圖書館辦公室管理工作優(yōu)化策略分析

杜曉江

摘要：高校圖書館的辦公室工作是一項(xiàng)即忙碌又繁瑣的工作，是學(xué)校圖書館能正常運(yùn)行的重要一部分。辦公室在高校圖書館的運(yùn)行過程中，又一直是圖書館管理工作的樞紐，它在實(shí)際的運(yùn)行中又有著協(xié)調(diào)、溝通、上傳下達(dá)的作用，是當(dāng)前圖書館正常運(yùn)行中不可或缺的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;辦公室;數(shù)據(jù)化

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2020）04-0-01

高校圖書館的辦公室工作是一項(xiàng)即忙碌又繁瑣的工作，是學(xué)校圖書館能正常運(yùn)行的重要一部分。辦公室在高校圖書館的運(yùn)行過程中，又一直是圖書館管理工作的樞紐，它在實(shí)際的運(yùn)行中又有著協(xié)調(diào)、溝通、上傳下達(dá)的作用，是當(dāng)前圖書館正常運(yùn)行中不可或缺的重要組成部分。

一、作為“橋梁”與“紐帶”的圖書館辦公室工作

工作定位以為師生學(xué)習(xí)提供專業(yè)性服務(wù)、為教學(xué)科研工作提供文獻(xiàn)資料幫助為宗旨。辦公室工作的定位雖然清晰，但是作為非直接面向讀者的設(shè)置，辦公室業(yè)務(wù)工作更多是以“橋梁”與“紐帶”的方式實(shí)現(xiàn)自己的定位。

圖書館辦公室工作的“紐帶”作用主要表現(xiàn)在學(xué)校和館內(nèi)兩個(gè)不同的層面。在學(xué)校層面，圖書館日常工作不僅要負(fù)責(zé)館內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)與院系領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，傳達(dá)信息到各位館員，還必須做好各種學(xué)校要求的工作計(jì)劃、新聞稿件、黨務(wù)材料、工作總結(jié)、館內(nèi)人員基本情況上報(bào)、匯總、材料和驗(yàn)收、評(píng)比等工作。在館內(nèi)層面，主要是幫助圖書館領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖書館的工作加強(qiáng)管理，同時(shí)聯(lián)系各方、承上啟下以及溝通內(nèi)外的作用。具體而言，就是通過完成辦公室的行政管理工作和日常工作以協(xié)調(diào)好館內(nèi)各部門之間的聯(lián)系，在對(duì)上級(jí)任務(wù)進(jìn)行認(rèn)真執(zhí)行的同時(shí)，還要對(duì)館內(nèi)的每一位工作人員負(fù)責(zé)。

圖書館辦公室工作的“橋梁”作用主要表現(xiàn)在暢通信息，形成共識(shí)。辦公室不僅要傳達(dá)館務(wù)會(huì)和館長(zhǎng)的思路，還要將各部門的建議轉(zhuǎn)達(dá)給館長(zhǎng)，是反饋和收集信息的重要部門。另外館內(nèi)各個(gè)部門之間難免會(huì)存在著一些工作沖突，為了避免這些沖突影響工作，需要辦公室在中間進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，有效解決這些矛盾，才能促進(jìn)各個(gè)部門的友好相處。

二、基于責(zé)任意識(shí)的辦公室工作人員能力

基于辦公室工作的定位與工作目標(biāo)，就需要三種業(yè)務(wù)功能：基于讀者文獻(xiàn)需求與知識(shí)服務(wù)的信息業(yè)務(wù)能力，基于日常文書材料處理的公文處理能力，基于溝通協(xié)調(diào)所需的人際關(guān)系處理能力。只有具備了上述的能力，才能對(duì)圖書館正常運(yùn)行提供相應(yīng)的服務(wù)，充分了解各科室的運(yùn)轉(zhuǎn)情況，根據(jù)圖書館的發(fā)展特點(diǎn)和規(guī)律，去協(xié)調(diào)解決館內(nèi)的各種問題，從而找到一條最好的解決方案。

圖書館辦公室作為圖書館管理工作的重要部門，圖書館的工作人員辦公室應(yīng)該有強(qiáng)烈的奉獻(xiàn)精神和工作責(zé)任感，認(rèn)真完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)，及時(shí)向圖書館領(lǐng)導(dǎo)反饋下級(jí)工作人員的建議和問題，以幫助圖書館領(lǐng)導(dǎo)者做出更科學(xué)、合理的決策。同時(shí)，辦公室工作人員也應(yīng)該腳踏實(shí)地的辦好每一個(gè)工作，用誠(chéng)懇的態(tài)度和飽滿的熱情對(duì)待廣大師生、讀者和同事，與他們建立良好的工作關(guān)系，創(chuàng)建一個(gè)友好和諧的圖書館環(huán)境，為圖書館能更好、更快發(fā)展貢獻(xiàn)出自己的一份力量。

辦公室的工作比較瑣碎，每天要處理大量的任務(wù)和信息。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公室工作正朝著信息化的方向發(fā)展，各種技術(shù)手段的應(yīng)用為員工提供了極大的便利。例如，通知是通過電子郵件、微信群、QQ群等信息交互平臺(tái)來發(fā)送和接收的。通過電子文檔存儲(chǔ)文件，節(jié)省了大部分工作時(shí)間，提高了辦公室的整體工作效率，同時(shí)也使瑣碎的工作變得有條理。

三、基于數(shù)據(jù)意識(shí)的辦公室工作優(yōu)化策略

如前所述，圖書館是最基層的教學(xué)單位，同時(shí)也是高校發(fā)展的主要支柱，而其中辦公室又是聯(lián)系學(xué)校各個(gè)職能部門，各個(gè)院部、師生、讀者之間重要的橋梁和樞紐。這就決定了服務(wù)工作是圖書館辦公室的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容。

當(dāng)前智慧圖書館建設(shè)已經(jīng)相對(duì)成熟。比較而言，智慧圖書館的前端往往涉及到一線的業(yè)務(wù)人員，辦公室工作人員更多的是以過往經(jīng)驗(yàn)、慣例來處理業(yè)務(wù)。這就客觀造成了辦公室工作只是滯后性地執(zhí)行學(xué)校或館領(lǐng)導(dǎo)安排的各項(xiàng)工作，在預(yù)測(cè)性地感知讀者需求，敏銳地發(fā)現(xiàn)館內(nèi)各部門間信息流通暢與否方面很難做出有效的判斷。

通過數(shù)據(jù)分析與關(guān)聯(lián)形成分析報(bào)告，幫助館領(lǐng)導(dǎo)優(yōu)化館內(nèi)場(chǎng)景。今天的圖書館不僅是借閱空間，還應(yīng)是試讀與交流的空間。通常圖書館的數(shù)據(jù)分析更多注重如何發(fā)現(xiàn)用戶的閱讀偏好，辦公室工作人員應(yīng)該主動(dòng)自覺界入用戶數(shù)據(jù)的分析與發(fā)掘，通過分析用戶在館內(nèi)的行動(dòng)軌跡來幫助館領(lǐng)導(dǎo)設(shè)計(jì)規(guī)劃館內(nèi)的閱讀場(chǎng)景，為用戶提供“悅讀”體驗(yàn)。

通過數(shù)據(jù)分析形成日常工作軌跡，從中發(fā)現(xiàn)信息堵點(diǎn)，為館領(lǐng)導(dǎo)提供基礎(chǔ)材料。在圖書館日常管理中，辦公室要繼續(xù)發(fā)揮腿勤、眼勤、手勤等特點(diǎn)，對(duì)圖書館內(nèi)各部門、科室所進(jìn)行的主要業(yè)務(wù)進(jìn)行必要的掌握，找準(zhǔn)服務(wù)工作中的難點(diǎn)和重點(diǎn)，更加及時(shí)、有效開展好服務(wù)工作，同時(shí)在與其他科室進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)時(shí)也會(huì)變得更加順暢。在工作中，辦公室工作人員要將日常工作理解為網(wǎng)絡(luò)，將涉及到的各個(gè)部門工作理解為網(wǎng)絡(luò)中的節(jié)點(diǎn)，將獲取到的各類工作資料為形成管理數(shù)據(jù)，綜合國(guó)內(nèi)建設(shè)先進(jìn)的高校圖書館經(jīng)驗(yàn)對(duì)本館管理數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化，只有這樣，推動(dòng)圖書館服務(wù)管理工作得到有效的提升。

總而言之，圖書館是一所高校廣大師生進(jìn)行科研學(xué)習(xí)的重要平臺(tái)，辦公室的工作因其具有綜合管理、建章立制、搜集信息、服務(wù)和協(xié)調(diào)等多種作用，它對(duì)高校圖書館的發(fā)展起著重要的作用。在目前發(fā)展背景下，我們還應(yīng)在對(duì)該辦事處的作用有適當(dāng)了解的基礎(chǔ)上繼續(xù)努力，采取有效措施，提高辦公室服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，促進(jìn)圖書館工作正常有序發(fā)展，為師生創(chuàng)造更加和諧穩(wěn)定的環(huán)境。

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