企業檔案管理中信息技術應用研究

劉芳

【摘要】伴隨著當前信息技術的快速發展，為民眾的生活和工作都帶來了很大的影響。信息技術在企業當中的運用非常廣泛，各種技術在企業當中的運用，使得檔案管理工作的整體效率得到了有效提升，但是也給傳統的檔案管理帶來了不小的挑戰。因此，此文就當前信息技術下的企業檔案管理進行探討和分析。

【關鍵詞】信息技術;企業;檔案管理;運用

一、信息化背景下企業檔案管理的新方向

就當前企業的發展來看，市場競爭越來越激烈，各類信息資源的獲取顯得越來越重要，檔案管理作為一個企業最重要的信息存儲方式，重要性不可小視，從傳統的檔案管理模式來看，信息的更新有著嚴重滯后的情況，且在檔案信息運用時也很難起到實質性的作用，信息技術運用到當前的檔案管理工作當中，可以有效地提升數據的安全性，同時也有利于數據的存儲、查找，這種管理模式有著成本低、成效好、檢索快的特點，并且能夠不斷優化原有的管理模式，從而在此基礎上完整存儲企業的信息，給企業信息的咨詢、決策等方面提供有利的幫助，這樣的管理模式顯而易見，是當前時代所必須要實現的，在提升企業整體競爭力的同時，也能夠讓信息技術在檔案管理當中起到最好的效果。

二、信息技術在企業檔案管理工作中的作用

（一）信息技術拓寬了企業檔案資源范圍。在企業日常的檔案管理工作當中，傳統的管理模式會受到信息傳送的限制，檔案資源的開發對象一般都是企業已經具有的資源，開發空間相對較小。信息技術的運用可以有效地解決一類問題，同時在日常的運作當中隨時隨地開展檔案管理工作，不會受到地點和時間的限制。

（二）企業檔案管理更加系統化。信息技術的運用可以提升企業數據存儲的整體容量，提升數據的安全性和可靠性。信息技術的運用涉及所有的檔案資源，同時還能夠對財務、生產等方面的系統進行高度融合，確保整個企業數據能夠得到統一的管理，這樣對于一個企業的發展而言是非常有利的。

（三）讓企業檔案管理更加細致化。如果一個企業在慢慢向著現代化和人性化的管理發展，那么在日常的運作當中，就需要使用到信息技術。特別是在檔案管理工作當中運用到信息技術可以很好地去滿足企業細致化的管理。信息技術能夠讓一個企業的檔案管理更加高效化，讓所有檔案都能夠以電子數據的方式進行保存，且隨時都可以進行查閱。對傳統的檔案管理模式進行轉變，避免檔案出現破損的情況。檔案信息管理更加便捷、科學。只需要進行一次的投資就能夠獲得多次的產出，信息技術下的檔案管理可以在一定程度上擺脫對于經費的依賴和約束。

三、信息技術在企業檔案管理當中的運用

（一）前期運用。在企業檔案管理當中運用到信息技術，初期一般都體現在檔案的查閱、檢索、統計、整編等方面。信息化檔案管理初期階段必須要用計算機檢索功能來對檔案信息進行編制。使用著錄項目把讀取的檔案目標編制為一個數據庫，然后有按照相關的要求對數據進行編制，同時對目錄進行分類等。隨后使用計算機對檔案進行檢索，按照檢索人員的需求，把檔案的原有文件和目錄信息提交給檢索者，同時也可以利用檔案的形式特點和內容特點來進行檢索。最后利用計算機技術對已經構建完成的檔案進行不定期的管理和更新，主要開展的工作有：數據庫空間的占有率、入庫出庫量統計、檔案查閱時間和歸還時間以及檔案內容的更新，這些都必須要進行記錄和統計。

（二）綜合運用。即便是當前很多企業都使用了信息技術來對檔案進行管理，但是檔案文件的管理形式還是必不可少的，且從當前企業的發展來看，信息技術的運用必然會對檔案管理工作帶來一定的影響，為了更好地實現檔案管理和文件資源的合理運用以及共享，以這樣的方式來減少重復數據的錄入和規范系統的數據接口，那么對信息技術進行運用是必不可少的。對于整體檔案管理進行綜合化而言是非常具有效果的，同時也能夠讓管理效率得到提升，讓計算機等技術效果得到最好的發揮。

（三）科學制定檔案信息化規劃。在企業開展檔案信息化管理過程當中，制定一定的規劃是至關重要的，且必須要在滿足企業發展的要求基礎之上開展，根據企業自身的特點和發展的方向，進行深入的探討研究論證，制定出一個符合企業自身發展需求的檔案信息化管理規劃，使用循序漸進的方法，從企業信息的實際需求出發，來對管理模式進行分析，明確管理當中的各個流程，對其進行全面的調節，為企業檔案管理信息化建設提供更大的發展空間。

（四）檔案管理信息系統的構建。企業中檔案信息系統是非常重要的一部分，這一個系統自身就有著一定的特點。當前時代背景下的企業各個環節的活動都離不開企業的檔案信息系統。此外，企業檔案信息化系統運作期間所帶來的信息必須要由檔案信息系統進行收集匯總，然后對其進行長期保存。還有就是，一個企業對檔案的大量使用，使得檔案信息管理系統成了一個企業重要的信息來源之一。

（五）重視信息技術，提升信息化水平。在當前日新月異的信息化時代，企業傳統的檔案管理工作面臨全新的機遇和挑戰。信息技術的運用，為檔案管理提供了很多種方式，為檔案的規整、存儲都提供了很大的幫助，讓整體檔案管理的科技水平得到了不斷的提升。就目前企業的發展來看，如果想要在信息化的時代實現可持續的發展，那么就必須要在企業的內部進行先進技術的引進，進而不斷提升檔案信息的管理水平。在當前企業的發展過程當中，信息技術的整體水平都會直接影響檔案管理工作的整體效率，對企業能否正常運作有著直接影響，所以企業必須要重視檔案管理的信息化建設。

（六）培養專業人才，提升檔案管理團隊素質。在企業當中，人才的培養是極為關鍵的一項工作，人才是開展工作的基礎，在企業檔案管理工作當中，必須要運用專業素質過硬的計算機人才，這樣才能讓企業的檔案管理信息技術得到不斷提升，讓檔案管理更加安全穩定。企業必須要定期進行檔案管理人員的培訓，在此基礎上不斷提升他們的信息化技術運用能力，提升他們的職責意識，讓他們可以更好地去完成企業的檔案管理工作，進而實現整體管理團隊的能力提升，為企業未來實現可持續發展打下良好的基礎。

四、結束語

伴隨著社會的不斷發展，信息化時代的來臨，企業檔案管理工作當中運用信息化技術可以有效地提升整體的工作效率，同時也能夠讓檔案的管理更加科學、規范，并且也能夠有效降低檔案管理工作的工作量。在當前企業的發展過程當中，信息化的檔案管理模式運用也是越來越廣泛，因此在已有的技術基礎上進行不斷創新，這樣才能讓檔案管理工作能夠有效適應當前社會的快速發展，讓企業在競爭激烈的市場當中站穩腳跟。

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