大數據時代檔案信息化工作研究

吳雨珊

摘要：大數據時代為檔案管理工作的信息化帶來了極大的發展機遇，本文首先闡述檔案信息化的意義，其次分析目前檔案管理工作中存在的問題，最后針對現狀中存在的問題提出在大數據時代下促進檔案信息化管理的幾點建議，以加快實現檔案的信息化管理。

關鍵詞：大數據;檔案信息化

引言：

檔案信息是各行各業發展的重要資源，對企業的未來發展起著參考指示的重要作用。隨著時間的推移和行業的不斷發展數據量激增，傳統的檔案管理方式跟不上檔案數據激增的發展要求，在數據量暴增的面前人力、物力、財力都顯得微不足道。因此在大數據時代，信息化是檔案管理的發展趨勢，檔案的信息化管理具有劃時代的意義。鑒于此，下文作者圍繞大數據時代的背景探討檔案信息化管理的發展策略。

一、大數據時代檔案信息化管理的重要意義

（一）減輕工作人員的工作量，提高工作效率

檔案信息化管理后，各項檔案信息都將進行有效的采集、歸納、整理和儲存，工作人員不再需要進行繁重而機械的檔案整理工作，信息化的管理使管理人員可以充分的利用網絡技術，可對檔案資料進行更精準的管理，降低管理的失誤率和查找資料的時間損耗，提高檔案管理的工作效率。

（二）保障檔案信息的安全性

由于工作地點的變更或資料的調檔，往往需要將紙質版的檔案資料進行運輸，到達指定的保存和使用地點，這就不可避免的會在運輸途中導致檔案資料損壞或丟失[1]。檔案實行信息化管理后不再需要承擔紙質版在運輸途中的丟失破損風險，電子化的檔案資料在使用時可以加密傳輸既方便快捷，又保障了檔案信息的安全。

二、當前檔案管理工作的現狀和問題

（一）檔案資料不足，數據結構混亂

當檔案實行信息化管理后，需要建立多種多樣的數據庫存儲不同類型資料的數據，因此有必要進一步拓展信息數據的來源渠道，擴大信息的收集量，使數據庫得到充分的利用，并且大量的數據可以為企業的未來發展提供更準確的預見趨勢。同時由于現有檔案資料的數據結構多樣，在存儲上造成了較大的麻煩，檔案管理人員需要花費較多的時間和精力統一化檔案資料的數據格式，以便于后期檔案資料的電子化錄入存儲。

（二）安全系數低，檔案存在風險

在計算機技術給檔案管理工作帶來極大便利的同時也需要考慮網絡安全問題，網絡也具有兩面性，電子化的檔案會出現資料泄露存在安全隱患。一旦發生安全泄露問題，帶來的是不可估量的損失，不僅給企業帶來了損失，而且使用戶的個人隱私資料變得透明。因此必須在使用計算機技術的同時充分考慮安全問題，相較于檔案的信息化管理，安全更是應該放在首位的考慮因素。

（三）管理人員的專業素質不足

傳統的檔案管理方式對檔案管理人員的專業素質要求較低，在檔案實行信息化管理后，由于檔案信息化緊密依靠計算機技術，需要檔案管理的操作人員不斷提升自身的計算機操作技能，熟悉檔案電子化管理的操作。同時由于計算機技術的飛速發展，新的實用技能層出不窮，需要管理人員不斷地學習，保障檔案信息化管理工作在計算機技術地革新中有條不紊地開展。

三、大數據時代下檔案信息化管理的發展路徑

（一）統一檔案數據結構，拓展信息征集渠道

檔案數據結構的統一是檔案管理信息化的重要先決條件。為了降低在檔案資料錄入的過程中的難度，促進后期的查詢效率，提高查找準確度，首先應該規范化檔案數據，在將紙質版的資料導入計算機時統一文件的錄入格式，減少不同錄入部門最終在檔案數據查看上的不統一性。同時為了充分提高開辟的數據庫的利用價值，應該拓寬現有同類檔案資料的數據量[2]，與公安部等相關部門協調，獲取更多的數據，這不僅是對數據的擴充，從深層次來看，更是對一個企業或一個行業發展提供的一個借鑒和預判。

例如，在規范數據格式時，安排相關數據負責人統一規范數據類型，對涉及到所有的數據，包括文字、圖片在內的數據，給出一個數據的劃定標準。然后將該標準下發到錄入的各個部門，并且有必要對錄入部門使用的錄入辦公軟件進行統一的規范，要么使用WPS，要么使用Office，總之不管使用什么辦公軟件，各個部門都應該統一，避免因錄入軟件的不同最終造成數據的差異，提高數據錄入的準確性。

（二）增強檔案資料的安全防護

檔案資料的信息化管理方便了數據的分類存儲和查看，使原本復雜龐大的數據一目了然的存放在各個數據庫中，但是數據安全同樣是在實現檔案信息化管理過程中不容忽視的一大環節。檔案資料一旦泄露，造成的后果不堪設想，小到個人隱私泄露造成錢財詐騙，再到企業資料泄露造成企業的發展受限遭遇巨大沖擊，大到國家重要機密泄露其后果令人不寒而栗。因此檔案數據資料的安全性必須受到重視。

例如，檔案錄入時對數據的查看、下載、編輯權限進行規定，就像是對一個文檔的安全保護，普通身份登錄只有查看檔案資料的權限，其余權限都不予開放;而地位較高的領導登錄時選取不同的級別，登錄密碼正確時，可以成功進入系統，不僅擁有查看資料的權限，而且擁有下載備份的權限，若以領導身份登錄需要對檔案的數據進行更新修改，則需要向服務器端發送請求，由檔案管理部門發送私密的身份驗證碼。檔案資料的使用權限設置保障了檔案資料在使用過程中的安全性。同時還可以設置公司的虛擬網絡環境，使工作人員在外時使用公司的虛擬化網絡環境進入系統，查看檔案資料，為檔案資料系統的進入加一層保護。

（三）加強檔案管理人員的專業素質培養

檔案管理的信息化程序依賴于計算機技術的發展。傳統的檔案管理人員對其計算機使用操作要求較低，不能滿足信息化過程的需要[3]。因此檔案管理人員的任用上一定要有更高的要求，必須要有常用辦公軟件和計算機的使用基本技能，同時也要有一定的學習能力，以適應不斷更新迭代的計算機技術。

例如，企業可以為檔案管理人員創造更多的學習機會，定期培訓信息技術，條件允許的情況下可以實行一對一的培訓，全程保駕護航檔案管理人員的技術掌握情況，以便更加熟練的管理檔案數據。

總結：大數據時代的到來猶如劃破長夜的裂痕，使傳統的檔案資料管理方式進行了革新，看到了更好更快的管理方式。檔案的信息化管理使一個漫長曲折而又繁雜的過程，管理部門一定要切實理解信息化管理的意義，腳踏實地，逐漸步入信息化管理的正軌，提高檔案管理的效率和安全性。

參考文獻

[1]汪分曾.大數據時代做好檔案信息化管理工作的策略[J].河北企業，2020（09）：35-36.

[2]王偉華.大數據時代檔案信息化工作研究[J].蘭臺世界，2020（06）：50-52.

[3]李蘭蘭.大數據時代檔案信息化管理工作的幾點思考[J].科技展望，2016，26（06）：214.