優化中學檔案管理的建議

趙開燦

【摘要】檔案資料見證了中學發展的歷程，所以優化中學檔案管理，提升中學檔案管理水平，能夠為中學后續的發展提供借鑒。本文通過具體分析當前中學檔案管理中存在的問題，根據實際情況提出優化中學檔案管理的策略，為強化中學檔案管理的實效性提供可參考的資料。

【關鍵詞】中學;檔案管理;優化策略

檔案管理是中學校在不斷發展過程中非常重要的組成部分。檔案資料以文字、圖表和影音的形式記載著中學校所發生過的各類事情，信息資源非常豐富，呈現形式多種多樣，能夠為中學校的教育發展提供詳細的資料信息，為中學校的發展提供準確的資源依據。因此，強化中學校的檔案管理具有非常重要的意義。然而，在當前中學校的檔案管理過程中還存在著一系列的問題，嚴重影響了檔案管理的實效性。

一、中學檔案管理存在的問題

（一）檔案管理規章制度不健全。1987年，我國出臺了《檔案法》，但在部分中學檔案管理的過程中，尚未構建與中學校實際相結合的檔案管理制度，導致中學檔案管理工作在開展的過程中常常會出現分類不嚴謹的現象。同時，由于缺乏完善的檔案管理規章制度，所以存在檔案丟失和殘缺的情況。雖然一些地方提出了《中小學校檔案管理暫行辦法》，但尚未制定與之相統一的規章制度，從而導致《中小學校檔案管理的暫行辦法》落實不到位，檔案管理缺乏規范性，嚴重影響了中學檔案管理的實效性。

（二）檔案管理基礎設施不完善。完善的檔案管理基礎設施是提升檔案管理實效性的重要基礎條件。然而，當前部分中學校因缺乏資金，且尚未認識到檔案管理工作的重要性，所以檔案管理的基礎設施建設方面存在嚴重不足的現象，信息化技術的應用較為落后，現代化設備少。因檔案管理的基礎設施落后，導致很多珍貴和具有較高價值的檔案資料只能保存于條件較差的檔案室內，并采取傳統的手工方式進行記載、整理、編目和檢索，這在一定程度上加大了檔案管理的難度，不利于檔案管理效率的提升。

（三）檔案管理理念落后。在現代社會新經濟常態的發展背景下，大部分學校逐步認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理提出了更高的要求。然而，在當前部分中學校的檔案管理過程中，因部分檔案管理工作者的管理理念較為落后，所以在日常的檔案管理過程中，對于檔案資料的來源始終處于被動接收和存放的狀態，導致檔案資源較為匱乏。同時，因為管理理念落后，所以尚未及時對檔案資料進行分門別類和科學系統的整理，不利于檔案資源利用效率的提升。

（四）檔案管理人員素質有待提升。因為中學校對檔案管理工作不重視，所以對于檔案管理人員的業務培訓工作不重視，導致檔案管理人員難以及時掌握新型的檔案管理技術。同時，檔案管理人員素質有待提升，未根據檔案管理的實際情況設計清晰的檔案管理流程，嚴重影響了檔案管理的實效性。

二、優化中學檔案管理的策略

在當前中學檔案管理的過程中，雖然取得了一定的成效性，但也存在著一系列的問題，嚴重影響了中學檔案管理效率的提升。因此，為了最大限度提升中學檔案管理的水平，需要創新檔案管理理念、完善檔案管理制度、增強檔案管理人員業務素質。只有這樣，才能夠有效提升中學校的檔案管理實效性。

（一）創新檔案管理理念，充分認識檔案管理的重要性。中學檔案管理工作記載了中學在不斷發展的過程中每一個階段的重大事件，為學生的發展提供了有效的數據，能夠為學校的建設和發展提供重要的幫助。其中，涉及到某某中學建校，歷時多少年，在這些時間段又發生了哪些重要的事件，為國家培養了多少人才等等。重視中學檔案管理工作就是重視中學教育的發展。因此，中學校的管理層應該充分認識到檔案管理的重要性，為檔案管理工作的開展提供更多的支持，創新檔案管理理念，為優化檔案管理的策略奠定堅實的基礎。

（二）創新檔案管理制度，健全檔案信息開發利用機制。在中學校不斷發展的過程中，為了有效提升檔案管理的實效性，需要根據實際情況制定科學規范的檔案管理制度，明確檔案管理的范圍，讓中學校的檔案管理工作有章可循。強化學校初始檔案管理資料與教學同步收集的檔案資料管理銜接制度，明確檔案管理的流程，規范檔案管理工作。同時，應該明確各個檔案管理人員的工作職責，明確規定中學檔案管理的各個環節和每一道工序檔案資料的形成，有效保證中學檔案資料的完整性、真實性，最大限度提升中學校的檔案管理水平。在優化中學檔案管理效率的過程中，還需要建立健全檔案信息開發利用制度，建立綜合檔案室，并安排專門的人員進行管理，全面落實檔案管理人員的職責，讓中學校的檔案管理工作有目標、有計劃進行。同時，應該將中學校每年的檔案管理工作有計劃、有目標地列入分管領導的工作議事日程和年度考核目標中，明確各個部門的職責，構建規范化的檔案開發制度，真正做到檔案資料歸檔有范圍、立卷有規定、保密有條例，從而最大限度提升中學檔案管理的實效性。

（三）強化管理人員的崗位培訓，提升管理人員業務素質。為了最大限度提升中學檔案管理的實效性，需要檔案管理人員不斷增強自身的業務能力。首先，應該在參與培訓的過程中增強自己的計算機應用能力。只有這樣，才能保證應用計算機設備進行管理的過程中不出現錯誤。其次，檔案管理者應該掌握先進的檔案管理方法，明確檔案歸檔要求，熟悉檔案管理的流程，熟練掌握檔案自動索引、自動借閱等操作，不斷強化中學檔案管理的水平。

（四）建立電子檔案庫，增強檔案管理的效率。在現代信息技術快速發展的背景下，為了有效提升中學檔案管理的水平，可合理將信息技術應用到中學檔案的管理過程中。通過全面依托信息技術檔案管理軟件，建立可靠的電子檔案管理數據庫，真正做到電子檔案管理庫與紙質檔案管理同步進行。同時，應該建立完善的電子化檔案管理流程，更好地服務電子檔案借閱、發布等，開展在線檔案檢索，為中學檔案資料的查閱創造便捷的條件。設計與檔案管理相匹配的關聯，以便對中學校的檔案管理進行綜合性評估和診斷，從而為中學檔案管理提供便捷的統計報表，綜合評估檔案管理情況。但是，在中學檔案采取數字化管理的過程中，應該強化檔案網絡風險的防控，避免出現網絡故障、電腦病毒等現象，有效防止中學校的檔案管理資料出現丟失的現象，真正達到優化中學檔案管理實效性的目的。

總之，在現代社會不斷發展的新形勢下，為了有效提升中學檔案管理的實效性，需要優化中學檔案管理的策略，制定科學合理的檔案管理制度，建立完善的檔案管理領導機制，將學校檔案管理工作納入學校發展規劃中，創設良好的檔案管理環境，切實增強中學檔案管理質量，真正強化中學檔案資料的利用效率。

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