基于大數據時代檔案管理模式的轉變分析

邢曉萌

摘要：檔案記錄著上至國家下至個人的重要信息，對社會各領域的發展都有著非常積極的促進作用，因此必須要做好檔案管理工作。同時隨著信息技術的不斷發展，大數據時代悄然到來，檔案管理工作也需作出改變，通過對大數據技術的應用提升檔案管理工作成效，為國家發展提供保障。基于此，本文對大數據時代檔案管理模式的轉變展開了分析。

關鍵詞：大數據;檔案管理;應用策略

前言：

信息技術已經進入了社會的各個角落，對社會發展產生了積極地推動作用，對于關系著國家發展的檔案管理工作而言，應通過應用大數據這種基于信息技術而生的高科技手段不斷提升管理成效，而應用大數據也會令其管理模式發生一定變化，因此需對這種變化進行分析，以此對大數據技術進行有效應用。

一、大數據時代檔案管理模式的轉變

（一）理論體系的轉變

我國正式進入大數據時代以后，各個領域的數據量呈爆發式的增長趨勢，因此對檔案管理工作提出了更高的要求。當前需要通過大數據提升檔案管理工作成效，以此促進檔案管理在新時期的良好發展，而應用大數據也令檔案的理論體系發生了一定轉變，具體有以下幾點：第一，改變了檔案管理的理論體系。隨著檔案數量的不斷增加，傳統的檔案管理工作已經無法適應當前各領域對檔案的要求，而且使用傳統方式也無法對檔案數據進行充分分析。而利用大數據則可以完全滿足這些要求，但如果利用大數據進行管理也必須要相應的理論體系作為支持，由此也令傳統的檔案管理理論體系變為了大數據理論體系。第二，改變了檔案數據的獲取理論。檔案管理在一方面具有一定實時性，這是因為檔案包括了所有值得保存和有利用價值的數據，這就導致了檔案數據量的不斷提升，而當前社會發展對檔案管理的第一要求就是實時性，因此需要利用大數據來滿足這些要求[1]。在另外一方面，可被納入檔案中的數據遍布于互聯網，因此就需要相應的技術將這些數據挖掘出來，而挖掘這些數據就需要大數據技術的支持。第三，改變了檔案的服務理論，大數據技術的出現是為了更好的服務于人類，而開展檔案管理工作過程中，對大數據技術進行應用也必須秉承這種理論，以此才能更好地利用檔案為社會發展服務。

（二）資源體系的轉變

第一，檔案來源更加廣泛。在檔案管理工作中應用大數據技術，可以利用大數據不斷分析合同的海量數據，然后將其中值得保存和可利用的數據納入檔案中，同時也可以根據檔案需求在海量數據中有針對性的挖掘某些數據。這種方式和傳統的檔案管理工作相比數據來源更加廣泛，增強了檔案數據的科學性和針對性，并且明顯減輕了檔案收集工作的壓力。第二，檔案內容變得更加豐富。首先是檔案的數量和過去相比有了極其顯著的提升，其次是檔案內容的類型和呈現方式也不再是傳統的文字和圖片，可在檔案中可以添加聲音、視頻等，可以讓人們從更多元化的角度了解檔案。另外即使相同的檔案信息也可以通過不同的方式對其進行展示，由此也滿足了人們對檔案的多元化需求。第三，收集檔案的方式更加多樣。首先檔案數據收集具有一定的強制性，無論是政府機關還是私人企業，其檔案必須要保持完整和清晰，而為了滿足這些要求，就必須要加強檔案的收集工作。其次當前檔案也有了實時性的要求。在檔案收集過程中，某些數據的收集難度可能比較大，傳統的檔案管理不能滿足這些數據的收集要求，而應用大數據技術可突破這些難點，并及時將數據納入檔案中，以滿足人們對答案的實時性要求[2]。而且這種收集方式也更加敏銳和靈活，可以根據網絡數據的變化形式進行動態調整。

通過理論體系的轉變以及資源體系的轉變的分析可知，在大數據時代檔案管理模式必須隨之做出改變，這樣才能夠促進大數據時代的檔案管理工作地開展，并且利用檔案更好地為社會發展所服務。

二、檔案管理工作中大數據的應用策略

（一）增強大數據意識

若想在檔案管理工作中更好的對大數據技術進行應用，首先就必須具備相應的意識，然后才能利用大數據提升大關的工作成效，滿足人們不斷增長的檔案需求。另外隨著大數據技術在各項領域中的不斷深入，人們也會逐漸意認識到大數據的重要作用，而此時大數據意識也會自然而然的隨之提升。

（二）加強工作創新

首先，要創新檔案管理工作的模式，令檔案管理工作和信息技術的連接更加緊密。這就要求在開展檔案管理工作過程中，要對網絡基礎設施運行充分利用，同時要加強數據平臺的建設，以此深度利用各種數據資源，從而滿足檔案管理對數據的要求。其次，要創新檔案管理的服務內容。在大數據時代實現信息的共享成為人們當前對檔案管理工作的主要要求之一，同時公開與更新檔案信息的任務也更加繁重。相關人員必須要仔細甄別可公開信息與不可公開信息，以此在共享檔案信息的過程中保證涉密信息的安全性。另外還需要根據客戶需求改變檔案管理的方式，用大數據技術為客戶提供更優質和智能的檔案服務，以此來提升客戶滿意度。

（三）完善法律法規和安全體系

大數據技術為檔案管理工作帶來了便利，但同時也帶來了很多不確定的影響因素。在大數據時代不僅有用數據呈爆發式增長，而其中一些無用數據和有害數據的數量和過去相比也有了很大提升，同時和大數據手段有關的違法犯罪事件也屢屢發生[3]。因此開展檔案管理工作過程中，應用大數據技術也要有相應的法律法規作為支持，這樣才能夠保證檔案信息的安全性。另外為了更好的防止發生檔案信息危險，就要建立相應的安全體系，管理人員也必須具備一定的安全意識，懂得在利用大數據開展的管理工作時甄別危險因素，同時要采用相應的防護手段，這樣檔案信息安全就會得到更充分的保障。

結束語：

綜上所述，在大數據時代各個領域都發生了非常大的變化，對檔案管理工作而言，當前需加強對大數據技術的應用，以此來滿足社會不斷提升的檔案需求。另外在應用過程中，應保證檔案信息的安全，并同時對傳統的檔案管理工作進行創新，這樣才能更好地發揮數據技術在檔案管理工作中的作用。

參考文獻：

[1]劉福華.大數據時代背景下機關事業單位檔案管理模式探討[J].才智，2019，13 （06）：206-207.

[2]臧培毅.大數據時代醫院檔案管理的機遇與挑戰[J].蘭臺內外，2018，21 （12）：13-14.

[3]韋相立.大數據時代下高校檔案管理模式的變革和優化[J].城建檔案，2018，30 （11）：59-60.