檔案價值，對檔案工作正常進行也形成制約。

（三）工作不協(xié)調(diào)。在早期的黨校檔案管理工作中，文秘工作與檔案管理工作是交叉的，甚至部分黨校將兩者重疊后混為一談，最終的結(jié)果就是檔案管理工作雜亂無章，在黨校的檔案管理中必須要與各個部門進行配合，保持緊密的聯(lián)系，但實際情況是大部分部門沒有在意對檔案工作的配合，影響了資料的完整性和檔案管理工作的效率。

（四）歸檔材料缺少系統(tǒng)性備案。從黨校檔案工作的發(fā)展過程來看，黨校的檔案管理在其系統(tǒng)性上存在很大的缺陷，一方面是檔案管理人員專業(yè)度不夠，對檔案信息只要求完整，目的是為了通過部門每年檢查，并不注重檔案文件本身的價值和重要性。另外一方面，黨校對于高價值教學(xué)及科研檔案重視度不夠，關(guān)注的重點在于政策性的紅頭文件，從而忽視其他高價值的檔案。但是目前對于日常科研和教學(xué)的內(nèi)容要求逐漸提高的情況下，教學(xué)和科研檔案暴露出不夠豐富的問題，這就是檔案材料缺少系統(tǒng)性的歸檔所導(dǎo)致的現(xiàn)象。甚至因為人事流動，導(dǎo)致檔案材料流失。

（五）缺少專業(yè)的管理人才。檔案管理發(fā)展過程中，很多管理人員屬于半路出家，之前并沒有接觸過檔案管理工作，只是在負責(zé)檔案管理工作之后才進行了解，在傳統(tǒng)模式下也許可以滿足管理檔案的基本需求，但就目前而言，互聯(lián)網(wǎng)信息及智能化管理的模式下，管理人員對于檔案管理的基礎(chǔ)原理、操作流程和管理水平都顯得不足以勝任，所以專業(yè)的人才需求也是文書檔案管理的最大需求。

二、黨校文書檔案管理的優(yōu)化措施

（一）加強檔案管理意識。有較高的檔案管理意識是進行檔案管理的基礎(chǔ)，所以必須要提高檔案管理人員的檔案工作意識。要提高檔案工作意識離不開所在黨校工作人員的支持，具體來講，要分三方面進行：第一，在黨校的會議上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進行多次強調(diào)，保證全體黨校員工意識到檔案管理的作用和意義。第二，進行多種方式的文書檔案管理宣傳，條幅、視頻播放、自媒體平臺等等都可以使用。第三，開發(fā)檔案的利用價值，保證檔案對黨校教學(xué)任務(wù)和科學(xué)研究等方面做出實際的貢獻。其次要進行檔案管理工作的摸底，領(lǐng)導(dǎo)定時進行檢查，對檔案管理工作進行監(jiān)督;聘請專業(yè)的檔案管理人員進行指導(dǎo)和講解;設(shè)立固定的活動和固定日期對檔案管理人員或者全員參與檔案管理知識的競賽。

（二）依規(guī)管理，實現(xiàn)檔案工作標準化、制度化。管理制度是保障管理順暢和高效的必備條件，所以完善的檔案管理制度，也是實現(xiàn)檔案管理制度化、標準化的基礎(chǔ)，是落實檔案管理工作的關(guān)鍵點。但是針對不同地區(qū)黨校的不同情況，都需要從實際出發(fā)進行制度的制定和完善。就具體細節(jié)而言，例如：由相關(guān)部門進行統(tǒng)一的采購和發(fā)放存檔光盤，光盤格式以及電子文檔的要求都必須統(tǒng)一，盡量采用國家標準。在實際工作過程中要遵循取檔、記錄、存管制度，確保能進項有序的檔案管理，專門專用，井井有條。其中對于價值比較高的檔案資料要進行紙質(zhì)資料和電子檔案的雙重備份，并做好保存工作。另外，我國對于文書管理人員有著相應(yīng)的規(guī)定，確定了工作的具體細則和要求，文書工作人員必須統(tǒng)一的標準化條件開展工作。

（三）加強技術(shù)應(yīng)用。以傳統(tǒng)黨校檔案信息系統(tǒng)來講，資金投入不足導(dǎo)致基礎(chǔ)設(shè)備簡陋或者功能不全，針對此方面必須進行相應(yīng)的措施，最好的解決辦法就是加大資金的投入，把老化和存在缺陷的設(shè)備更新?lián)Q代，例如：擴大電子檔案存儲空間，增加存收類型的劃分，豐富檔案資源。新時代的檔案管理中，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫是必要條件之一，要充分利用網(wǎng)絡(luò)信息時代的技術(shù)條件，為檔案管理提供便利。黨校檔案管理工作的目的在于服務(wù)黨校工作，具體而言，就是服務(wù)黨校的教育教學(xué)任務(wù)和科學(xué)研究，不過需要注意的是黨校檔案有其特殊性，能不能與外界信息實現(xiàn)信息共享（例如，與高校圖書館管理系統(tǒng)進行聯(lián)網(wǎng)）或依靠檔案資源產(chǎn)生經(jīng)濟效益還有待商榷，但加強對信息技術(shù)的應(yīng)用是沒有問題的，依靠信息技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的信息化和智能化。

（四）培養(yǎng)專業(yè)人才。專業(yè)人才的缺失貫穿整個檔案管理演變的過程，文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率是由其管理人員決定的，所以這也是檔案管理效率和質(zhì)量無法保證的原因。基于這個問題，在實際情況中我們可以采取以下幾個方面解決：第一，聘請社會上專業(yè)的檔案管理機構(gòu)或?qū)I(yè)的檔案管理人員對黨校現(xiàn)在的管理系統(tǒng)進行梳理，并對黨校目前的管理人員進行教育培訓(xùn)。第二，要進行專項人才的招聘，與大學(xué)相關(guān)專業(yè)進行合作，吸納檔案管理人才。第三，依靠對內(nèi)協(xié)調(diào)崗位，對外進行社會招聘來解決專業(yè)人才的問題，當然，這些是相對應(yīng)急的辦法，要從根本上解決這個問題，檔案管理人才的培養(yǎng)才是解決這個問題的關(guān)鍵，一方面是培訓(xùn)目前檔案管理人員，讓他們更具有專業(yè)性;一方面是對于專業(yè)人才的培養(yǎng)。

三、結(jié)論

綜上所述，黨校文書檔案在演變過程中所暴露出來的問題都有其原因，要想解決這些問題，就必須根據(jù)黨校所在地的具體情況而言，不能一概而論，在解決檔案管理的問題時，要思考如何發(fā)揮黨校文書檔案的價值，目前的檔案管理已經(jīng)走過了簡單的資料信息保管之后束之高閣的時代，新時代的檔案管理要更加注重文書檔案信息本身帶來的價值，收存的目的也從保管轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)于黨校的教學(xué)教育任務(wù)和科學(xué)研究，當然黨校檔案文書具有其特殊性和專用性，如果拋開保密檔案，進行資源共享來服務(wù)社會或者進行一定的經(jīng)濟收益，那必定為文書檔案工作提供更大的優(yōu)勢。本文對文書檔案工作進行了深入的研究分析，但具體的措施并不一定適用于所有的黨校檔案管理，還是要根據(jù)當?shù)氐膶嶋H情況進行文書檔案的管理工作，希望本文的解決措施能為各地區(qū)黨校文書檔案的管理工作帶來思路和幫助。

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