信息化時(shí)代創(chuàng)新文書檔案管理的路徑探索

劉揚(yáng)

摘 要：信息化時(shí)代的快速發(fā)展使各行各業(yè)發(fā)生了巨大的變化，特別是文書檔案管理行業(yè)。現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位文書檔案管理方式較為落后，工作效率較低。鑒于此，本文先是闡述了什么是信息化文書檔案管理，又探究了信息化文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，最后詳細(xì)研究了信息化時(shí)代創(chuàng)新文書檔案管理的方法，希望能對相關(guān)人員的工作提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代;文書檔案管理;創(chuàng)新;路徑

一、信息化文書檔案管理的概述

信息化文書檔案管理工作是指利用現(xiàn)代技術(shù)（互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等），收集、整理和分析文書檔案相關(guān)的信息與數(shù)據(jù)。文書檔案的涉及領(lǐng)域廣泛、包括內(nèi)容眾多，要及時(shí)記錄、分析具體的活動內(nèi)容，記錄的內(nèi)容要與運(yùn)營管理、統(tǒng)籌規(guī)劃相關(guān)，記錄方式主要有文字、影像、圖片等。若僅僅采取人工管理方法管理文書檔案，不僅要耗費(fèi)大量時(shí)間、人力和物力，管理工作的質(zhì)量與效率也得不到有效地保障。信息化時(shí)代利用信息技術(shù)開展文書檔案管理，不僅能有效減少管理實(shí)踐中人力、物力、資金的投入，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，還能提升管理工作的效率，信息化技術(shù)的應(yīng)用使其工作方式更為簡便、工作環(huán)境更為舒適，并為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

二、文書檔案管理中存在的問題

信息化時(shí)代給文書檔案管理帶來發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也使得傳統(tǒng)的文書檔案管理暴露出諸多弊端，主要分為以下幾個方面：

（一）工作人員欠缺信息化管理意識

各大企事業(yè)單位只有在文書檔案管理工作中應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，才能最大限度地提升文書檔案管理的質(zhì)量與水平。但在現(xiàn)階段的實(shí)際工作中，相關(guān)管理人員對信息化文書檔案管理模式的了解較少，不重視信息化文書檔案管理的開展，信息化管理意識不足，在此觀念的影響下很多工作人員仍采用傳統(tǒng)、老舊的管理模式進(jìn)行文書檔案管理，使得檔案管理的信息化與現(xiàn)代化水平較低，嚴(yán)重阻礙了我國文書檔案管理行業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

（二）工作人員的專業(yè)素養(yǎng)較差

工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是影響文書檔案管理信息化程度的關(guān)鍵因素，但目前我國各大企事業(yè)單位的文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較差。第一，很多工作人員并不能明確自身的責(zé)任意識，工作態(tài)度較為敷衍，甚至部分工作人員在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)各種主觀錯誤，不僅不利于順利開展信息化文書檔案管理，還會在一定程度上延緩文書檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。第二，文書檔案管理人員的專業(yè)技能較差，不能在詳細(xì)分析和研究實(shí)際情況的基礎(chǔ)上開展工作，使得其在進(jìn)行檔案管理時(shí)缺乏事實(shí)依據(jù)，還有部分工作人員的信息化技能較差，無法在實(shí)際工作中熟練運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)。

（三）工作協(xié)調(diào)溝通機(jī)制不完善

除了上述兩個問題之外，目前各大企事業(yè)單位文書檔案管理還存在協(xié)調(diào)、溝通機(jī)制不完善等問題，各部門之間不能有效進(jìn)行交流與溝通，這就使得文書檔案管理實(shí)踐中經(jīng)常會出現(xiàn)預(yù)期工作效果與實(shí)際工作情況不相符、無法統(tǒng)一工作目標(biāo)與成本控制要求等狀況。總之，在文書檔案管理中建立完善的協(xié)調(diào)溝通機(jī)制是很有必要的。

三、信息化時(shí)代創(chuàng)新文書檔案管理工作的路徑

針對各大企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，提出信息化時(shí)代創(chuàng)新文書管理工作的具體方法。

（一）提升信息化檔案管理的意識

第一，工作人員要提升對信息化文書檔案管理的認(rèn)識，加大對文書檔案管理的創(chuàng)新力度，并在其中融入現(xiàn)代化的管理理念與管理方法，在提升管理效率的同時(shí)，進(jìn)一步提升文書檔案管理的工作質(zhì)量。第二，相關(guān)部門要加大對信息化文書檔案管理的宣傳力度，使工作人員充分認(rèn)識到應(yīng)用信息化技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理的重要性與急迫性，進(jìn)而使其能在實(shí)際工作中積極采取信息化技術(shù)。

（二）提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

首先，相關(guān)部門要定期對工作人員進(jìn)行文書檔案管理方面的教育與培訓(xùn)，將理論知識培訓(xùn)與工作實(shí)際相結(jié)合，全面提升管理人員的專業(yè)技能與專業(yè)水平，使其能獨(dú)當(dāng)一面。其次，相關(guān)部門可以采取交流、討論等方式激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，推動其工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變，增強(qiáng)工作人員的責(zé)任感與職責(zé)意識，確保文書檔案管理創(chuàng)新工作能順利進(jìn)行。最后，相關(guān)部門還要組建專業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)，鼓勵團(tuán)隊(duì)成員之間多多進(jìn)行交流與學(xué)習(xí)，在此過程中不斷提升文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)與專業(yè)水平。此外，各大企事業(yè)單位還要制定合理的獎懲制度，獎勵那些業(yè)務(wù)水平較高、綜合素養(yǎng)較強(qiáng)的工作人員，采取適當(dāng)?shù)拇胧徒淠切I(yè)務(wù)能力較差的工作人員，充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性與工作熱情，推動企事業(yè)單位信息化文書檔案管理工作的創(chuàng)新與完善。

（三）加強(qiáng)各部門之間的交流與溝通

只有加強(qiáng)各部門之間的溝通、交流與協(xié)作，才能有效保障信息化文書檔案管理工作的順利開展。因此，相關(guān)部門在積極創(chuàng)新文書檔案管理方法和模式的同時(shí)，建立專業(yè)的工作監(jiān)督與意見反饋團(tuán)隊(duì)，積極推進(jìn)和鼓勵各部門進(jìn)行交流、合作，對相關(guān)人員及其工作進(jìn)行及時(shí)、有效地監(jiān)督和控制，確保工作人員能按照預(yù)設(shè)的目標(biāo)和方案進(jìn)行工作。

四、結(jié)語

總之，各大企事業(yè)單位在我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用越來越重要，而文書檔案管理又是企事業(yè)單位管理工作的重點(diǎn)。經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和進(jìn)步使我國進(jìn)入了信息化時(shí)代，各行各業(yè)都開始利用信息化技術(shù)進(jìn)行改革和創(chuàng)新，檔案管理工作也是如此。因此，相關(guān)部門必須要不斷探索信息化時(shí)代檔案管理模式與管理方法，在檔案管理實(shí)踐中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)而切實(shí)、有效地提升檔案管理的效率與效果，推動我國文書檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

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