新形勢下科研檔案服務和共享研究

翟會英

【摘要】基于共享時代的來臨，檔案工作開始面臨全新挑戰?？蒲袡n案的功能就是對科技進步過程進行記錄，但實際利用率并不高。為此，有必要對科研檔案資源加以整合，積極構建數據信息服務與共享體系，進而在新形勢下進一步促進科研檔案管理工作的順利開展。

【關鍵詞】新形勢;科研檔案;服務;共享;探討

科研項目檔案是組成檔案資源的重要部分，需對大量信息資源予以積累，全面貫徹并落實科研檔案服務與共享工作，以實現科研檔案資源的共享與交換目標。由此可見，深入研究并分析新形勢下科研檔案服務及共享路徑具有一定的現實意義。

一、科研檔案服務及共享現狀闡釋

根據既有研究成果證實，于2012-2014年期間，我國高質量科研產出已經增長37%，對于世界高質量科研的貢獻比重位居第二。但在科技成果轉化率方面只有10%，與發達國家相差甚遠。究其原因，轉化率不高和科研成果被保存于檔案室內存在直接關聯。為此，對科研檔案的充分利用十分有必要，以為民生與群眾提供必要服務。

二、科研檔案用戶類型分析

科研檔案用戶具體指的就是科研企業內部從事科研、經營、生產或者是其他活動期間對檔案利用產生需求的個人抑或是組織。綜合分析用戶職業因素，可對科研檔案用戶細化成五種不同的類型，即科研人員、決策與管理人員、工程項目設計人員、財會管理人員以及經營業務人員。其中，科研人員應用科研檔案的目的是為了搜索有關專業的檔案資料，為技術改造與科研攻關提供有價值的檔案信息;決策與管理人員對科研檔案的應用主要是為整體計劃與規章制度的制定、決策提供必要幫助;工程項目設計應用科研檔案的目的就是為工程項目的建設提供幫助;財會管理人員主要利用科研檔案對財務收支狀況加以了解，為財務檢查與審計奠定基礎;經營業務人員則以經營工作為重點而形成檔案需求。

三、新形勢下科研檔案服務及共享路徑

（一）鑒定科研檔案開放時間。如果科研檔案專業性與保密性特征明顯，要求對檔案保密性和時效性給予綜合考慮。積極開展科研檔案開放鑒定工作，若科技檔案形成時間達到30年，即可根據《檔案法》的規定與要求加以區分與解密處理，并對檔案的開放范圍加以確定，確?？蒲袡n案開放的及時性與徹底性。但需要注意的是，不允許開放的檔案是絕不可以開放的，進而確保檔案資源共享的安全性。

（二）科研檔案信息的匯編。信息時代，信息的更新速度明顯加快。針對形成時間不足30年的科研檔案，要想充分提高其實效性并避免泄密的風險，最關鍵的就是要借助編研的方式，為科研檔案用戶提供所需的科研成果資料。此種方式主要是將科研檔案作為主要對象，而科研檔案管理部門則要科學篩選出保密期科研檔案，對其內進行大概講解，對科研活動狀況做出評價，向用戶提供重要的匯編資料。這樣一來，即可在不泄密的情況下為用戶提供所需的科研檔案信息，避免信息的中斷情況發生。

（三）微信公眾平臺的規范化發展。應統一規定不同類別與級別檔案館對科研檔案的命名形式，以保證公眾可以針對相應的檔案主體進行準確的識別。另外，要求將各賬號功能簡介與主體體現出來，以保證檔案館官方性以及權威性，實現官方微信和個人、商家以及部分組織微信公眾號的有效區分。

（四）轉變檔案信息傳遞形式。基于信息化技術的推廣應用，信息網絡與數據庫系統等應運而生，對科研檔案管理與服務工作產生極大的沖擊，因而要求檔案部門逐漸轉變成檔案信息處理的部門。從本質上講，文件處理設備的廣泛應用為檔案信息化的發展提供了必要幫助，現代化硬件設施，特別是掃描儀器、計算機、數碼相機和服務器等均得到了廣泛的應用。而科研企業集中了大量的高新技術，且對檔案信息資源需求的硬件設備加以整合，積極落實檔案數字化工作，即可對檔案信息資源進行整合并共享。

（五）構建科研檔案數據庫。創建科研檔案數據庫以信息技術為基礎，在信息量迅速增多的背景下，可更好地開發并利用科研檔案資源，屬于全新科研檔案的保存方法。在建設數據庫平臺期間，要強調檔案內容的全面性與完整性，以更好地對檔案信息加以利用。除此之外，檔案檢索與統計方式要多樣化且方便，與用戶利用需求相適應。綜合考慮科研檔案形成的過程以及作用，可有效劃分科研檔案數據的類別，集中體現在兩個方面：一方面，一般性項目，即項目的名稱、領域、類別、負責人員、申報學科和起止時間等等;另一方面，具體的內容，即前期的調研報告結果、合同書、專利、專著、立項申請書、實驗報告、成果報獎、技術鑒定、工作總結和原始數據等多個方面。以此為依據，對信息化技術加以利用并完成檔案歸檔，積極構建信息化數據庫，對科研檔案數據加以錄入與保存并實施必要的規范，能夠為后期科研檔案利用提供必要幫助，保證利用效率的全面提升。

（六）建設檔案數據庫平臺。對科研檔案信息資源的共建共享平臺進行創建，并提供信息資源共享服務，必須全面整理檔案信息資源，了解檔案數據內容，以保證數據庫平臺更加有效。與此同時，要對檔案管理和利用流程展開系統分析，以免步驟重復，確保共享平臺的便捷性。在此基礎上，要求加大保護檔案數據安全的力度，實施統一化管理與認證，落實系統監控工作，確保檔案數據的安全性。1.對信息資源加以統籌規劃。在科研檔案服務及共享期間，建設數字化檔案，構建檔案信息平臺的專用網絡，科學配置計算機的軟件與硬件，依托信息中心對綜合系統平臺進行開發，完成構建升級信息系統的目標。需要注意的是，各個業務部門應積極配合，確保各項應用功能作用的發揮。另外，對門戶網站進行不斷完善與更新，全面培養并引入檔案信息專業人才，為檔案信息資源共享平臺作用的發揮提供必要幫助。2.信息共享平臺的有效開放。綜合考慮檔案信息收集、管理和保存利用的重要性，并推行資源共享平臺，確保檔案數字化水平的全面提升，使得科研檔案共享資源更具系統性與完整性特征。3.協同保障體系的構建以提高檔案信息安全性。應有效共享檔案信息資源，并在政策與專業層面實施必要的指導與調控，對數據信息進行必要更新，更好地構建各部門的協同體系，保證資源共享水平的不斷提升。另外，要積極創建檔案專人與專機的管理機制，進一步增強檔案信息的安全性。值得注意的是，檔案信息化建設具有系統性特征，要求檔案管理部門提高重視程度，在各部門協調的基礎上，在實踐過程中實現全面創新，與新形勢科研檔案服務、共享需求相適應，將檔案作用與價值充分發揮出來。

（七）適當加大宣傳力度。借助微信平臺效應，將微信平臺二維碼與公眾號公告相互關聯，通過微博、電視、政務網站和檔案網站等多種媒體展現出來。在實踐過程中，適當加大科研檔案微信平臺的宣傳與推廣力度，使更多人對科研檔案微信平臺給予必要關注，以實現科研檔案的共享與服務目標。

四、結束語

綜上所述，本文針對科研檔案服務與共享的相關內容展開了系統化地研究與分析，了解并掌握了當前科研檔案的服務共享現狀與具體的用戶類型。為進一步推廣科研檔案服務及共享，需科學合理地結合實際需求，采取必要的服務、共享措施，進而將科研檔案的作用與價值充分發揮出來，為科研工作的開展提供有價值的參考依據，增強科研檔案服務水平，擴大檔案資源的共享范圍，更好地實現科研檔案管理工作的全面可持續發展。

【參考文獻】

[1]王雪萍.科研院所檔案信息資源共享服務模式探索[J].四川檔案，2017（4）：27-29.

[2]王雪萍.面向科技成果轉移轉化的科研項目檔案資源共享與服務模式創新探索[J].四川檔案，2017（1）：33-36.