檔案信息網絡化建設研究

張平平

【摘要】在人們日常生活與工作中，檔案管理作為體現企業管理的一部分，很多檔案需要相關人員進行處理工作。本篇文章分析了信息網絡化的檔案管理，首先，從信息網絡化時代檔案管理的本質出發，其次，通過本質闡述了信息網絡時檔案管理的不足，檔案管理工作人員被忽視，檔案管理體制落后。針對檔案管理存在的不足之處，提出了提高檔案管理人員的創新能力、加大資金投入、努力完善保障手段、加強檔案信息網絡化建設、重視網絡保護、保障檔案信息安全等措施。

【關鍵詞】檔案;信息建設;網絡化

隨著我國科技的飛速發展，信息網絡化得到了全面的普及。在信息網絡化的背景下，檔案網絡化管理對傳統的檔案管理模式產生了極大的沖擊。做好現代化的檔案信息網絡化建設，就必須制定相關的網絡檔案管理措施，使信息網絡時代的檔案管理更好地為現代化建設服務。檔案信息網絡化管理，在高經濟、高科技呈高速增長的時代背景下，檔案信息的數量和類型也在不斷上升，傳統檔案管理模式過于依賴人工，再加上傳統的檔案管理方式，已經無法滿足檔案管理的實際需求。

一、信息網絡化時代檔案管理的本質

檔案網絡化是通過建立專門的檔案信息網站，將人員的身份通過互聯網發布，然后將人員的信息進行查詢和共享，使用檔案信息發布，所謂檔案信息也要存在一定的信息安全管理，在此途中避免造成人員信息的紊亂，重點不夠明確信息化不夠完整，一系列的安排都需要人員的參與以及法律法規的規范化。構建信息群體化，目前諸多政府和政府人員，都在開展建設確保安全規范化實施與展開。作為信息的獲取在政府相關部門要建立數據庫，能夠快速準確查詢相關人員資料以保證時間的節約化和成本的最低化，構建政府體系安全能夠防止信息的泄露，保證人員的生命、社會的和諧、國家財產達到最高安全保障。

二、信息網絡化時代的檔案管理存在的不足

（一）檔案管理人員受重視程度較低。檔案信息化存在多元化形式，在政府方面通過平臺建設“硬件”與“軟件”的建設，“硬件”是指政府通過網絡系統公開發布一些非保密者人員信息。通過這種方式能夠在社會中準確、快速、高效，尋找相關人員，能達到最小化節省人力物資成本費用的投入。檔案人員花費不必要的時間，去重新閱讀紙質文件忙于一些繁瑣的其他工作，不利于管理者對其他人員提供一些服務，不能夠更深入地去學習和了解相關檔案的運用和分配，從而影響原有的工作效率。

（二）檔案管理制度比較落后。隨著信息網絡化時代的到來，傳統的檔案管理制度顯得有些封閉，與信息網絡化的檔案管理有些格格不入。因為我國對檔案管理工作在資金方面投入不足，所以檔案網絡化方面也并不重視，甚至出現檔案管理人員工作松散的狀況，因為我國現階段并沒有成熟的信息網絡化的檔案管理軟件，只能仍舊使用低級的檔案管理軟件。

三、檔案信息網絡化管理的必要性

（一）企業時代發展必然要求。信息網絡化時代的快速發展，也象征著電子辦公時代的到來，計算機技術在企業發展中發揮了重要作用。大量以光盤、磁盤為主的電子文件的誕生，不僅極大程度地提高了企業的日常工作效率;在對企業檔案資源管理安全方面，也帶來了極大的改善。企業的檔案記載著企業發展的全過程，不光是企業的財富，更是企業生命的另一種表現。傳統的檔案管理制度轉變為檔案網絡化的管理制度，將企業檔案資源信息記錄到以光盤、磁盤的電子文件當中，可以提升相關人員日常的工作效率，也使企業的檔案資源信息得到更大的保護。這種方便快捷的檔案管理方式，以傳統的手工管理形式無法實現。因此，企業迫切需要進入檔案信息網絡化管理模式，提升檔案管理效率及質量。

（二）企業檔案工作改革需要。企業要快速發展往往要從多個方面入手，對檔案工作自然也有新的要求和任務。因為企業檔案資源信息的記錄方式和存儲方式發生了變化，檔案工作也必定發需要創新，不能再以傳統的手段，定時、定期的集中管理，而是要將檔案管理工作日常化。將一切有價值的信息及時保存到光盤、磁盤中，將形成的電子檔案及時送交檔案部門管理。良好的檔案管理能夠有效提高企業的工作效率，為企業發展提供強有力的保障。檔案部門要提高檔案的綜合利用率，充分發揮檔案利用的社會效益。

（三）信息技術發展必然結果。目前檔案管理工作中面臨一些問題和挑戰，檔案網絡化的局限性和不足不斷呈現出來：1.很多企業對檔案管理工作不夠重視，而且檔案管理工作本身耗時較長、內容較為繁瑣，導致檔案管理網絡化僅局限于通過目錄進行查詢，與傳統的檔案管理區別不大，不能很好地體現信息化的管理效率的提升，造成了軟硬件資源浪費。2.檔案網絡化是一個整體化的概念，涵蓋了檔案工作的每個環節，這就需要檔案管理業務的統一化、規范化。然而，目前很多企業的檔案管理工作是分部門負責的，各級部門各自為政，這種管理架構大大阻礙了檔案網絡化的推進。3.檔案網絡化普及度不夠。很多企業仍然在沿用人工或者半人工的檔案管理方式，沒有積極建立更加規范、高效的網絡化管理模式，嚴重影響了檔案管理工作的高效開展。

四、信息網絡化時代檔案管理問題的解決措施

（一）提升檔案管理工作人員的創新能力。檔案管理工作要實現自身的社會價值，只有與時俱進不斷提升自己。隨著檔案網絡化的不斷深入發展，檔案管理工作人員也面臨許多新問題，需要自主的學習通過網絡技術對檔案信息進行分布與查詢的方法，提高創新能力，培養出擁有整合網絡化檔案信息的能力。另外，網絡不僅可以把分散在各個領域的檔案進行歸集，還可以通過一些程序進行數據處理，然后給廣大用戶提供大量的資源。檔案工作人員想要從根本上提高自己的技術水平，不僅要跟上時代變化，迅速適應信息網絡化時代的需求，還需要培養自己發現網絡檔案信息的能力。

（二）加大對網絡化檔案管理的資金投入，并完善保障手段。隨著我國信息科技的不斷發展，知識也需要不斷更新發展。檔案管理部門要想使管理工作跟上時代的腳步，適應信息化時代檔案管理的需求，進而實現檔案網絡化，檔案網絡化是信息網絡技術不斷發展的成果，需要充分運用信息網絡化的科技成果，并且不斷更新檔案管理設備和提升檔案管理工作人員的技術水平。我國政府需要投入大量資金來改善檔案管理部門的管理設備的落后情況，并且把這筆費用計劃到我國有關網絡建設的預算中去。

（三）加強檔案信息網絡化建設的標準。擁有大量具有創新能力的人才以及不斷加強檔案信息網絡化建設的標準，檔案管理部門在信息網絡化時代才能夠有效的管理檔案。這一成就有助于創建我國統一高質量的國家檔案信息網絡化的系統，可以為用戶提供更加全面、快速以及準確的服務。由于網絡具有雙面性，有利有弊，所以在虛擬網絡里，強化檔案信息安全是做好檔案工作的重中之重，因此強化檔案信息解決了檔案資源共享與安全保密之間的矛盾。為了保證企業檔案信息安全，企業內外辦公之前設置物理隔離，也應建立防護墻和一些防護型的物理隔離，這是保證企業內部網絡最安全的措施，通過一些必要的手段來實現網絡自動化的安全，從此實現檔案信息的唯一性、嚴密性。

（四）加強對網絡的保護，確保信息網絡化檔案管理的安全性。檔案信息的管理工作在日常生活中是幾乎見不到的，此工作嚴格保密。因為隨著網絡發展越來越快，信息科技雙刃劍逐漸顯現，因為出現了一些病毒與黑客的出現，對于我國的網絡具有嚴峻的挑戰性，黑客和病毒在網絡上威脅著檔案信息的安全。想要確保在信息網絡化時代檔案信息的安全，全社會公民應該提高自身的網絡素質，也應該提高管理人員的技術水平提供相應的技術教育，同時網絡安全的一些相應的保護措施也由路由器與防火墻物理隔離來實現。

四、結束語

總之，檔案信息網絡化建設面臨著許多困難，層出不窮的黑客和各種病毒對檔案管理而言是一種挑戰，信息泄露成為當下熱點的話題。當然，還需要對檔案管理人員進行培訓，增強他們保護網絡檔案信息管理的安全意識。同時也需要提高相關人員的技術水平，保證網絡檔案信息的安全。我國網絡技術與信息技術的發展，為國民生活提供了極大的便利。科技的進步不僅給生活帶來了便捷服務，還提高各項管理工作的安全性，其中檔案管理工作也從紙質化逐漸過渡到網絡化管理。

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