淺談醫院人事電子檔案的安全管理與防范措施

朱鵬

【摘要】隨著“互聯網+”廣泛普及運用到醫院的各項工作，普遍建設“智慧醫院”平臺，而醫院的人事電子檔案也得到了很好的發展空間。但是，如何保證醫院人事電子檔案的安全，成為醫院人事電子檔案管理的難題。

【關鍵詞】人事電子檔案;安全管理;防范措施

在網絡飛速發展的今天，隨著“互聯網+”廣泛運用到各個行業及領域，在醫院全面信息化建設的大背景下，各醫院都加大了信息建設資金投入，分別建立了“智慧醫院”平臺。在醫院信息化建設發展的同時，促進了電子檔案的快速發展，在醫院檔案的管理中起著舉足輕重的作用，醫院的人事檔案使用計算機進行收集整理歸檔管理。但是，在人事檔案電子化管理的過程中，各個醫院出現了不同原因、不同程度的安全問題。那么，作為醫院人事檔案管理者，我們要如何維護人事電子檔案的安全呢？

積極探索醫院電子檔案的安全管理與防范措施，具有一定的現實意義，我院現有1300余名職工，且隨著醫院的不斷發展，每年都會以各種方式補錄職工，現結合我院近幾年來的人事電子檔案管理經驗，探討管理過程中存在的問題及困難，并對存在的問題提出應對措施。

一、確保計算機系統的安全與防范

我們都知道，電子檔案是完全依賴于計算機技術的，檔案管理人員的管理操作直接影響其內容的真實性與系統安全，電子文件及電子檔案依賴計算機系統才能形成和處置，計算機系統是否安全直接影響到電子文件及電子檔案的安全。因此只有確保人事電子檔案計算機系統的安全，人事電子檔案的安全才能得以保證。

（一）計算機系統存在的不安全性。目前，從計算機系統的各個方面來看，都還沒有達到很安全、很完善的程度，無論是哪個計算機系統都存在很多不容忽視的安全隱患，一般說來，計算機系統的各個組成部分都有薄弱環節，都存在著不同程度的安全隱患，極易遭受到攻擊或破壞。另外，計算機系統的自我保護功能是非常薄弱的，它的操作系統難以準確判斷和控制有害病毒的侵害，也難以保護包括操作系統在內的各個檔案資料的安全。

（二）計算機病毒的危害與檢測防治。計算機系統軟件的不安全性是由于計算機容易受到病毒的危害。計算機病毒的侵害過程具有廣泛的傳染性、長期的潛伏性、隨機的觸發性、極大的破壞性以及攻擊的主動性、衍生性等特征，計算機病毒的攻擊速度和范圍是極快極廣的，所以受到病毒的攻擊可能性極大。那么，我們應該怎么樣防范計算機病毒呢？這是每個計算機管理使用者一直思考卻未能有效解決的難題?，F在，雖然計算機系統都采用并安裝了各種病毒檢測、防治方法以及很多的殺毒軟件，計算機專家也在不停地研究檢測防止病毒侵害的軟件使之廣泛運用到計算機系統中。但是每一種檢測防治軟件只能在一段時間內有效，而不是長期的，檢測防治還會隨著病毒的不斷變化而出現漏洞，均無法做到百分之百的安全。

（三）計算機系統對物理環境的要求。我們都知道，計算機系統的運轉需要在一定的環境中才能正常工作，其環境不但對計算機的溫濕度、潔凈度有要求，而且對其使用的電源、空調等也有明確的規定，否則，如果打破了計算機系統原有的物理環境，計算機很可能無法正常運轉，甚至會導致計算機系統整體癱瘓，無法工作。

二、加強技術措施，確保電子檔案的安全

計算機系統的安全是檔案信息系統賴以生存的載體，人事檔案信息資料須依靠計算機軟件的各種功能，其數據資料才能生成及運行。

（一）提高管理人員素質，建立管理制度。雖然計算機系統的安全內容涉及軟硬件技術、制度、操作人員的教育和管理等諸多方面，但是，計算機系統都是每個管理者（人）在操作使用，其安全最核心的因素是人，計算機系統存在的破壞與反破壞，維護與管理都是人在操作使用。因此，操作人員只有正確規范地使用，在醫院組織管理、規章制度建設、職業道德教育等方面采取具體有效的措施，并有計劃、有步驟地做好計算機信息系統的安全管理，才能有效地確保計算機系統的安全。由于我院職工較多，人事檔案信息化管理工作很繁瑣，如果電子材料收集管理出現問題，帶來的后果是難以估量的。因此，我院對專門的人事檔案管理人員都進行了崗前教育培訓，不但培訓檔案管理人員的檔案管理知識，還對其熟練操作計算機進行培訓，并擬定人事檔案管理人員制度及績效獎懲方案，根據工作量及工作難度實施獎懲，合理發放績效。以績效的發放，促使檔案管理相關人員不斷提高事業心和責任心，使得檔案管理者最終具備忠于職守、認真負責的敬業精神及精益求精的業務技術水平，這才是保證電子文件檔案真實性、安全性的根本措施。此外，我院還制定了人事電子檔案管理崗位責任制，明確其工作職責及分工，明確各方面各環節的目標要求。

（二）人事電子檔案如何做到長期保存。在一定時間范圍內，收集、管理電子人事檔案并提供利用是每個檔案管理者比較容易做到的事情，但是隨著醫院職工逐年增多，如果想長期或者永久保存，電子人事檔案的管理面臨著極大的挑戰。因此，需要做到以下幾點：1.定期對醫院的人事檔案數據進行拷貝。醫院的人事檔案從原來的紙質保存，到現在信息化管理的磁盤、光盤、U盤等存儲，都是存儲技術的一大進步，也是醫院人事檔案實現電子信息化管理的巨大變化。其存儲信息從原來紙質存儲變為現在巨大的存儲空間。但是，現在存儲也存在著一定的弊端。比如，紙張保管的檔案破損極容易被發現，而磁盤、光盤等載體的損壞，就不是我們用眼睛可以看出來的，且不容易被我們發覺，我們只能通過計算機設備來檢驗。又因為任何一種電子檔案存儲載體都具有一定的壽命，我們醫院在人事檔案信息化管理過程中，為了防止存儲信息的載體數據丟失，都需要對數據進行拷貝保存。2.電子檔案依賴計算機軟件更新的對策。我們都知道，信息技術發展非?？?，計算機也是不斷更新的，其處理系統不斷進步優化，因此，目前沒有一個廠商可以保證其生產的電腦不過時，不被淘汰。那么，當計算機使用一段時間被淘汰后，人事電子檔案的壽命是不是就會受到威脅呢？答案是肯定的。因此，為了順應計算機電腦端日益更新軟件的問題，一要建立計算機軟件技術館，在平常的工作中要注重收集、保存過時的計算機軟硬件提供利用，以便能夠有效讀取那些曾經記錄在存儲設備上的信息資料。但是，這樣收集保存淘汰的計算機只是暫時的，因為技術落后、軟件落后的原因而無法長期保存。二要對信息資料進行復制遷移。由于計算機電腦終會被淘汰，我們不能長期保存，存儲的設備也有一定的壽命，為防止原磁盤、光盤等存儲系統遭到破損或計算機軟件的更新后不能正常讀取資料，我們應將信息資料定期進行轉移存儲，這樣通過轉移存儲后的數據信息才能保證在遙遠的未來能夠進行讀取利用。

目前，計算機系統安全仍需要社會公眾提高思想道德素養，不斷更新觀念，還需要國家加強立法來保證。但是，醫院電子人事檔案信息化管理雖面臨著許多的安全問題，只要人事檔案管理人員對存在的安全問題采取有效的應對措施，逐漸積累總結經驗教訓，便可促進醫院電子人事檔案信息化管理工作發展得更好，從而推動醫院檔案工作更上新臺階。

【參考文獻】

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