論航空產品檔案進館實施策略

陳創利 王樂

【摘要】航空產品檔案作為國家航空工業核心戰略資源和寶貴財富，關系著國防安全和人民的幸福。航空產品檔案進館集中保存，在防止檔案資料丟失、避免因不可抗力因素破壞檔案和航空產品、快速“恢復能力，還原生產”等方面具有重要意義。

【關鍵詞】檔案;進館;策略

檔案記載著與政府和企事業單位相關的重要數據。有一些檔案則涉及國家機密和商業秘密。檔案管理不善將會導致檔案數據遺失，給政府和企業帶來損失。航空產品檔案凝聚著幾代航空人的心血與汗水，包含著重要的科研過程和成果，事關國防安全和人民的幸福，容不得有絲毫閃失。航空產品檔案屬于不可再生資源，“生命”異常脆弱，一旦受到外界不可控因素影響，非常容易受到破壞，將會給國家和航空工業帶來難以彌補的損失。通過進館備份，可以有效保護檔案。

一、型號管理部門牽頭，落實各項保障措施

（一）型號管理部門重視和支持。應積極貫徹“業務工作誰主管，檔案工作誰負責”的原則，檔案管理部門主動融入型號管理工作中，強化為型號管理服務的能力，轉變型號管理部門對航空產品檔案管理和進館的固有思維，得到型號管理部門的重視和支持，把進館工作擺上議事日程，作為重要工作來抓：首先，納入型號研制工作計劃，納入相關部門和人員職責及考核內容，要將進館節點作為型號研制任務節點進行考核。其次，成立總設計師系統牽頭，總制造師系統、總工藝師系統、總質量師系統、最終交付單位等相關單位業務負責人組成的領導小組，加強領導，統籌協調，為進館工作提供組織保障，創造良好環境。

（二）落實經費渠道，提供堅強保障。常言道：兵馬未動糧草先行，工作開展前必須落實經費來源渠道。根據財政部、國家檔案局和國防科工局的相關規定，進館所需工作經費從型號項目費中列支，納入型號研制經費預算。因此，型號管理部門應明確專門的費用保障渠道，為開展進館工作提供必要的資金保障。

（三）組建專業團隊，職責明確。航空產品進館工作是一個既復雜又系統的工作，必須組建專業團隊，各司其職，讓專業的人干專業的事。在“恢復能力，還原生產”的大原則下，型號管理部門負責項目抓總，組織協調;總設計師系統負責確定進館總體技術狀態和進館設計資料目錄;總工藝師系統負責確定工藝標準規范等工藝過程資料進館目錄;總制造師系統負責確定生產過程中相關資料進館目錄;總質量師系統負責確定質量保證相關資料進館目錄;檔案部門依據各責任單位提交的目錄，整理館藏資料，按檔案立卷標準完成整理立卷工作。

（四）細化標準，統一思想。長期以來，航空產品檔案收集、進館均參照GJB1362A-2007《軍工產品定型程序和要求》（簡稱GJB1362A）相關要求，但是GJB1362A關注的重點是后期航空產品的使用和服務，這與在“恢復能力，還原生產”的大原則有出入。因此，航空工業在GJB1362A的基礎上，細化了相關要素，將關注重點放在技術儲備、能力儲備上，適時出臺了相關制度。各單位應結合本單位工作實際，認真研究管理要求，細化標準，統一思想，做到全體參與人員思想上高度統一，行動上步調一致，結果上規范高效。作為關鍵環節的檔案整理。整理要有標準、有制度，特別是檔案的分類、排序、裝訂和立卷，必須規范，馬虎不得。卷內目錄、備考表嚴格按照航標和企標制作，系統控制，規范統一，確保檔案壽命和整理質量。

二、合理規劃，實施工作做到“三落實”“三細化”

進館實施工作千頭萬緒，要正常推進，應做到“三落實”“三細化”，即任務落實、責任落實、考核落實;計劃細化、流程細化、方法細化。

（一）任務落實。型號管理部門要牽頭組織召開專題會議，集體學習進館相關制度，明確進館工作的重要意義及工作計劃。對相關單位的任務分解清單逐條進行確認，下發會議紀要，明確檔案進館技術狀態，明確相關單位所承擔的具體工作、完成節點和交付物。

（二）責任落實。明確相關單位主要負責人作為承擔工作的第一責任人，壓實責任。進館工作最終匯集點在檔案部門，檔案部門要根據業務特點，成立專業小組。不僅可以交叉工作，提高效率，更能將責任落實到具體小組及個人。避免出現未按計劃節點完成工作任務、存在質量問題、工作當中扯皮現象、服務質量差等情況的發生。

（三）考核落實。運用360度考核反饋法（360-degree feedback），對工作考核進行落實，解決現有考核中的主觀片面現象。通過反饋考核結果，達到客觀糾正被考核者的行為，提高工作效率，促進工作質量提升。考核結果當月在團隊和個人的績效工資發放中如實體現，多勞多得，不勞不得，切實調動員工參與的積極性。

（四）計劃細化。進館工作牽扯單位多，涉及業務面廣，參與人員多，因此，必須通盤考慮，制定推進計劃，各總師系統、各團隊應根據推進計劃，制定詳細的實施計劃，采取倒計時方式，將計劃落實到月、周、天，每天任務完成不過夜，當天的問題當天解決。

（五）流程細化。實施進館工作，應遵循責權清晰、統一規范的原則，明確各總師系統、各單位移交檔案部門的資料范圍、步驟程序、時間要求、具體形式等，形成交接上下游雙方均明確認可的權責關系。進館工作任務重、時間短，為了確保該項任務能夠順利完成，很重要的一項管理工作是流程細化。科學合理地合并部分工作流程，減少了環節，提高了工作效率。同時，修訂相關文件，固化流程細化成果。

（六）方法細化。在進館工作實施過程中，如果方法不得當，就會出現工作環節推進不均衡的情況，上一個環節有小問題造成停滯，下一個環節很多崗位就要等米下鍋。針對此情況，改變工作方式與方法尤為重要，各個環節要做到分工不分家，交叉作業。另外，檔案部門要主動工作。

三、嚴謹細致，確保質量和安全

（一）加強溝通，確保質量。進館在具體實施過程中，會存在很多細節性的疑問，操作起來存在困難，這就需要檔案部門主動站出來進行業務協調，與上級檔案部門進行溝通，及時明確相關標準或要求，以減少因理解偏差而出現返工，挫傷參與人員積極性的現象出現。在航空產品檔案收集過程中，要重視移交前的業務技術指導和移交后的質量檢查與結果反饋。檔案部門要對各總師系統和各單位移交的檔案按照標準進行質量審查，對于不符合要求的，及時溝通反饋問題，以便其重新完善、整理、移交。

（二）規范實施，立查立改。在檔案整理階段，檔案整理人員要嚴格對照標準定期進行自檢自查，對檢查出的問題在第一時間進行整改封閉，不放過任何細節。檔案部門要組織業務經驗豐富的人員對工作質量進行全程跟蹤檢查，對檢查出來的問題，拉條掛賬，限期整改，確保檔案整理質量。

（三）規范管理，落實安全保密措施。航空產品檔案的內容大多屬于涉密資料，所以在移交和整理過程中必須嚴格按照涉密資料管理制度，采取有效措施防止信息擴散或被非法獲取。要嚴格控制涉密資料的知悉范圍，載體交接必須有記錄，工作人員登錄涉密數據庫要按授權進行嚴格的身份認證，保留完整的操作日志。

總之，進館是應對航空產品檔案安全嚴峻形勢的必然趨勢，也是盤活航空產品檔案資源形成戰略資源的客觀需要，這不僅是企業的事，行業的事，更是國家戰略的事。所以，航空制造企業要充分認識該項工作的重要意義，抓實抓好、積極推進，檔案管理部門要通過不斷實踐，積累經驗，鍛煉隊伍，全面提升檔案工作服務大局、服務企業的能力。

【參考文獻】

[1]胡劍.未雨綢繆方能防患于未然[J].中國檔案，2010（4）.