網絡技術在現代檔案信息化管理中的應用淺談

王中明

摘 要：隨著當前信息網絡技術的不斷發展，現代化生活工作水平不斷提升，尤其是對于傳統的檔案管理工作產生了較大的沖擊，網絡技術的合理應用對于推進現代檔案信息化管理工作的開展有著重要影響和意義。因此本文結合當前網絡信息技術的應用發展優勢，分析了目前存在的信息化檔案管理工作漏洞與問題，并就此提出相關改善措施，希望能夠對我國檔案管理工作的創新與發展有所幫助。

關鍵詞：網絡技術;檔案信息化;應用優勢;問題及措施

1.前言

隨著當前網絡信息技術的應用范圍和規模不斷擴大，其在人們的生產生活中產生了重要影響，尤其是對于現代檔案信息化管理工作的開展有著至關重要的作用，但是在具體實踐工作中缺乏相關技術標準以及實踐經驗，網絡技術的應用仍然存在較大的問題，無法真正有效的發揮其作用，所以說必須對其引起重視，加大對于網絡技術的充分了解和應用，從而更好的推進現代化檔案信息管理工作的有效開展。

2.網絡技術用于檔案信息管理的優勢

2.1歸檔時效性

網絡技術的優勢之一在于其能夠實現數據的快速收集，相關檔案工作人員也能夠利用網絡技術實現采集、核對、修改、刪除、保存等一系列相關工作，避免了線下紙質檔案數據的繁瑣與復雜過程，將所需數據直接傳輸至相關用戶，同時還能夠將數據進行上傳備份及歸檔處理。這種技術模式，既能夠省去大量的人力物力資源，還能夠有效保證檔案信息數據的安全性與準確性。另外由于采用了實時網絡共享，所以不同地區的檔案是能夠進行數據之間的傳輸和共享，有效保證了檔案數據的實效性。

2.2資源共享

采用計算機網絡信息技術能夠實現對所需數據的全覆蓋，并將各種紙質版數據轉換為電子數據，以便于不同地址區域的用戶進行數據的搜尋和檢索，加快了不同數據資源之間的有效共享。另外對于計算機網絡技術在數據存儲和提取方面的優勢也得到了最大化的應用，使得各種數據能夠被所需部門獲取資格認證后更快更好的進行利用，提高了資源的利用率，降低了程序繁瑣所造成的人力物力資源的過度浪費，從而最終提高檔案管理效率。

3.現代檔案信息化管理工作存在的問題

3.1總體規劃組織協調檔案管理信息化建設工作滯后

因為目前對于現代網絡技術的引進與應用缺乏統一化的規范管理，所以各地區、各部門或者是各機構之間都缺乏一個完整有序且相互連接的架構體系，因為其所采用的網絡技術標準和體系不同，所以極有可能導致檔案信息系統和網絡建設不能互用，無通用檔案管理軟件系統，信息管理利用率低，影響信息編輯成果，嚴重限制了檔案的信息化與電子化進程。另外傳統的檔案管理模式也約束了檔案信息資源共享理念的創新與完善，使得網絡技術在跨時空跨領域方面無法發揮有效作用，因此有必要在后續的工作開展過程中加強檔案信息管理通用性、規范性、開發性、服務性、共享性等多種作用的共同發揮。

3.2目前檔案管理信息化人才稀缺

檔案工作人員既是檔案信息的管理者，也是檔案信息開發利用的“導航員”，目前一部分檔案人員缺乏專業資格、數字化理論知識基礎弱，由于培訓機制不健全，可能存在工作力度與效果削弱的風險;檔案人員整體知識更新速度緩慢、網絡技術應用能力、信息資源處理能力亟待提高，這種現狀難以適應信息時代的要求。檔案部門高技術、信息復合型人才就更加奇缺，嚴重影響檔案信息資源開發、利用、管理和發展。

3.3軟件通用性、兼容性比較差

根據目前的市場應用狀況來看，相關網絡技術的信息化檔案管理軟件種類繁多，不同軟件的側重點與功能性均存在較大差異，在其市場所占用的份額也不相同。所以這也就導致目前我國現代化檔案信息管理工作對于辦公自動化（OA）、檔案管理以及電子政務系統正處于通用性與兼容性不能協調的狀態。在進行相關軟件及架構平臺的選擇時，一般來說需要考慮多種因素，不同功能性軟件之間的差異性較大，很有可能因為軟件不同而使得信息數據的流通受到嚴重的阻礙。根據這種情況來看，現代化檔案信息管理工作無法發揮其最大作用，尤其是對于各種數據之間的檢索、傳輸以及共享工作十分困難，所以必須引起重視。

4.加強網絡技術在現代化檔案管理工作的具體措施

4.1做好人員隊伍的建設

檔案管理人員既要求具備較好的檔案業務能力水平，還能夠根據當前的網絡技術需求，做出相應的計算機信息技術提升，可以更好的應對各種基礎的計算機操作，以協同網絡技術在檔案管理工作中的有效應用。結合這方面的需求，在人員隊伍的管理上，我們應該積極的做好相關的培訓活動，讓檔案人員本身能夠通過參與相關的培訓學習，不斷提升自身的業務能力和素質，對計算機網絡技術應用的一些要求進行有效滿足。隨著時代的發展，計算機網絡技術也在不斷的變化當中，在具體培訓活動的開展上，我們也應該結合技術的變化和檔案信息管理當中的發展情況，做好培訓內容的合理調整，與時俱進的提升人員隊伍的專業素質和能力，這樣才能夠更好的構建一支專業化的檔案信息管理隊伍，更好的適應當前計算機網絡時代下檔案方面工作的新特征和新挑戰。

4.2建立網絡化的檔案管理信息系統

建立局域網，實現辦公自動化網絡帶動檔案管理信息人網。建設行業系統的跨地區大型網絡，比如國家電網公司建立的網絡化計算機檔案管理信息系統，是個跨行業、跨部門、跨地區的大規模計算機網絡，它不僅可以使本行業各級各類檔案部門聯網，而且可以與有關行業的檔案部門聯網，并使檔案信息與圖書情報資料等信息一起構成綜合性信息網。在建立內部局域網的同時，還可以通過各種方式接入互聯網。

4.3加強檔案資源的安全性

檔案管理工作的安全性一直以來都是眾多研究者的關鍵話題，因為如果無法有效保證其安全性，無論是對于人民群眾還是社會團體及相關企業而言，都有可能造成極其嚴重的損失。所以在開展網絡技術應用過程中應注重建立安全管理制度與體系，對于檔案中的不同保密程度信息進行相關加密，加大對于信息操作員的資質審查以及資歷設定，關鍵信息確保需相關部門審批才能進行查閱和傳輸。另外還要加強對于查詢密碼、使用權限、身份認證，安裝防火墻等各項工作的具體落實。涉密與非涉密計算機平臺要徹底區分開，涉密檔案信息的計算機要在監控下進行使用，非正常狀況不得進行互聯網連接。對平時不用的密碼、密鑰或有關涉密載體應配備密碼文件柜或保險柜存放。

5.結語

綜上所述，在開展現代檔案信息管理工作的過程中，加強網絡技術的合理應用與開發具有重要意義和價值。一定要結合當前檔案管理存在的問題進行相關改善，逐漸統一檔案管理平臺，加強對于專業技術人員的綜合素質培訓，有效提高檔案資源的安全性與穩定性，從而確保各地區各職能部門的檔案管理工作的現代化提升，不斷推進網絡技術在檔案管理中的有效應用。

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