試論如何加強事業單位檔案綜合管理

楊艷新

摘 要：檔案是國家重要的數據信息財富，尤其是事業單位的檔案，很多內容均涉及國家機密，所以加強事業單位檔案的管理是非常必要的。如今信息技術給各行各業帶來了新的工作方式，事業單位也在加強利用信息技術進行檔案管理工作。在信息化背景下，如何加強事業單位檔案的綜合管理是檔案管理部門和工作人員面臨的重要問題。本文通過對其進行分析，為加強事業單位檔案的綜合管理能力提供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案;綜合管理

檔案管理工作作為事業單位的重要工作內容，必須隨著時代的變化進行工作方式的升級優化。首先在工作方式上需要不斷的創新。在事業單位當前管理工作的改良中，很多落后的檔案管理方式需要被淘汰。在信息技術的沖擊下，事業單位的檔案管理工作將會面臨更大的改變。如何在這個過程中做好檔案的綜合管理工作，是當前需要重點關注和解決的問題。隨著信息時代數據產生速度和數量的增加，使得檔案管理工作的任務更重。采用傳統的檔案管理方式進行檔案管理工作出現了工作效率低、工作漏洞大和處理不及時等問題。為了加強檔案的綜合管理能力，采用信息化檔案管理方式成為必然的選擇，本文就此對加強檔案管理工作提出相應的措施。

1 重視新形勢下的檔案管理工作

1.1 加強領導重視

檔案綜合管理工作的優化和加強，需要負責檔案管理的領導給予重視。然而在實際工作中，一些單位對于檔案工作關心程度不夠，造成檔案管理混亂，工作存在漏洞和不足。因此，負責檔案管理的領導，需要做好榜樣帶頭作用，加強對檔案管理工作的重視。在日常工作中，強化檔案管理員對檔案收集、整理的重視程度，并且帶頭學習先進的檔案管理模式和管理理論，提高自身檔案管理水平。不僅如此，領導還要做好全局的把控工作，確保檔案管理工作能夠有條不紊的開展，建立良性的檔案管理機制，提高檔案綜合管理能力。同時，為了進一步提高檔案管理的質量和水平，需要提高檔案管理員的服務意識和保密意識。檔案管理工作需要為使用者提供和歸檔檔案，管理人員應具備良好的服務意識，能夠有效提高工作的效率和使用者的滿意度，建立和諧的檔案管理環境。對保密權限較高的檔案，需要加以重視，防止國家和企業秘密泄露。

1.2 建立工作獎評制度

由于工作內容較為枯燥，很多檔案管理人員隨著工作時間的增加，都會對工作產生厭煩情緒，甚至在工作中出現消極怠工的情況。為了有效改善這種情況，提高檔案綜合管理質量，可以建立工作獎評制度[1]。通過業務能力、服務質量、工作態度和其他多方面的評定，對優秀的檔案管理員予以表彰和獎勵，激發檔案管理員工作的積極性，提高檔案管理的效率和質量。為了能夠達到提高管理效果的目的，獎評制度的制定必須要公平公正，防止因為評比結果的不公平情況，打擊管理員工作積極性。

2 創新檔案管理思維

2.1 培養管理員創新思維

創新是發展的源動力，創新對于提高檔案管理水平同樣重要，尤其是信息化檔案管理工作的開展。如果管理員自身不具備一定的創新水平和接受新鮮事的能力，就沒有辦法更好的提高檔案管理工作。因此，提高創新能力，培養管理員良好的創新思維是十分必要的，可以有針對性的對管理員的創新思維進行培養，使其具備創新的思維方式。在進行管理員創新思維的培養過程中，需要基于檔案管理工作進行，并非無根據的進行創新，所以需要管理員具備更加扎實的檔案管理工作能力，在原有能力的基礎上，通過創新的思維，給檔案管工作帶來更好的變化與提高。

2.2 鼓勵管理員創新管理方式

管理員具備創新思維就需要應用在日常的工作當中，只有將思想轉變為成果，才能夠促進信息化背景下的檔案綜合管理水平的提高。在事業單位中，很多管理員都抱著不求有功，但求無錯的想法，這就導致了檔案管理人員雖然具備了創新的思維方式，但是在工作中沒有勇氣去創新[2]。這就需要檔案管理工作的領導負責人鼓勵檔案管理員在工作上進行創新嘗試，并且將對工作有幫助的創新方法進行推廣，對創新成功的管理員進行表彰，營造出積極創新工作氛圍，激發管理員創新活力，帶動事業單位檔案綜合管理水平的提升。

3 利用電子政務提高檔案管理水平

當前，大部分事業單位已經使用電子政務系統，利用信息技術從事檔案管理工作，不僅工作效率極大地提高了，同時還減輕了管理進行檔案工作的壓力。但是新的工作方式也面臨著新的問題，電子檔案管理系統需要檔案管理人員能夠盡快的熟悉工作模式，防止在檔案管理工作中出現錯誤和事故[3]。為了提高信息化檔案管理工作的成效，確保檔案管理嚴謹準確，檔案管理部門可以實施檔案歸檔雙模式，既進行檔案的電子文件和內容歸檔，同時也歸檔一份紙質檔案，防止因為檔案管理工作中造成電子檔案或者紙質檔案的丟失和損毀，有了這種工作機制，能夠有效提高檔案管理工作的安全性，只要有一種檔案形式存在，就能夠保證檔案的完整性[4]。

4 建立完善的多媒體檔案制度

4.1 多媒體檔案的收集

如今檔案資料的形式種類也開始變得更加復雜，事業單位的檔案管理工作中，影音、圖像檔案資料數量也變得更多[5]。為了能夠有效進行多媒體檔案資料的收集和歸檔工作，檔案管理部門需要建立完善的多媒體檔案管理機制，以保證檔案管理工作能夠正常進行。在多媒體檔案的收集工作中，需要保證檔案內容本身的質量和準確性，同時制定完善的檔案收集制度，根據檔案的保密等級，做好多媒體檔案收集過程中的保密工作，防止內容泄漏。

4.2 制定多媒體檔案的使用規范

由于多媒體檔案主要以電子檔案的形式保存，所以在存儲過程中為了防止檔案的丟失和損毀，必須進行檔案的備份工作。在多媒體檔案使用時，需要建立完善的檔案使用制度，按照檔案的保密等級，審核檔案使用人員的權限，并且對于特殊的電子檔案，嚴禁使用人員私自進行拷貝和修改，防止檔案內容泄漏和失真。通過這些措施，能夠有效提高多媒體檔案的管理水平。

5 結束語

綜上所述，加強事業單位的檔案綜合管理，需要從各個方面著手，首先作為檔案管理部門的領導，要具備一定的檔案工作素養，能夠重視檔案管理工作。在日常的工作當中，培養檔案管理人員的創新能力和職業水平，采用信息化檔案管理系統時，做好多媒體檔案和傳統檔案的管理工作，確保檔案的安全性。通過這些措施，能夠有效加強事業單位檔案管理水平。

參考文獻

[1]蔣勝楠.信息化時代如何加強事業單位檔案管理[J].信息記錄材料，2019（6）.

[2]曲紅聯.試論事業單位檔案管理的創新思路[J].祖國，2017（7）：

89-89.

[3]佘曉芬.事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討[J].科技風，2019（26）.

[4]張利萍.試論事業單位檔案管理的現代化和電子化[J].神州，2017（20）：219-219.

[5]李靜丹.新形勢下加強事業單位文書檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2017（6）：123-123.