事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

吳巧娟

【摘要】科學(xué)技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)著信息化時(shí)代的到來，人們?nèi)粘Ｉ?、生產(chǎn)以及工作等領(lǐng)域中已經(jīng)被信息技術(shù)覆蓋。事業(yè)單位就包含在其中，檔案管理信息化建設(shè)成為當(dāng)前事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展進(jìn)程中首要課題，如何讓檔案管理信息化建設(shè)更加科學(xué)、高效，是本文研究的重點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理更加專業(yè)化、職業(yè)化，而信息技術(shù)的發(fā)展為檔案工作帶來機(jī)遇的同時(shí)，也帶來相應(yīng)的挑戰(zhàn)。信息化建設(shè)的重要性以及其帶來的巨大影響已經(jīng)被廣泛重視，先行者已經(jīng)進(jìn)入檔案管理信息化建設(shè)的探索時(shí)期，現(xiàn)階段檔案管理模式不再滿足新時(shí)代事業(yè)單位的發(fā)展所需，檔案業(yè)務(wù)重心逐漸轉(zhuǎn)向信息化建設(shè)。但檔案信息化建設(shè)過程中依然存在一些問題，影響著信息化建設(shè)的健康發(fā)展。對此，要進(jìn)行信息化建設(shè)要素的優(yōu)化，有效的組織管理是關(guān)鍵，管理水平的高低直接影響人才培養(yǎng)質(zhì)量與運(yùn)行效率。而檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作人員首要面臨的工作。

一、檔案管理信息化概述與重要意義

（一）概述。檔案管理信息化指在行政管理部門的安排與規(guī)劃下，利用電腦信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息有效管理，便于處理與使用的服務(wù)。使得檔案管理模式有傳統(tǒng)檔案保管模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理，受到行業(yè)內(nèi)普遍認(rèn)可。簡而言之，檔案管理模式與工作方法由傳統(tǒng)以及檔案保管為核心演變?yōu)闄n案管理信息數(shù)字化收集、儲(chǔ)存以及傳送，利用信息化工作形式為社會(huì)群眾提供服務(wù)。

（二）重要意義。讓檔案管理工作更加便捷、簡單。傳統(tǒng)檔案管理通常是以紙質(zhì)檔案為媒介進(jìn)行管理，但隨著時(shí)間的流逝，由于紙張本身的原因使得紙質(zhì)檔案很容易產(chǎn)生老化、損壞等現(xiàn)象，這就為檔案管理人員信息采集、儲(chǔ)存與整理產(chǎn)生阻礙。但檔案管理信息化建設(shè)，使得檔案管理形式發(fā)生巨大改變，由傳統(tǒng)紙質(zhì)管理變?yōu)殡娮邮占?，?jié)省大量的信息儲(chǔ)存空間，文檔儲(chǔ)存與管理更加方便，只需在檔案收集完成之后定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)即可。

（三）方便查找。傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員想要查找某一檔案材料要對大量的紙質(zhì)文檔進(jìn)行篩選，員工工作量大大增加。檔案管理信息化建設(shè)極大地縮短了信息材料的查找時(shí)間，因?yàn)槭褂谜咧恍柙陔娔X中輸入關(guān)鍵詞語就可從大量的文件中得到自己所需內(nèi)容，節(jié)省去到檔案室查找資料的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)信息遠(yuǎn)程傳輸，從根本上提高檔案管理工作效率。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)

（一）確定檔案管理信息化建設(shè)綱領(lǐng)。基于事業(yè)單位實(shí)際情況，遵守國家信息化管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有條件與發(fā)展需求確定檔案管理信息化建設(shè)綱領(lǐng)。利用研究與調(diào)研報(bào)告，判定檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)與受眾對象。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子化檔案轉(zhuǎn)變過程中，檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度與觀念要進(jìn)行全面的革新。高度重視檔案管理信息化建設(shè)重點(diǎn)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不可在重大且關(guān)鍵環(huán)節(jié)上產(chǎn)生問題。注重優(yōu)秀人才的選用，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，以保障各項(xiàng)工作指標(biāo)合格。傳統(tǒng)檔案管理方法不能全面拋棄，要對新舊管理方式的優(yōu)勢與弊端展開分析，做到工作科學(xué)、合理安排，實(shí)現(xiàn)協(xié)同化管理。

（二）檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理人員要依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)搭建檔案管理官方網(wǎng)站，為服務(wù)對象提供資料查閱、服務(wù)的直觀新信息化平臺(tái)?？善刚垖I(yè)計(jì)算機(jī)人才進(jìn)行網(wǎng)站研發(fā)、建設(shè)以及服務(wù)器的日常維護(hù)，保障官網(wǎng)運(yùn)行高效與實(shí)用，要讓服務(wù)對象只要完成網(wǎng)站登錄就可進(jìn)行檔案資料查詢、檢索，檔案管理人員做好日常檔案信息錄入工作，確保錄入檔案資料的完整、準(zhǔn)確。另外，協(xié)調(diào)統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)與事業(yè)單位信息管理建設(shè)目標(biāo)，真正實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位全面化信息系統(tǒng)管理，單位內(nèi)部各部門信息實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，提高工作效率的同時(shí)，檔案管理信息建設(shè)系效益最大化。

（三）檔案管理信息化建設(shè)資料數(shù)字化。網(wǎng)站建設(shè)工作完成之后，檔案材料數(shù)字化就是該項(xiàng)工作中首先要解決的問題，因?yàn)闄n案材料數(shù)字化決定檔案管理信息化是否高質(zhì)量建設(shè)完成。組織檔案管理人員對現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫中的檔案材料進(jìn)行匯總、分析、分類，完成材料錄入，在以往檔案材料管理分類上體現(xiàn)信息技術(shù)的優(yōu)勢，進(jìn)行檔案材料再細(xì)分，真正實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)字化，建立檔案資料數(shù)據(jù)資源庫與檢索目錄。讓服務(wù)對象利用最直接的方法完成檔案信息的檢索與獲取，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率。另外，還要進(jìn)行檔案圖片數(shù)字化處理，利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)保障檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，便于日后檢索與獲取。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人要提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性以及對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生的積極影響，抓好事業(yè)單位“主體”檔案歸檔工作。才能為事業(yè)單位發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為事業(yè)單位重大決策提供有效參考憑證，所以事業(yè)單位要樹立信息化理念，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)理念，以提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人的決策與管理水平。檔案管理信息化建設(shè)一般會(huì)投入較大的成本，首先就是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)，其次是計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代檔案管理辦公設(shè)備的購入，如復(fù)印機(jī)、掃描儀以及打印機(jī)等硬件設(shè)備都要配備齊全，從檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位未來發(fā)展形成的積極作用來看怎么，這些投入是值得的。抓住事業(yè)單位檔案的“主體”核心指做好單位設(shè)備儀器檔案、產(chǎn)品檔案以及科技檔案等重要檔案的收集、整理以及歸檔等工作，這些檔案的完整性與準(zhǔn)確性關(guān)乎事業(yè)單位未來的生產(chǎn)、發(fā)展，起到?jīng)Q定性作用。

（二）建立安全有效的檔案管理機(jī)制。檔案的用途與作用就是為事業(yè)單位工作順利開展提供更加全面的信息資源，為檔案適用對象提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對于大量檔案信息資源的有效管理需建立出一套安全有效的檔案管理機(jī)制，以確保、維護(hù)檔案信息資源的完整與安全，消除虛假信息。檔案管理部門針對檔案信息材料增強(qiáng)檢測力度，對于網(wǎng)上的檔案資源要嚴(yán)格審核。檔案使用人員要及時(shí)反饋檔案使用情況，檔案管理人員認(rèn)真聽取使用人員的意見與建議，不斷優(yōu)化檔案管理工作。

（三）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)。事業(yè)單位檔案管理信息化的滲透，以至于檔案管理當(dāng)時(shí)發(fā)生改變。檔案管理工作范圍不斷擴(kuò)大，內(nèi)容更加廣泛，對于檔案管理人員提出新要求，要求管理人員具有專業(yè)技能與理論知識(shí)的同時(shí)，還要具備專業(yè)素養(yǎng)與信息操作能力。對此，事業(yè)單位要定期為檔案管理人員提供相應(yīng)的培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)，保障檔案管理者計(jì)算機(jī)軟件操作技術(shù)過硬，以實(shí)現(xiàn)信息化檔案的有效管理。同時(shí)增強(qiáng)對檔案管理工作的重視，對檔案管理人員工作能力進(jìn)行考核，保證檔案管理工作高效率進(jìn)行。

四、結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)代社會(huì)發(fā)展潮流趨勢，更是未來事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的主潮流，是滿足市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)進(jìn)步需求的主要方式，對于事業(yè)單位建設(shè)發(fā)展具有重要現(xiàn)實(shí)意義。所以，事業(yè)單位在日常檔案管理工作中要加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的重視，做好規(guī)劃工作，探索屬于自身發(fā)展方向的檔案信息化管理模式，并符合國家發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)，才能促進(jìn)事業(yè)單位全面發(fā)展。

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