新時代中學檔案數字化管理現狀與對策

鄭立紅

【摘要】在新時代，優化中學檔案數字化管理方式，可以更好促進中學檔案管理效率的提高，當前中學檔案數字化管理在新時代存在的問題，日益呈現出來，在一定程度上影響中學檔案數字化管理效率的提高。基于此，本文先對中學檔案數字化管理問題進行分析，并且根據相應的問題，提出新時代解決中學檔案數字化管理問題的措施，以期為中學檔案數字化管理效率的提升奠定基礎。

【關鍵詞】新時代;中學檔案;數字化管理;問題;對策

通過數字化的方式對中學檔案進行管理，可以讓中學檔案管理更加符合現代化管理模式，將數字化的功能和作用充分發揮出來，但同時，隨著中學檔案數字化管理方式的普及，其存在的問題也逐漸呈現出來。為更好解決中學檔案數字化管理問題，需要不斷探索有效的解決對策。

一、新時代中學檔案數字化管理存在的問題

第一，新時期，中學在檔案數字化管理方面的認識方面還存在不足，未有效意識到數字化管理對提高學校檔案管理效率的重要性，同時，在采用中學檔案數字化管理方式的過程中，對數字化管理設備的投入存在不足，出現重教學而輕檔案管理的現象。由于中學檔案數字化管理中包含很多的儀器設備，如果缺失相應的計算機和所需的儀器設備，那么勢必會影響中學檔案數字化管理效率的提高。第二，在新時代，中學檔案數字化管理缺乏健全的數字化管理工作體系，在人員編制、經費投入等方面存在限制，沒有根據學校的檔案管理需求來建立專門的檔案室，很多學校的檔案室通常是由臨時辦公和教學場所改建而來的，最終造成在中學檔案數字化管理工作開展過程中，出現各種各樣的問題。同時，由于數字化管理工作體系的缺失，使得中學檔案信息化管理在數字化存儲、保管和利用方面存在問題，學校各主管部門在中學檔案數字化管理中，缺少有效的溝通和聯系，并且很多學校在中學檔案數字化管理方面，缺少必要的考核和驗收制度，進而導致新時代背景下，中學檔案數字化管理工作的規范化還有待提升，影響數字化管理方式在中學檔案管理中作用的發揮。第三，對于中學檔案數字化管理來說，健全的檔案數字化管理信息數據庫，可以更好地促進學校通過信息數據庫來對學生管理工作和學校管理工作進行分析，及時了解其中的問題和不足。但現階段中學檔案數字化管理，缺少必要的數字化管理信息數據庫，沒有在學校教學和工作的各個方面，對信息資料進行數字化搜集與整理。在這種情況下，不僅不利于中學檔案數字化管理質量提高，也會給中學檔案后期的數字化管理、儲存和運輸造成障礙。第四，新時代，很多中學學校面臨著升學壓力和教育壓力過大的問題，所以，在中學檔案數字化管理方面，缺乏對中學數字化管理人員綜合能力的培養，存在對相關檔案數字化管理人員配置力量不足的問題，沒有根據檔案數字化管理的需求來對檔案管理人員的知識結構和能力進行完善，進而影響中學檔案數字化管理工作的有效開展，不利于促進檔案管理人員數字化信息素能的提高。

二、解決新時代中學檔案數字化管理問題的措施

（一）加大對數字化管理設備的投入。在新時代，要想解決中學檔案數字化管理問題，就必須意識到通過檔案數字化管理，有利于提高學校管理工作的效率和質量，積極主動地加大對數字化管理設備的投入，通過數字化管理設備的投入，才能更好為中學檔案數字化管理奠定基礎。首先，學校教育主管部門要增強對檔案數字化工作的重視，結合學校的發展需求和需要，有效宣傳和組織中學檔案數字化工作，提高相關教師和檔案管理人員數字化管理意識。其次，在中學檔案數字化管理設備投入方面，要最大化滿足中學檔案數字化管理需求，有效添置必備的計算機、照相機、掃描儀和檔案應用軟件等，同時，還要在投入數字化管理設備的過程中，合理對檔案數字化管理人員給予財力和物力上的支持與保障，不斷提高中學檔案數字化管理的有效性。最后，面對新時代的發展趨勢，僅僅在中學檔案數字化管理設備上增加投入力度，是遠遠不夠的，還需要學校結合中學檔案數字化管理的特點，為中學檔案數字化管理，建立專門的檔案管理場所，全面提高中學檔案數字化管理中的硬件建設投入力度，盡可能地通過相關場所來滿足中學檔案數字化管理需求。學校在中學檔案數字化管理人員配置方面，還需要采用合理的方式，根據中學檔案數字化管理人員的綜合能力和信息化素養進行職位的合理分配，最大化落實中學檔案數字化管理工作。

（二）構建完善的數字化管理工作體系。中學檔案數字化管理，需要積極與時俱進、開拓創新，與其他行業的檔案數字化管理工作一樣，有效構建完善等數字化管理工作體系，讓中學檔案數字化管理更加具有系統性和規范性。一方面，在構建數字化管理工作體系時，需要制定完善的工作流程體系，加強對檔案數字化管理歸檔與收集模式的創新，嚴格要求相關工作人員按照制定的工作流程體系進行工作。為更好保障數字化管理工作的安全，需要在健全數字化管理工作體系時，做好對數字化檔案設備的管理，要求相關管理人員按照規定使用的權限來進行管理工作。學校也可以采用數字化檔案信息加密技術，對重要的檔案信息進行有效保存。與此同時，在完善檔案數字化管理工作體系過程中，還要設立必備的防火墻和殺毒軟件等，其目的是有效避免不法分子通過信息技術來進行非法盜用，防止和避免信息的丟失。另一方面，構建檔案數字化管理工作體系，還需要制定相應的工作制度對檔案信息進行定期檢查，引導檔案數字化管理人員根據工作制度來進行工作，有效保障檔案數字化管理工作的安全有序開展。例如，在制定相應工作制度時，可以設立定期檢查檔案信息，更新檔案記錄內容等工作制度，從而有效提高中學檔案數字化管理工作的有效性，提升其管理效率。

（三）創建檔案數字化管理信息數據庫。為更好實現對學生相關管理數據的整合與管理，需要學校采用創建檔案數字化管理信息數據庫的方式，提高數字化檔案數據管理的完整性。其一，在信息數據庫建立方面，可以根據原始檔案的基本數據庫，利用信息技術對相關數據進行整合，讓原始檔案的基本數據庫在數字化檔案信息管理下更加一目了然。其二，學校在檔案數字化管理工作中，還需要創建數字化檔案內容專題數據庫，專題數據庫的建立是為更好對學生學籍、科研成果、教師教學等相關檔案信息進行整合與分析，從而有利于幫助檔案管理工作者和相關教師通過專題數據庫功能來快速查閱與篩選相關數據，最大化促進檔案數字化管理信息數據庫利用效率的提高。其三，學校可以采用創建學生學籍檔案數據庫的方式，對每逢新生入學時期的學生檔案進行管理，轉變傳統的學生檔案管理方式，利用學生學習檔案數據庫，將以往學生檔案管理工作和相關檔案轉化為電子檔案收入的方式，提高學校學生檔案管理效率和質量。其四，在檔案數字化管理信息數據庫建立的過程中，還需要不斷提高檔案管理人員的專業知識和技能，加強對檔案管理人員專業知識技能的培訓，讓其更好提高檔案數字化管理和信息數據庫搜集與整理的能力，增強檔案數字化管理的科學性和準確性。

三、結語

總之，在新時期，學校要加大對數字化管理設備的投入力度，構建完善的數字化管理工作體系，同時，有效創建檔案數字化管理信息數據庫，全面提高檔案管理工作的高效性。

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