圖書館辦公室管理工作優化策略分析

杜曉江

摘要：高校圖書館的辦公室工作是一項即忙碌又繁瑣的工作，是學校圖書館能正常運行的重要一部分。辦公室在高校圖書館的運行過程中，又一直是圖書館管理工作的樞紐，它在實際的運行中又有著協調、溝通、上傳下達的作用，是當前圖書館正常運行中不可或缺的重要組成部分。

關鍵詞：高校圖書館;辦公室;數據化

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-0-01

高校圖書館的辦公室工作是一項即忙碌又繁瑣的工作，是學校圖書館能正常運行的重要一部分。辦公室在高校圖書館的運行過程中，又一直是圖書館管理工作的樞紐，它在實際的運行中又有著協調、溝通、上傳下達的作用，是當前圖書館正常運行中不可或缺的重要組成部分。

一、作為“橋梁”與“紐帶”的圖書館辦公室工作

工作定位以為師生學習提供專業性服務、為教學科研工作提供文獻資料幫助為宗旨。辦公室工作的定位雖然清晰，但是作為非直接面向讀者的設置，辦公室業務工作更多是以“橋梁”與“紐帶”的方式實現自己的定位。

圖書館辦公室工作的“紐帶”作用主要表現在學校和館內兩個不同的層面。在學校層面，圖書館日常工作不僅要負責館內領導與院系領導之間的溝通，傳達信息到各位館員，還必須做好各種學校要求的工作計劃、新聞稿件、黨務材料、工作總結、館內人員基本情況上報、匯總、材料和驗收、評比等工作。在館內層面，主要是幫助圖書館領導對圖書館的工作加強管理，同時聯系各方、承上啟下以及溝通內外的作用。具體而言，就是通過完成辦公室的行政管理工作和日常工作以協調好館內各部門之間的聯系，在對上級任務進行認真執行的同時，還要對館內的每一位工作人員負責。

圖書館辦公室工作的“橋梁”作用主要表現在暢通信息，形成共識。辦公室不僅要傳達館務會和館長的思路，還要將各部門的建議轉達給館長，是反饋和收集信息的重要部門。另外館內各個部門之間難免會存在著一些工作沖突，為了避免這些沖突影響工作，需要辦公室在中間進行溝通和協調，有效解決這些矛盾，才能促進各個部門的友好相處。

二、基于責任意識的辦公室工作人員能力

基于辦公室工作的定位與工作目標，就需要三種業務功能：基于讀者文獻需求與知識服務的信息業務能力，基于日常文書材料處理的公文處理能力，基于溝通協調所需的人際關系處理能力。只有具備了上述的能力，才能對圖書館正常運行提供相應的服務，充分了解各科室的運轉情況，根據圖書館的發展特點和規律，去協調解決館內的各種問題，從而找到一條最好的解決方案。

圖書館辦公室作為圖書館管理工作的重要部門，圖書館的工作人員辦公室應該有強烈的奉獻精神和工作責任感，認真完成領導交給的任務，及時向圖書館領導反饋下級工作人員的建議和問題，以幫助圖書館領導者做出更科學、合理的決策。同時，辦公室工作人員也應該腳踏實地的辦好每一個工作，用誠懇的態度和飽滿的熱情對待廣大師生、讀者和同事，與他們建立良好的工作關系，創建一個友好和諧的圖書館環境，為圖書館能更好、更快發展貢獻出自己的一份力量。

辦公室的工作比較瑣碎，每天要處理大量的任務和信息。隨著信息技術的不斷發展，辦公室工作正朝著信息化的方向發展，各種技術手段的應用為員工提供了極大的便利。例如，通知是通過電子郵件、微信群、QQ群等信息交互平臺來發送和接收的。通過電子文檔存儲文件，節省了大部分工作時間，提高了辦公室的整體工作效率，同時也使瑣碎的工作變得有條理。

三、基于數據意識的辦公室工作優化策略

如前所述，圖書館是最基層的教學單位，同時也是高校發展的主要支柱，而其中辦公室又是聯系學校各個職能部門，各個院部、師生、讀者之間重要的橋梁和樞紐。這就決定了服務工作是圖書館辦公室的一項重要工作內容。

當前智慧圖書館建設已經相對成熟。比較而言，智慧圖書館的前端往往涉及到一線的業務人員，辦公室工作人員更多的是以過往經驗、慣例來處理業務。這就客觀造成了辦公室工作只是滯后性地執行學校或館領導安排的各項工作，在預測性地感知讀者需求，敏銳地發現館內各部門間信息流通暢與否方面很難做出有效的判斷。

通過數據分析與關聯形成分析報告，幫助館領導優化館內場景。今天的圖書館不僅是借閱空間，還應是試讀與交流的空間。通常圖書館的數據分析更多注重如何發現用戶的閱讀偏好，辦公室工作人員應該主動自覺界入用戶數據的分析與發掘，通過分析用戶在館內的行動軌跡來幫助館領導設計規劃館內的閱讀場景，為用戶提供“悅讀”體驗。

通過數據分析形成日常工作軌跡，從中發現信息堵點，為館領導提供基礎材料。在圖書館日常管理中，辦公室要繼續發揮腿勤、眼勤、手勤等特點，對圖書館內各部門、科室所進行的主要業務進行必要的掌握，找準服務工作中的難點和重點，更加及時、有效開展好服務工作，同時在與其他科室進行溝通協調時也會變得更加順暢。在工作中，辦公室工作人員要將日常工作理解為網絡，將涉及到的各個部門工作理解為網絡中的節點，將獲取到的各類工作資料為形成管理數據，綜合國內建設先進的高校圖書館經驗對本館管理數據進行優化，只有這樣，推動圖書館服務管理工作得到有效的提升。

總而言之，圖書館是一所高校廣大師生進行科研學習的重要平臺，辦公室的工作因其具有綜合管理、建章立制、搜集信息、服務和協調等多種作用，它對高校圖書館的發展起著重要的作用。在目前發展背景下，我們還應在對該辦事處的作用有適當了解的基礎上繼續努力，采取有效措施，提高辦公室服務質量和服務水平，促進圖書館工作正常有序發展，為師生創造更加和諧穩定的環境。

參考文獻

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