高職院校學生檔案管理存在的問題及對策

婁倩

【摘要】隨著時代的不斷進步，我國經(jīng)濟條件的不斷提升，我國高職院校為了能夠提升自身的教育管理水平，高職院校必須要對檔案管理的管理方式和管理理念進行變革，檔案管理的質(zhì)量水平能夠直接影響學生未來入職工作的穩(wěn)定，會影響學生的穩(wěn)定發(fā)展。目前，高職院校面對檔案管理工作，依舊存在著許多問題。本文針對這些問題，深入分析，為如何提高檔案管理水平進行了探索。

【關(guān)鍵詞】高職院校;檔案管理;問題;對策

高職院校與其他的高等院校有著很大的不同，其中最大的區(qū)別在于對學生的培養(yǎng)方向是不同的，對高職院校來說，高職院校的教學目的主要是培養(yǎng)出專業(yè)性的技術(shù)人才。因此，這就需要根據(jù)不同專業(yè)的特點，將理論知識內(nèi)容與實踐活動相結(jié)合，才能更好地進行教學，實現(xiàn)教學目標。而對學生檔案進行管理的工作就是將學生的個人情況進行記錄，其中包括了在校情況、專業(yè)技能水平和學習與實踐的情況，這些記錄的真實性、準確性和高效性都會影響學生未來的發(fā)展。

一、目前高職院校學生檔案管理存在的問題

（一）學院領(lǐng)導對檔案管理不夠重視，管理人員普遍素質(zhì)不高。根據(jù)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，在管理理念方面，我國許多高職院校在開展檔案管理的工作時，都不太重視這項工作，并且認為檔案管理與學生的畢業(yè)分配和日常管理沒有直接的影響關(guān)系，檔案管理工作是可有可無的，無須認真、嚴格對待的;在管理人員方面，由于高職院校不重視檔案管理的工作，自然而然的也不重視對檔案管理人才的選拔和培養(yǎng)，高職院校中嚴重缺乏專業(yè)性強、綜合素質(zhì)高的檔案管理人員，檔案管理人員大多是由別的部門兼職，因此普遍存在著專業(yè)技能和業(yè)務能力差、綜合素質(zhì)低的問題，并且檔案管理部門還存在著人手不足的問題，就職人員也沒有經(jīng)過專業(yè)培訓，對檔案管理的專業(yè)管理方法與程序都無法規(guī)范、標準、高效率地完成，這樣一來，容易造成檔案管理的每個環(huán)節(jié)都出現(xiàn)問題，環(huán)環(huán)出錯，嚴重缺乏科學性和嚴謹性。

（二）檔案內(nèi)容的記錄很隨意。在上述中可以了解到，許多高職院校中存在著管理工作不規(guī)范、不嚴謹?shù)膯栴}，因此導致學生檔案的內(nèi)容也不夠嚴謹。對學生檔案進行填寫時，抱著隨便的態(tài)度，填寫不符實際的內(nèi)容，檔案采集的人員對此不夠重視，那么學生填寫時也會非常隨意，從而出現(xiàn)了前后內(nèi)容不符的問題，例如：年齡和生日的計算缺乏標準、姓名與曾用名的變動混亂、同名同姓記錄混亂等問題都會對以后的材料整理造成影響，使得檔案會缺乏真實性。并且，由于學生在填寫時比較隨意，如果檔案部門并沒有對此進行嚴格把關(guān)，就無法及時發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，使得檔案將錯就錯，無法反映真實情況。

（三）檔案的信息不夠詳細和全面。學生檔案必須能夠詳細、全面地反映學生的實際情況，要通過檔案可以對人的形象進行有輪廓的了解，對學生的家庭信息、成長環(huán)境、學習情況、思想品德、特長愛好等都要有所了解，檔案內(nèi)容要清晰明了，而不是千篇一律的套話。而目前，高職院校對學生的檔案進行管理時，正存在著這些問題，對特長和優(yōu)缺點的描寫內(nèi)容相似、使用了套話，使得人們看過檔案也無法了解學生的真實情況，看的一頭霧水。并且在對檔案材料內(nèi)容進行記錄時，還過于強調(diào)學生的政治思想表現(xiàn)，忽視了對學生的動手能力、技術(shù)水平和創(chuàng)新意識的反映，從而無法真實全面對學生的綜合能力進行了解，檔案的作用也無法發(fā)揮出來。

二、如何提升高職院校的檔案管理水平

（一）通過對檔案法規(guī)進行宣傳，來提升領(lǐng)導的檔案意識。想要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，那么領(lǐng)導必須要對檔案管理的工作重視起來，還要注重讓學生認識到檔案管理的作用，從而有助于強化領(lǐng)導和學生的檔案管理意識，才有助于推動檔案管理機制的建立和完善。高職院校可以定期對《檔案法》進行宣傳，可以通過舉辦知識講座，來促進教職工對檔案管理的重視和學習，有助于提升教職工和學生的法治觀念，增強自身的政治覺悟，不僅能夠提高對檔案管理的重視，還能夠從一定程度上提升檔案管理水平。

（二）檔案管理工作人員需要具備良好的道德品質(zhì)和政治素質(zhì)。身為檔案管理人員，要具有良好的道德品質(zhì)和政治素質(zhì)，才能在工作中認真負責、堅守原則、遵守制度，才能做到公平公正，嚴格按照程序辦事。面對個人恩怨，也不會徇私枉法，面對個人名利，更加看重自身責任，在工作中勤懇踏實、堅韌不拔，面對枯燥乏味、復雜瑣碎的工作也從不懈怠。作為檔案管理的工作人員，不僅要重視提高自身的思想覺悟，還要注重對自身的業(yè)務水平進行提高，只有擁有了專業(yè)理論知識，才能對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行熟練的把握，特別在鑒別、整理、分類材料時，檔案管理的能力能夠直接影響管理的質(zhì)量。并且，檔案管理的工作人員還要擁有社會實踐的經(jīng)驗，豐富的實踐經(jīng)驗運用到實際的管理工作當中，才能及時有效發(fā)現(xiàn)問題，對檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M行辨別和篩選。

（三）建立健全檔案管理的相關(guān)制度。在檔案管理的工作當中，管理制度是保障工作順利開展的基礎(chǔ)，想要使檔案工作的開展能夠科學、規(guī)范，就一定要對檔案管理的相關(guān)制度進行完善，使檔案工作的開展能夠有章可依。依據(jù)管理制度嚴格開展的檔案管理工作，也能夠更加全面、真實地反映學生信息，還能夠有效提升管理工作的效率。例如：可以通過對鑒別歸檔的相關(guān)制度進行完善，從中明確規(guī)定了鑒別和歸檔的內(nèi)容和要求，工作人員在熟知制度的情況下，能夠更加有效率、系統(tǒng)性的對檔案進行鑒別、整理和查漏補缺。

（四）建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，提升檔案管理的水平和質(zhì)量。在當前時代，檔案的管理也要跟上時代變化的節(jié)奏，檔案管理要朝著科學化、現(xiàn)代化和技術(shù)化的方向發(fā)展，并且要樹立先進的檔案管理理念，根據(jù)需求，制定出完整的、科學嚴密的、符合時代要求的管理運行機制和管理體系?？梢詫嵭须娮訖n案，通過數(shù)據(jù)化技術(shù)來對檔案進行管理，設(shè)計一個系統(tǒng)、安全、標準的管理軟件，將檔案信息輸入到軟件中，能夠方便對信息進行快捷查找和整理。

三、結(jié)論

綜上所述，目前我國高職院校中對學生檔案進行管理時，存在著檔案材料整理過于簡單，難以真實地反映出學生的真實材料，內(nèi)容存在著造假、不實的現(xiàn)象，這些問題都會影響未來學生的就業(yè)發(fā)展，不利于招聘單位對學生進行真實、全面的了解，也在一定程度上阻礙了學生在未來工作中充分的發(fā)揮優(yōu)勢和特長，對此問題，高職院校必須要采取措施進行解決，校領(lǐng)導必須要對檔案管理的相關(guān)工作進行重視，提升進行檔案管理的工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務能力水平，注重管理人員的責任心培養(yǎng)，對檔案的相關(guān)管理制度進行完善。

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