基層檔案館的檔案信息化建設(shè)研究

魏東奎

摘?要：隨著現(xiàn)代化科技的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等被廣泛應(yīng)用到各個管理環(huán)節(jié)，檔案信息化建設(shè)可謂正逢其時，它可以讓檔案和資料能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化管理，準(zhǔn)確、完整、快速的被收集、整理、存儲、傳遞和調(diào)用，極大地節(jié)約人工成本，提高工作效率，提升基層檔案館的管理水平。運用科學(xué)、整體、系統(tǒng)的信息化技術(shù)進行檔案管理已經(jīng)成為了現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展趨勢。本文介紹了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵和意義，分析了檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了相應(yīng)的改進措施。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;信息化建設(shè);問題與對策

當(dāng)前，我國現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)成果豐碩，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展是迅速，并廣泛應(yīng)用到社會的各個管理環(huán)節(jié)，并對管理活動產(chǎn)生著重大的影響。檔案管理作為基層的一項基礎(chǔ)性管理工作，其管理作用非常重要，它可以發(fā)揮參考、指導(dǎo)、提示等功能，對未來開展工作提供有效的支持和保障。檔案信息化建設(shè)將信息技術(shù)和檔案管理工作有機的結(jié)合起來，對檔案的收集、整理、分類、存儲等管理環(huán)節(jié)進行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化處理，提升管理效率，并對相應(yīng)的管理流程和環(huán)節(jié)進行信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理，管理規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，保密和安全性強，管理效率高，節(jié)約人工成本，這些特點將影響并推動著基層檔案館加速檔案管理的信息化建設(shè)。檔案的信息化建設(shè)可以讓紙質(zhì)的檔案和資料實現(xiàn)數(shù)字化管理，滿足各個部門的管理需求，推動基層檔案館實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展。

一、檔案信息化的內(nèi)涵和意義

隨著現(xiàn)代科技的快速發(fā)展，越來越多的行業(yè)和職能部門加入到了信息化建設(shè)大軍，基層檔案館自然不能落后，加快檔案信息化建設(shè)不僅符合時代發(fā)展潮流，并且是非常重要的提升檔案管理質(zhì)量和管理水平的措施和手段。檔案信息化是指在進行檔案信息資料管理過程中，對檔案資料進行收集、整理、分類、存儲、傳遞和調(diào)用等管理環(huán)節(jié)全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實現(xiàn)信息化管理，進一步提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平的過程。

基層檔案館的檔案信息化建設(shè)主要是廣泛利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等，把檔案信息資料深入開發(fā)，實現(xiàn)檔案信息的收集、歸檔、共享、調(diào)用等管理過程信息化。檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、檔案信息資料、管理流程、應(yīng)用系統(tǒng)等模塊的信息化建設(shè)：

（一）基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施信息化建設(shè)包括硬件和軟件兩個方面，不僅要引進先進的高新技術(shù)設(shè)備設(shè)施，改進檔案存儲管理環(huán)境，還要配套先進的信息化應(yīng)用軟件，促進檔案管理信息收集、傳遞、共享信息化。

（二）檔案信息資料信息化建設(shè)

檔案信息資料信息化建設(shè)是要最大限度的將檔案紙質(zhì)資料實現(xiàn)數(shù)字化、電子化、信息化，要從檔案信息資料的收集環(huán)節(jié)抓起，它是檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在做好源頭檔案資料信息化，還要有計劃、有目標(biāo)的對原有的紙質(zhì)檔案進行實施信息化，同時還要兼顧其安全性和傳遞的便利性。

（三）管理流程信息化建設(shè)

管理流程信息化建設(shè)是將檔案管理各個業(yè)務(wù)流程進行標(biāo)準(zhǔn)化管理，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，保障管理流程順暢，檔案管理信息傳遞快速、有序。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)信息化建設(shè)

應(yīng)用系統(tǒng)信息化建設(shè)是檔案管理系統(tǒng)的運行速度和質(zhì)量的保障，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案建設(shè)成電子化、信息化的檔案，可以有效優(yōu)化檔案管理流程，檔案管理科學(xué)合理，優(yōu)化管理的效率，提高檔案的利用率。

檔案管理信息化建設(shè)，可以使信息資源的傳遞和共享更加便捷，更好地挖掘檔案信息資源潛力，檔案資料管理規(guī)范，人員管理配置和管理流程更加合理，工作效率和工作質(zhì)量大幅提升。

二、檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及問題

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)在各個地方檔案館的推廣和應(yīng)用已經(jīng)非常普遍，基本覆蓋到各個基層。但是各個單位的信息化建設(shè)發(fā)展程度不一，有些基層檔案館的信息化建設(shè)程度不高，且信息化利用頻率和利用層次不齊，很多信息化設(shè)備設(shè)施和應(yīng)用軟件沒有很好的利用起來，一些檔案館的信息化建設(shè)只是注重投入和建設(shè)規(guī)模，其功能和作用沒有很好的發(fā)揮，有些檔案館信息化建設(shè)只是集中在檔案資料收集和檔案查詢的服務(wù)階段，沒有完全發(fā)揮檔案信息化作用，無法緊跟時代發(fā)展，無法滿足管理的需求。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在以下幾個問題。

（一）信息化發(fā)展不均衡

基層檔案館的檔案信息化建設(shè)水平不一，發(fā)展極不均衡。很多基層檔案館沒有長遠(yuǎn)的規(guī)劃或者規(guī)劃不合理，很多檔案信息化建設(shè)投入和實際工作情況不太相符，檔案信息化建設(shè)方案的科學(xué)合理性還有待觀察。

（二）信息化建設(shè)前期難度大

各個地方基層檔案館的基礎(chǔ)條件都不如人意，檔案館的場地、設(shè)備設(shè)施、環(huán)境等相對較差，保存的檔案資料質(zhì)量也不是很理想，將這些紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案工程量大，加之采集設(shè)備受限，信息化建設(shè)準(zhǔn)備工作難度較大;很多基層檔案館缺乏專業(yè)和專職的檔案管理人員，對檔案資料的信息化建設(shè)工作的積極性不高，有些員工對檔案信息化建設(shè)還有些抵觸，工作質(zhì)量和效率有待提升，有些管理人員沒有認(rèn)識到信息化的作用和重要性，信息化建設(shè)推廣難度大。

（三）信息化建設(shè)管理不規(guī)范

很多基層檔案館的檔案信息化建設(shè)沒有與城市化建設(shè)規(guī)劃統(tǒng)一協(xié)調(diào)，管理不規(guī)范，導(dǎo)致信息化建設(shè)過程中程序混亂，建設(shè)沒有章法，檔案信息化建設(shè)規(guī)劃方案反復(fù)變動，缺乏長遠(yuǎn)性，很多信息化建設(shè)方案沒有考慮基層檔案館實際工作情況，容易出現(xiàn)投入不切合實際、投資過大或者重復(fù)投入等現(xiàn)象。

（四）信息化流程不嚴(yán)密

很多基層檔案館的信息化建設(shè)程度不夠深入，沒有切實對檔案管理的各個管理流程進行徹底的優(yōu)化，與其他部門的協(xié)調(diào)、溝通、銜接不是很合理，有時會出現(xiàn)管理流程銜接不緊密，管理失位;很多工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致管理人員在工作中無法有序開展檔案管理信息化建設(shè)工作，工作執(zhí)行不到位，檔案信息化不能達到閉環(huán)管理，影響著檔案管理水平和信息化建設(shè)進程。

三、基層檔案館的檔案信息化建設(shè)對策

（一）提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度

基層檔案館要提高對檔案信息化建設(shè)工作的重視程度，要充分考慮所在地的城市化進程規(guī)劃方案，并結(jié)合自身的實際情況與工作需要，設(shè)計適合自己的管理信息化

建設(shè)工作方案，有的放矢，穩(wěn)步推進檔案管理信息化建設(shè)。檔案館全體管理人員要自上而下提高對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，積極推進檔案信息化建設(shè)工作，提升基層檔案管理信息化水平。

（二）從實際出發(fā)做好檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

基層檔案館的檔案信息化建設(shè)要一切從實際出發(fā)，做好長遠(yuǎn)規(guī)劃，穩(wěn)步推進信息化建設(shè)實施。一定要結(jié)合所在地發(fā)展的實際情況，要以高站位、長遠(yuǎn)發(fā)展為目的，從實用的原則出發(fā)，做好基層檔案館的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃。對檔案信息化建設(shè)的每一個步驟都要進行細(xì)化分解，確定相應(yīng)的信息化實現(xiàn)策略。對檔案的收集、整理、分類、存儲、傳遞、調(diào)用等管理工作環(huán)節(jié)，要有計劃、有目的的穩(wěn)步實施信息化，從資金投入、人員配備、信息化方案制定執(zhí)行、效果檢測等方面進行全面規(guī)劃，妥善處理好檔案資料的保密性和安全性，逐步推進檔案信息化建設(shè)。在做好當(dāng)下工作的同時，要對以前的檔案資料規(guī)劃好逐步實施信息化的方案，設(shè)定好實施計劃、進度和目標(biāo)，切實推進檔案信息化建設(shè)。

（三）科學(xué)制定實施檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

推進基層檔案館的檔案信息化建設(shè)工作，首先要設(shè)立制定檔案信息化管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)各部門和管理人員進行工作。如果標(biāo)準(zhǔn)不明確、不統(tǒng)一，檔案的信息化建設(shè)就會雜亂無章，制約著信息化建設(shè)進程。在對檔案信息化建設(shè)工作進行整體規(guī)劃的時候，就要抓緊制定信息化建設(shè)管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要包含工作流程管理標(biāo)準(zhǔn)，還要覆蓋所有檔案管理信息化建設(shè)的每一個環(huán)節(jié)，確保管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，而且每一個管理業(yè)務(wù)信息化的實施都有明確的標(biāo)準(zhǔn)，有章可循，有法可依，有效解決檔案信息化建設(shè)過程中的各種問題，推進檔案管理信息化建設(shè)工作有序進行。

（四）引進和培養(yǎng)檔案信息化管理人才

檔案管理信息化建設(shè)最終都要靠管理人才去實施、去管理，尤其是基層檔案館，要做好專業(yè)管理人員的引進和培養(yǎng)。策劃制定先進的績效管理制度，設(shè)置薪資管理辦法，吸引專業(yè)的檔案管理人員的加入。同時還要做好當(dāng)前從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)，定期組織專業(yè)知識培訓(xùn)，提高檔案管理信息化建設(shè)人員的綜合素質(zhì)，為基層檔案館的檔案信息化建設(shè)工作做好人才保障。

四、結(jié)語

檔案作為一項基礎(chǔ)性的信息資料，在如今信息化時代越來越發(fā)揮著重要的作用。基層檔案館也要與時俱進，從實際出發(fā)，全面引進并應(yīng)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，合理規(guī)劃、科學(xué)設(shè)計、穩(wěn)步推進檔案的信息化建設(shè)工作，提高基層檔案信息化建設(shè)管理水平，為社會的各項管理工作提供最可靠、最便利的支撐。

參考文獻：

[1]吳茂莉.關(guān)于電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考及分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）.

[2]徐玲.試論我國高校檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報，2010（2）.

[3]謝星巧.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施及社會意義[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2016（9）.

[4]金波.關(guān)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考[J].上海大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2005（5）.

[5]李怡.淺析電力企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和完善[J].科技創(chuàng)業(yè)家，2013（17）.