新時期基層檔案管理的現狀與對策分析

王德軍

摘要：隨著社會的不斷發展，以及近年來檔案部門的大力宣傳，社會大眾對檔案的認識逐步提高，檔案意識不斷增強，尤其是機關事業單位的檔案室，越來越注重做好檔案工作，并通過不斷加大資金、人力投入等方式來改善檔案工作現狀，從而管理好檔案，以期讓室藏檔案真正發揮出應有的作用。

關鍵詞：基層;檔案管理;現狀;對策分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2020）04-00-01

當前，檔案作為知識與信息的重要載體，成為機關事業單位保存有價值的資料的主要途徑。檔案室管理的規范與否，檔案保存的完整與否，檔案利用的充分與否，直接關系著機關事業單位的發展，對機關事業單位各方面工作的開展都發揮著重要的作用，對鄉鎮政府來說也同樣如此。但是，就目前大多數的基層檔案室來說，還存在著很多的不足之處，如何實現基層檔案室的規范化管理，便成為了單位領導和檔案管理人員的重要任務。

一、基層檔案規范管理的重要意義

一方面，檔案工作是基層單位工作的重要組成部分。基層室藏檔案記錄著基層單位各項工作的開展情況，記錄著單位的發展軌跡，體現著基層單位發展的每一個階段。比如鄉鎮的檔案管理工作，詳細記錄著鄉鎮農業、林業、畜牧業、民政、司法、計生等各方面工作的開展情況，這不僅是對鄉鎮政府工作的記錄，也是鄉鎮為民服務的具體表現，是我們建設服務型政府的最直接體現。

另一方面，檔案為工作開展提供直接依據。檔案是在工作中形成的記錄，具有真實性、可靠性，可以說是第一手的參考資料。我們常說檔案具有資政作用，就是指的檔案記錄著以前各項工作的開展情況，有經驗也有教訓，但是卻能為我們今天的工作提供可借鑒的地方，避免工作走彎路，避免出現類似錯誤。比如檔案中那些活動照片、聲像資料、工作總結、會議記錄等內容，都詳細記錄著基層單位每一次的活動，當我們再次開展類似活動時，我們便有了參考，有了工作依據。

二、基層檔案管理工作的現狀

1.重視程度不夠

當前人們的檔案意識越來越強，檔案越來越受重視，但是由于基層單位的工作比較忙，尤其是鄉鎮作為直接與廣大人民群眾接觸的最前沿，工作更是繁忙，加上領導忙于具體工作，缺乏對檔案重要性的認識，對檔案的要求低、標準低、過問較少，導致部分基層單位對檔案工作不夠重視，出現應付的現象，在檔案的收集和管理方面做的尤為不足，以致會有歸檔不全、檔案遺失損毀現象發生，對檔案工作的發展帶來不利的影響。

2.管理制度不完善

用制度管事，用制度管人，這樣才能促進工作的開展，對于檔案工作來說同樣如此。但是，基層單位尤其是鄉鎮政府的檔案管理十分亂，缺乏行之有效的管理制度。導致管理存在不規范性。雖然有的基層單位會制定檔案管理方面的制度，但是往往會存在制度不完善、執行不嚴格的情況。這就會導致檔案收集工作不能做到應收盡收，檔案整理工作不能規范存放，檔案保管工作存在安全漏洞，檔案利用工作不夠便捷。

3.基礎設施較差

領導對檔案工作的不重視，必然在檔案的投入方面就會出現不足，在基層單位尤為明顯的就是基礎設施落實，不能滿足檔案管理工作的需要。有的單位都沒有配備專門的檔案室，使用的裝具都不滿足規范要求;有的雖然配備了檔案室，但也僅僅是存放之地，卻沒有配備必要的除濕、加濕等設備，完全達不到檔案庫房的“九防”要求，給檔案的安全帶來較大的影響。

4.管理人員不足

在一些基層單位，由于工作任務重，精兵強將基本上都安排在領導認為的重點崗位，而檔案管理工作往往是由年齡大、學歷低、工作能力相對較差的人員擔任，但是卻不能勝任檔案管理工作。也有的單位沒有專職人員，只安排兼職人員，在其他工作之余從事下檔案管理工作。這些檔案管理人員缺少專業的業務知識和業務能力，對檔案工作力不從心，尤其是兼職人員的流動性還大，更不能實現檔案工作的規范管理。

5.管理手段落后

雖然信息化越來越普及，但是大多數基層單位，尤其是鄉鎮政府仍然采用傳統的檔案管理手段，檔案的收集、管理和利用都是靠人工完成，這不僅會加大工作人員的工作量，而且容易出現檔案收集不完整、整理不規范、保管不安全、利用不方便的問題，尤其是檔案的利用方面，查找難度大，浪費時間和精力，而且也容易查找不到，同時來回的翻閱紙質檔案還會對檔案造成不必要的損傷，威脅檔案的安全。

三、基層檔案管理的對策分析

1.增強檔案意識，提高重視程度

各級檔案行政管理部門要大力宣傳，尤其是要深入基層宣傳，切實提高基層單位領導和檔案管理人員的檔案意識，讓他們充分認識到檔案工作的重要性，單位領導的重視對基層檔案工作來說是最大的支持，只有領導重視才能給予更多物力、財力和人力保障，才能為檔案工作的規范化管理提供更加堅強的保障。檔案管理人員重視檔案工作，才會去學習業務知識，才會想方設法增強自己的業務能力，才能更好的開展好檔案管理工作。

2.建立健全檔案管理制度

制度是實現基層檔案規范化管理的保障，基層單位要嚴格按照國家相關法律法規，認真做好檔案的收集、整理、保管和利用等各項工作。同時，要努力探索建立適合本單位的檔案管理工作制度，完善檔案的收集、整理、保管、借閱、保密等方面的制度，健全檔案工作責任制，并嚴格抓好落實，確保檔案管理的各個環節不出現任何差錯。

3.加大投入，完善基礎設施

要實現檔案的規范化管理，必然離不開必要的資金投入。首先是檔案室的建設方面，要按照標準安排檔案室用房，保證檔案室面積，并滿足承重、防潮等方面要求;其次是購買檔案柜、檔案盒等檔案裝具和除濕機、加濕器、溫濕度表等庫房設備等，確保檔案室按照規范要求配備設施設備，滿足檔案存放的條件，從而確保檔案的安全。最后是購買檔案管理的設施設備，如計算機、掃描儀、復印機、存儲器等設備，為檔案的規范管理提供支撐。

4.加強培訓，建立高素質檔案管理隊伍

各基層單位要努力打造一支業務知識強、業務能力過硬、有責任心的檔案管理人才隊伍，要加強對檔案管理人員的培訓，定期組織業務知識培訓，并安排外出參加檔案管理部門的專門培訓，支持他們對業務知識的進修，尤其是信息化相關知識的學習，以便更好的開展檔案管理工作。

結語

綜上所述，這是筆者對基層單位尤其是鄉鎮政府在檔案管理現狀的分析，以及對基層檔案管理工作提出的建議，希望通過這些措施能早日實現基層檔案的科學化、規范化、信息化管理。

參考文獻

[1]王珂.淺談基層檔案管理的現狀與建議[J].卷宗，2014（11）：16.

[2]龍秀云.基層檔案室管理現狀及建議[J].城建檔案，2012（11）：44.