淺析城建檔案管理信息化建設的意義及對策

崔鳳榮

【摘要】隨著計算機、互聯網的逐漸普及，我國社會生產生活的方方面面都開始進行信息化建設，致力于提高工作質量和效率，降低人力資源方面的成本，提高信息傳播過程中產生的價值。在城建管理領域中，檔案對于一個城市、一個國家的發展有著重要的意義，它是城市發展建設的銘記，是反思城市建設不足的依據。信息化建設對于城建檔案管理而言十分重要，能夠大幅度提高城市建設檔案的管理和開發效果，為今后的城市建設提供充分的證據。本文從信息化建設對城建檔案管理的意義入手，分析城建檔案管理信息化中存在的問題，探討城建檔案管理信息化建設的具體措施，提高城建檔案管理的信息化水平。

【關鍵詞】城建檔案管理;信息化建設;意義;對策

城市建設檔案管理體系中通常包括工業民用建筑工程、市政基礎設施工程、公用設施工程、交通工程、園林建設工程、環境衛生工程、防災應急工程、地下管線隱蔽工程等工程建設的檔案，檔案中包含具有保存價值的文字、圖紙、表格、聲像資料。使檔案利用者能夠通過利用檔案盡可能還原和了解城市建設工程。城市建設工程竣工后三個月內，建設單位需要將符合檔案館要求的工程資料歸檔，如有資料不齊全的情況則需要限期補充。如果是停建、緩建、撤銷的建設工程檔案則需要暫時由建設企業保管或向檔案館移交，保證城市建設檔案的完整。因此，城市建設檔案中保存著數量龐大的城市建設工程資料，管理和調用難度都很大，城建檔案信息化建設是必然趨勢。

一、城建檔案信息化建設對城建檔案管理的意義

（一）信息化建設改變了城建檔案的收集、儲存方式

傳統城建檔案的載體主要是紙質文件，需要大量的人工力量來進行收集、儲存、編號、管理，需要面積龐大的檔案館來存放逐年增加的紙質檔案。進行信息化建設后，城建檔案管理人員可以借助計算機和數據庫技術來對城建檔案進行掃描錄入、自動編號、電子檔案儲存操作，將海量的城建檔案以節約空間、方便保存的形式進行管理，且方便調閱。

（二）信息化建設提升了城建檔案管理的效率

當紙質的城建檔案文件轉化為電子版形式后，能夠在城建檔案館中進行登記和錄入，實現自動檢索、按權限調閱等功能，這樣就將大量的原始數據轉化為更容易利用的形式，有效提高城建檔案的管理效率。在信息化建設過程中，檔案館管理人員主要工作為掃描和錄入，且后續節約了對紙質文件的防火、防潮等管理工作時間，有效提高了城建檔案館工作人員的工作效率。

二、城建檔案管理信息化中存在的問題

（一）管理技術人才力量的落后

城建檔案管理的信息化建設并不是簡單的應用計算機技術，而是需要建立起一套行之有效的城建檔案信息化管理標準和流程，建立起一個能夠實現高效便捷管理的信息化平臺，實現對城建檔案的有效管理。想要進行城建檔案的信息化管理，需要專業過硬的信息化人才，專門負責對信息化檔案管理系統和數據庫進行維護、管理和升級，否則，再先進的技術和平臺在缺乏專業人才操作的情況下也很難發揮作用。

（二）城市建設領域中檔案的整體信息化程度有限

城建檔案管理的信息化是指對全部有保存價值文件的信息化管理，但在城市建設工程開展過程中，很多檔案文件還是以紙質形式存在的，工程竣工后移交給城建檔案館的文件也并非都是電子版的，需要檔案館工作人員進行后續的掃描、手工錄入處理。且城建檔案館中對計算機及數據庫的應用還流域表面，數據庫主要優勢難以體現，使得城建檔案在應用中只能進行簡單檢索，卻不能在數據庫中調閱出完整的城建工程檔案。這樣的檔案信息化管理程度影響了城建檔案的應用水平。

三、城建檔案管理信息化建設的具體措施

（一）建設城建檔案的標準規范，實現統一管理

只有當城市建設工程檔案遵循統一的管理標準和規范時，建設企業移交到城建檔案館的工程文件才能夠更順暢的對接檔案管理系統，提高城建檔案館工作人員的歸檔管理質量和效率。且在技術標準、統計標準、圖表標準等方面都實現統一的情況下，城建檔案館的檔案管理數據庫能夠實現更有效地細節檢索，提高城建檔案的檢索質量和調閱成功率，提高城建檔案管理的信息化程度。

（二）加強對城建檔案館的基礎信息化設施建設

在城建檔案館的信息化建設中，要加強對基礎信息化設施的建設，配備檔案電子檔管理所需要的掃描儀、數碼設備、光盤刻錄儀等，為城建檔案數據庫建立專門的管理機房，為實現城建檔案的信息化管理奠定基礎。

（三）加強對城建檔案館工作人員的信息化建設

城建檔案館的信息化建設離不開工作人員的執行，離不開一支專業的信息化管理人才隊伍，因此，城建檔案館必須要加強對工作人員專業技術培訓，提高他們的信息化專業水平。城建檔案管理部門應當積極組織工作人員進行分批培養和學習，使他們在檔案數據系統平臺上線運行前就掌握正確使用的方法，明確系統各功能的使用標準，明了系統的安全操作規格，從而從操作人員的角度上為城建檔案信息化管理奠定基礎。城建檔案館工作人員要嚴格遵守檔案管理的流程、標準和時間限制，對建設單位移交的城建檔案信息進行嚴格的審查和鑒定，對于內容缺失、有誤的應暫不歸檔且要求限期整改，確定無誤后方可進行歸檔;對于內容完整無誤的城建檔案及時規范地進行歸檔處理，保證城建檔案順利保存在檔案數據庫中，能夠被城建檔案系統平臺用戶正常檢索和調用。城建檔案管理工作人員要嚴格遵守系統安全操作標準，不在系統內部計算機上插入來歷不明的U盤、硬盤，不在館內計算機上登錄不明網站，不隨意交出身份認證和動態口令等安全權限，定期運行防火墻和安全查殺軟件，定期對重要的新歸檔城建檔案進行備份刻錄。城建檔案館工作人員要承擔起保證檔案管理信息化系統安全運行的重要責任。

四、結束語

計算機、互聯網信息技術的不斷普及和發展，為城建檔案管理的信息化建設奠定了基礎，為提高城建檔案管理效率和應用質量帶來機會和挑戰。想要轉變傳統的城建檔案管理工作方式，提高城建檔案信息化管理水平，城建檔案館需要從管理標準、基礎設施、工作人員等多個方面進行建設，切實實現城建檔案管理的信息化。

參考文獻：

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