試論EXCEL在會計核算中的運用
——以存貨為例

(湖北經濟學院 湖北 武漢 430205)

一、引言

EXCEL被廣泛運用于會計核算中，Excel表格由于使用的簡便靈活，所以被廣泛的應用在工作中。但是就是由于使用的方便，經常會在使用的途中產生一些問題。Excel電子表格的用戶一般都是普通工作人員，他們對軟件的一些問題不是很擅長。但是電子表格應用系統的開發人員一般都不會去考慮這方面的問題，他們不能夠認識到開發結構化分析方法的重要性。因為電子表格的修改很容易，所以專門修改表格的人員在修改了之后，不太會再回頭去關注修改的結果。在企業的內部網絡中，用戶可以去隨意的使用別人設計好的電子表格。原來單一用戶使用的表格變成了現在的多用戶使用。在這種情況下，每個用戶就不可能很清楚的去了解輸入數據的適當位置和格式。電子表格是面向使用者的，自上而下主要可以分為工作簿、工作表、工作區、單元格，電子表格里可以有很多個工作簿，工作簿中又可以存在多張工作表，工作表中還有很多的領域，想要看到模型設計必須將屏幕滾動一段時間，一般的用戶就會很難分清他們之間的關系，從而不知道該采用哪一個。因為電子表格采用的是自動計算功能，用戶就會發現不了公式。一般用戶很難知道數據和公式分別在哪一個單元格，在哪里輸入數據。與此同時，用戶也不知道一個數據的變化會引起整體的如何變化。由于電子表格的建立沒有統一的標準，但是如果不按照一定的邏輯來設計模型的整體布局的話，那么設計出來的表格就會很隨意，影響人們的使用和理解。同時，當發生錯誤時也不便于審核。

二、企業存貨核算的現狀

庫存是指各類資產，包括商品、產成品、半成品、和各種材料、燃料、低值易耗品等，而庫存的核算在企業當前資產管理中起著非常重要的作用。對于企業來說，庫存種類繁多，尤其是在大中型企業中，有幾十種甚至幾十萬種。在實踐中，人們會發現一些庫存是稀缺的，但價值是巨大的。如果管理不慎，就會給企業帶來巨大損失。相反，有些庫存的種類很多，但價值卻很低。即使管理上有一點差錯，損失也是有限的，所以不會對企業造成很大的影響。同樣程度的去重視所有存貨，不管本金如何，不僅使存貨管理工作復雜化，而且會造成人力和物力的極大浪費。在這種情況下，企業需要把重點放在關鍵的、高價值的庫存產品管理上，因此庫存分類管理理論應運而生。當前會計人員的大部分工作是處理和處置各種表單，Excel電子表格就成為了一個非常好用的軟件。他不僅能夠提供一般電子表格所具有的功能，同時它還提供了別的功能，如對管理和決策的分析。因此， Excel可以幫助人們迅速有效的處理日常工作，并且準確的提供各項數據，而本文主要介紹的就是這個方面。

三、EXCEL在存貨會計核算中的運用

步驟1：明確問題。設計的第一步是要清楚要解決什么問題。但是明確一個問題其中涉及到了很多方面，這些信息需要親自向有關人員詢問，有時人們不能清楚、正確地表達問題。這就提高了對設計師的要求，需要用適當的方法和他人進行溝通。

步驟2：定義模型的結構。在了解清楚了問題是什么之后，就必須決定變量和輸出量，以及它們的函數關系。可以用不同的模型來解決問題，有尺度模型、物理模型、數學模型或純文本描述模型。采用一個合適的模型是很關鍵的一個步驟，而不是試圖通過特定的模型來解決問題。

步驟3：設計電子表格模型。一旦完成了前面兩步，就可以開始利用軟件來設計自己需要的模型了。實踐中，第2步和第3步可以同時進行，但是我們不能夠跳過他們的任何一步，雖然看似這兩步差不多，但是如果缺少，可能會給后續的設計造成很大的麻煩，同時在設計時我們還要注意電子表格的易懂性，能夠讓人們更好的使用和修改。

步驟4：對電子表格模型進行測試和分析。在設計好的模型之后，我們需要對它進行測試，剛完成的電子表格或多或少會存在一些細節的缺陷，我們必須通過多次的測試來進一步的完善。我們應該根據電子表格模型的正確性來分析和評估每個潛在計劃的可行性和優點。

四、經濟訂貨批量EOQ型的實例

首先，打開Excel軟件，建立一個工作簿，命名為“經濟訂貨批量模型”，然后按照企業的需求，分別輸入各項指標名稱、數據和計算公式。主要計算公式為:

Q*=SQRT(2*DS/C)

Q*——經濟訂貨批量；

D——商品年需求量；

S——每次訂貨成本；

C——單位商品年保管費用。

要求:①求該企業存貨的經濟訂貨批量、訂貨次數、再訂貨點、最佳訂貨周期、總成本和經濟訂貨量占用資金；②計算不同保險儲備情況下的總成本并且從中選出最佳方案。最后把已知的值分別輸入到庫存決策模型數據表單元中。

假設一個公司對某種零件的年需求是100000個，單位存儲變動成本是6元，每種產品的訂貨費用為人民幣50元，每單位產品的價格是25元，單位產品的缺貨成本是8元，5天的交貨期限，日常配件每天耗用30件，60件的日交貨數量。最終結果見下表：