內(nèi)控視角下高校經(jīng)濟合同信息化管理模式思考

吳旻昊

摘 要：經(jīng)濟合同管理是高校經(jīng)濟活動的重要組成部分，是內(nèi)部控制建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。本文通過對經(jīng)濟合同概念的界定，分析現(xiàn)今高校經(jīng)濟合同管理存在的問題，通過對高校合同管理系統(tǒng)的介紹，提出完善內(nèi)部控制建設(shè)，統(tǒng)一歸口部門，完善管理流程等機制，建立包含合同管理系統(tǒng)在內(nèi)的大審計信息化平臺。

關(guān)鍵詞：高校;合同管理平臺;內(nèi)部控制

隨著教育經(jīng)費投入的不斷加大，高校經(jīng)濟活動越發(fā)多元化。經(jīng)濟合同作為連接高校和社會經(jīng)濟活動的橋梁與紐帶，發(fā)揮著越來越重要的作用。如何提高經(jīng)濟合同管理水平，防范和控制各項風險，加強內(nèi)部控制建設(shè)成為亟待解決的問題。

一、高校經(jīng)濟合同概念界定

高校經(jīng)濟合同是指學校開展教學、科研及其他活動時，與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務關(guān)系的協(xié)議。主要包括物資采購合同、工程合同、零星維修合同、租賃合同以及技術(shù)服務合同等。本文討論的經(jīng)濟合同不包括人事合同和科研合同。高校的經(jīng)濟合同一般都是圍繞學校教學、科研和服務社會等功能開展的，既要符合滿足合同的一般要求，也要符合政府采購法等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

合同管理貫穿于經(jīng)濟活動的始終。通過合同管理，一方面有利于規(guī)范雙方的經(jīng)濟活動，防范各項風險;另一方面可以幫助學校提高管理水平，完善制度，深化內(nèi)部控制建設(shè)。同時，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，合同管理的信息化平臺也逐漸提上日程，這將大大提高合同管理水平。

二、高校經(jīng)濟合同管理存在的問題

（1）管理主體不明確，缺少統(tǒng)一的歸口管理機制。根據(jù)省財政廳《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)指導意見的通知》和省教育廳《江蘇省省屬院校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制實施指南（試行）》的要求，高校應設(shè)立專門機構(gòu)或?qū)ｉT人員對合同實施歸口管理，明確簽訂合同的業(yè)務和事項范圍以及合同授權(quán)簽署權(quán)限。目前，高校經(jīng)濟合同一般按照合同類型，由不同的部門實施管理。如：物資采購、資產(chǎn)租賃合同由資產(chǎn)管理部門負責，工程合同由后勤管理部門負責，圖書、期刊以及電子資源的采購由圖書館負責，教材的采購由教務處負責，信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)由網(wǎng)絡(luò)中心負責等等。在這種模式下，合同分散在各個部門，學校管理層無法從宏觀層面把握合同的整體情況。一旦產(chǎn)生糾紛，責任主體不明晰，容易產(chǎn)生推諉，無法在第一時間及時、有效解決問題。

（2）內(nèi)部控制不明晰，缺少合同管理流程。在財政廳和教育廳的文件中都對合同的訂立、履行、檢查與保管等有明確的要求。正式訂立的合同，應當由學校法定代表人或其授權(quán)的代理人簽名后，方可加蓋合同印章。學校應當建立合同履行監(jiān)督審查制度等等。目前在高校，授權(quán)問題比較突出，主要是授權(quán)意識淡薄。大部分高校財務審批權(quán)限均已下放，一般合同的簽訂權(quán)限同財務審批權(quán)限相同，但是均沒有書面的授權(quán)委托書。有的二級學院因體量較大，業(yè)務繁多，二級學院領(lǐng)導會進行二次授權(quán)，類似授權(quán)的規(guī)范性有待提高。

同時，很多高校內(nèi)部控制建設(shè)缺失，帶來合同管理流程的不健全。對于合同和預算的匹配度，合同審核權(quán)限、合同簽訂情況、合同實際執(zhí)行情況等都無法把控，并且合同履行的監(jiān)督審查制度難以建立。合同管理過程中流程制度的缺失勢必導致合同內(nèi)控風險的增大。

（3）信息化發(fā)展不充分，不能滿足合同管理需要。在財政廳和教育廳的文件中提出應加強合同登記管理，充分利用信息化手段，實行合同的全過程封閉管理。當前大部分高校仍然采用手工登記合同，不但費時費力，而且對合同的查詢、統(tǒng)計、分析等難以實現(xiàn)。有的高校合同管理沒有獨立的系統(tǒng)，依附于學校的行政管理體系;有的高校的系統(tǒng)僅包括線上申請、線上復核等功能，對于合同執(zhí)行、變更、終止以及歸檔等管理缺失，準確的來說是合同審核的信息化系統(tǒng);有的高校雖然有獨立的系統(tǒng)，卻無法實現(xiàn)和財務系統(tǒng)、招投標系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)的聯(lián)通，反而成為信息孤島，為了管理而管理，實際上對合同的訂立、履行情況等一無所知。

（4）專業(yè)人才不足，難以實現(xiàn)有效管理。高校經(jīng)濟合同涉及學校工作的方方面面，這對于合同管理人員提出了非常高的要求，不僅需要有法律相關(guān)知識，還需要對合同內(nèi)容涉及的各方面有一定的了解。比如醫(yī)學院校對于試劑耗材的采購量比較大，理工院校對于工程、材料方面的需求較多。目前大多數(shù)高校都是行政人員在進行合同管理。他們大多數(shù)只精通各自專業(yè)，并承擔著日常行政事務，精力能力有限。很多高校越發(fā)意識到法律的重要性，會聘請校外律師作為法律顧問，對限額以上的合同進行審核。但是校外律師往往對高校情況不了解，所提建議適用性不強;有的高校自身有法律專業(yè)的老師，會請專業(yè)老師參與合同審核。雖然高校老師熟悉學校運轉(zhuǎn)情況，但是老師一般沒有法律資格證，無法出具具有法律效用的意見函，在面對糾紛時無法起到應有的作用。

三、高校經(jīng)濟合同信息化管理的有益實踐

借助學校進行內(nèi)部控制建設(shè)的契機，南京讇狀笱Ф院賢芾硎孿罱辛聳嶗恚范ㄉ蠹樸敕ㄎ翊ξ賢芾淼墓榭誆棵擰S繕蠹樸敕ㄎ翊ηM罰貧搜：賢芾碇貧齲范ê賢芾砹鞒蹋魅泛賢蠛酥霸鷙腿ㄏ蓿賢芾硇畔⒒教ǖ目⑻峁┝嘶 ？

南京讇狀笱ё？017年開始著手開發(fā)合同管理系統(tǒng)，本來是作為內(nèi)部審計信息化平臺的一部分。隨著學校的高速發(fā)展，經(jīng)濟合同數(shù)量激增，合同管理任務越發(fā)繁重，因此將合同管理模塊獨立出來，單獨設(shè)立合同管理系統(tǒng)。2018年下半年開始在資產(chǎn)管理部門、后勤管理部門試用，2019年已在全校推廣使用。

（1）設(shè)置權(quán)限，明確職責。根據(jù)學校合同管理制度，各部門明確合同經(jīng)辦人和初審負責人名單，并留下字樣，報校領(lǐng)導同意后，形成正式的授權(quán)管理書。根據(jù)授權(quán)管理書，系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中進行設(shè)定權(quán)限，分配角色，明確職責。同時按照合同管理制度，對合同分級復核進行權(quán)限設(shè)置，完成信息化平臺基礎(chǔ)性工作（見圖1）。

（2）線上審批功能。通過合同管理信息系統(tǒng)，各項合同可以線上申請，由初審部門負責人審核后，直接轉(zhuǎn)至復核部門，經(jīng)復核經(jīng)辦人初審后按照合同金額實施分級復核。如果復核經(jīng)辦人發(fā)現(xiàn)合同文本中存在問題則可以直接退回給初審經(jīng)辦人（見圖2）。線上審批功能的實現(xiàn)大大節(jié)約了合同經(jīng)辦人的時間，只要在系統(tǒng)中看到合同完成復核，將合同送至審計與法務處蓋章即可。

圖1圖2

（3）合同管理功能。通過線上審批，每一份合同均形成唯一的合同編碼，有效避免合同重復簽訂。系統(tǒng)中的查詢、統(tǒng)計功能設(shè)置多個選項，可以通過合同要素任意進行篩選，實現(xiàn)不同統(tǒng)計目標。比如可以查詢各個部門每年的合同量、大額合同簽訂情況等。在合同錄入時，需要輸入合同使用經(jīng)費代碼，因此可以輕松實現(xiàn)對于某項經(jīng)費使用的查詢。

同時，在合同管理系統(tǒng)中設(shè)立模板管理，逐步完善各類合同模板。通過合同模板，各類合同能實現(xiàn)規(guī)范化管理，有效降低合同文本的法律風險。

（4）系統(tǒng)聯(lián)通功能。合同管理系統(tǒng)在設(shè)計之初就預留了與財務系統(tǒng)對接的端口。在申請合同時，通過經(jīng)費代碼可以看出經(jīng)費余額，從經(jīng)費角度保證合同事項可以順利完成。當經(jīng)辦人到財務報銷時，財務人員輸入合同編碼就可以看到合同審核情況，同時后期此合同事項執(zhí)行情況均可以從財務系統(tǒng)流轉(zhuǎn)到合同管理系統(tǒng)，方便合同管理人員進行實時關(guān)注。同時，合同管理系統(tǒng)已集成在學校OA系統(tǒng)，教職工用工號一次登錄即可統(tǒng)一處理各項事項。并開發(fā)短信提醒功能，合同處理到任意階段都會自動向此階段的經(jīng)辦人發(fā)送短信提醒。

通過合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的線上審批，大大提高工作效率。唯一的合同編碼，避免合同漏簽或者重復簽訂。合同模板的建立，可以最大限度降低合同文本帶來的法律風險。和財務系統(tǒng)的聯(lián)通，可以從另一個角度明晰學校資金走向。統(tǒng)計和分析功能還可以為領(lǐng)導決策提供依據(jù)。

由于系統(tǒng)運行時間不長，也沒有類似經(jīng)驗可以借鑒，因此該系統(tǒng)還需要不斷開發(fā)完善。我們已經(jīng)著手開發(fā)手機版本，并已經(jīng)開始試行，待穩(wěn)定后有待在全校推廣，這將進一步提高合同審核和管理的效率。同時，正在開發(fā)的招投標系統(tǒng)、物資采購系統(tǒng)以及驗收系統(tǒng)都將和合同管理系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)通，采購事項從申請、招投標、合同、付款、執(zhí)行、驗收都將實現(xiàn)線上閉環(huán)管理。內(nèi)部審計系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)以及招投標管理系統(tǒng)將構(gòu)成大審計平臺，進一步提高高校內(nèi)部審計信息化水平。

參考文獻

1.杜云翔.高校采購合同執(zhí)行全過程的思考與信息化實踐.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務，2018（7）.

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