信息化時代創新文書檔案管理的路徑探索

劉揚

摘 要：信息化時代的快速發展使各行各業發生了巨大的變化，特別是文書檔案管理行業。現階段很多企事業單位文書檔案管理方式較為落后，工作效率較低。鑒于此，本文先是闡述了什么是信息化文書檔案管理，又探究了信息化文書檔案管理工作的現狀，最后詳細研究了信息化時代創新文書檔案管理的方法，希望能對相關人員的工作提供一些借鑒。

關鍵詞：信息化時代;文書檔案管理;創新;路徑

一、信息化文書檔案管理的概述

信息化文書檔案管理工作是指利用現代技術（互聯網技術、信息技術、計算機技術等），收集、整理和分析文書檔案相關的信息與數據。文書檔案的涉及領域廣泛、包括內容眾多，要及時記錄、分析具體的活動內容，記錄的內容要與運營管理、統籌規劃相關，記錄方式主要有文字、影像、圖片等。若僅僅采取人工管理方法管理文書檔案，不僅要耗費大量時間、人力和物力，管理工作的質量與效率也得不到有效地保障。信息化時代利用信息技術開展文書檔案管理，不僅能有效減少管理實踐中人力、物力、資金的投入，實現資源的優化配置，還能提升管理工作的效率，信息化技術的應用使其工作方式更為簡便、工作環境更為舒適，并為用戶提供更為優質的服務。

二、文書檔案管理中存在的問題

信息化時代給文書檔案管理帶來發展機遇的同時，也使得傳統的文書檔案管理暴露出諸多弊端，主要分為以下幾個方面：

（一）工作人員欠缺信息化管理意識

各大企事業單位只有在文書檔案管理工作中應用現代化的信息技術，才能最大限度地提升文書檔案管理的質量與水平。但在現階段的實際工作中，相關管理人員對信息化文書檔案管理模式的了解較少，不重視信息化文書檔案管理的開展，信息化管理意識不足，在此觀念的影響下很多工作人員仍采用傳統、老舊的管理模式進行文書檔案管理，使得檔案管理的信息化與現代化水平較低，嚴重阻礙了我國文書檔案管理行業的持續發展。

（二）工作人員的專業素養較差

工作人員的專業素養是影響文書檔案管理信息化程度的關鍵因素，但目前我國各大企事業單位的文書檔案管理人員的專業素養較差。第一，很多工作人員并不能明確自身的責任意識，工作態度較為敷衍，甚至部分工作人員在工作過程中經常出現各種主觀錯誤，不僅不利于順利開展信息化文書檔案管理，還會在一定程度上延緩文書檔案管理的現代化發展。第二，文書檔案管理人員的專業技能較差，不能在詳細分析和研究實際情況的基礎上開展工作，使得其在進行檔案管理時缺乏事實依據，還有部分工作人員的信息化技能較差，無法在實際工作中熟練運用互聯網技術。

（三）工作協調溝通機制不完善

除了上述兩個問題之外，目前各大企事業單位文書檔案管理還存在協調、溝通機制不完善等問題，各部門之間不能有效進行交流與溝通，這就使得文書檔案管理實踐中經常會出現預期工作效果與實際工作情況不相符、無法統一工作目標與成本控制要求等狀況。總之，在文書檔案管理中建立完善的協調溝通機制是很有必要的。

三、信息化時代創新文書檔案管理工作的路徑

針對各大企事業單位檔案管理工作中存在的問題，提出信息化時代創新文書管理工作的具體方法。

（一）提升信息化檔案管理的意識

第一，工作人員要提升對信息化文書檔案管理的認識，加大對文書檔案管理的創新力度，并在其中融入現代化的管理理念與管理方法，在提升管理效率的同時，進一步提升文書檔案管理的工作質量。第二，相關部門要加大對信息化文書檔案管理的宣傳力度，使工作人員充分認識到應用信息化技術進行文書檔案管理的重要性與急迫性，進而使其能在實際工作中積極采取信息化技術。

（二）提升工作人員的專業素養

首先，相關部門要定期對工作人員進行文書檔案管理方面的教育與培訓，將理論知識培訓與工作實際相結合，全面提升管理人員的專業技能與專業水平，使其能獨當一面。其次，相關部門可以采取交流、討論等方式激發工作人員的工作熱情和工作積極性，推動其工作態度的轉變，增強工作人員的責任感與職責意識，確保文書檔案管理創新工作能順利進行。最后，相關部門還要組建專業的工作團隊，鼓勵團隊成員之間多多進行交流與學習，在此過程中不斷提升文書檔案管理人員的綜合素質與專業水平。此外，各大企事業單位還要制定合理的獎懲制度，獎勵那些業務水平較高、綜合素養較強的工作人員，采取適當的措施懲戒那些業務能力較差的工作人員，充分調動檔案管理人員的工作積極性與工作熱情，推動企事業單位信息化文書檔案管理工作的創新與完善。

（三）加強各部門之間的交流與溝通

只有加強各部門之間的溝通、交流與協作，才能有效保障信息化文書檔案管理工作的順利開展。因此，相關部門在積極創新文書檔案管理方法和模式的同時，建立專業的工作監督與意見反饋團隊，積極推進和鼓勵各部門進行交流、合作，對相關人員及其工作進行及時、有效地監督和控制，確保工作人員能按照預設的目標和方案進行工作。

四、結語

總之，各大企事業單位在我國經濟社會發展中的作用越來越重要，而文書檔案管理又是企事業單位管理工作的重點。經濟社會的發展和進步使我國進入了信息化時代，各行各業都開始利用信息化技術進行改革和創新，檔案管理工作也是如此。因此，相關部門必須要不斷探索信息化時代檔案管理模式與管理方法，在檔案管理實踐中應用現代信息技術，進而切實、有效地提升檔案管理的效率與效果，推動我國文書檔案管理事業的進一步發展。

參考文獻：

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