新昌：“檔立方”創新工作理念 “三維度”推動事業發展

新昌縣檔案館

近年來，新昌縣檔案館以習近平總書記關于檔案工作“三個走向”的重要論述為根本遵循，不斷深化“五檔共建”，創新推出“檔立方”長寬高檔案工作理念，通過延伸檔案生命“長度”，拓展檔案服務“寬度”，提升檔案事業“高度”，推動檔案館業務工作高質量發展。其經驗做法被《中國檔案報》頭版頭條報道。2018年全省“最多跑一次”事項電子化歸檔工作暨數字檔案館建設現場會、2019年7月全省檔案館業務評價現場會在新昌召開。近期，省委常委、秘書長陳金彪對縣檔案館相關做法予以批示肯定，指出縣檔案館從“三個維度”推動檔案工作全面服務經濟社會發展，經驗值得各地學習借鑒。省委副秘書長、省檔案局局長劉蕓對縣檔案館推出“檔立方”工作新模式進行批示，認為此舉為全省縣（市、區）檔案工作創新發展提供了樣板。日前，新昌縣檔案館被評為全國檔案系統先進集體。

一、立體化記事，延伸檔案生命“長度”

一是加強主動建檔。檔案機構改革后，縣檔案館成立資源建設科，專門負責數字檔案資源接收、口述資料采集、音像拍攝制作等工作。組建“天姥印跡”攝制組，面向社會招募攝影攝像志愿者，利用無人機、攝像機、照相機記錄全縣重大變遷、重大活動、重大改革等，形成影像資料并接收進館。重點拍攝尉健行故居、徐誦民故居等重要文物，舊城改造中即將消失的街景，以及新昌茶文化節、天姥山唐詩文化節等重要節慶活動，目前已形成照片1000余張、視頻1300余分鐘。建成全省首家縣級多功能口述檔案演播室，集中了音像檔案采集、制作、處理、閱覽等功能，定期邀請相關領域專家、歷史見證人以口述形式分享檔案故事，如邀請調腔傳承人錄制了《述說新昌——大音遺韻“新昌調腔”》訪談節目，豐富了館藏調腔檔案資源。

二是健全檔案征集網絡。創新縣檔案學會組織架構，組建檔案文獻編纂、檔案征集、聲像檔案等8個專委會，吸納北京、上海、杭州、寧波等9個地方的新昌商會秘書長加入進來，延伸檔案征集工作觸角。在當前新冠肺炎疫情防控的緊要關頭，新昌商會總會起草了《關于各異地商會做好抗疫防控中捐款捐物收集歸檔工作》，號召各異地商會響應縣檔案館征集新冠肺炎疫情防控檔案的倡議，做好相關資料的收集整理工作。開展全縣重大活動檔案、名人檔案、家譜宗譜、特色收藏等定向征集，目前已征集到反映新昌所獲省部級以上榮譽的檔案資料60余份，新昌名人珍貴檔案100余件，新昌上市公司音像檔案5600余份。

三是注重數字資源質量。2017年開始，通過多種途徑開展檔案數字化質量提升工作，包括在查檔窗口進行檢查，發現姓名未著錄完整等問題及時改正；在寒暑假期間，招募大學生檢查條目和掃描件的質量，通過兩者比對，發現目錄不完整、掃描件不完整等問題并及時改正；組織專人檢查修改之后的數據，確保數據準確無誤。

二、便民化服務，拓寬檔案服務“寬度”

第一，設立多個查檔區域。建立集現場查檔、遠程查檔、惠民政策查閱等功能于一體的查閱大廳，設立開放檔案資料查閱區、未開放檔案閱覽室和現場查檔辦事窗口3個辦事區域，進一步提升公共查閱區塊管理水平。其中，開放檔案資料查閱區提供惠民政策查閱、政府公開信息查閱和開放檔案目錄查閱；現場查檔辦事窗口設有館藏檔案個人查閱窗口、館藏檔案單位查閱窗口、遠程查檔服務窗口、綜合業務服務窗口、檔案服務綠色通道5個窗口。完善便民服務設施，設置自助存包柜、便民服務臺、咨詢臺、老孕殘病軍優化通道等，并配備雨傘、水杯、紙巾、創可貼等便民物品。

第二，多領域做好檔案服務。建成全省首家惠民政策查閱點，每月定時收集全縣各單位最新公布的民生類政策等涉民信息，將其分為農村發展、社會保障、企業發展等20大類97小類，提供現場查閱服務和手機查閱服務。重點推行“遠程查檔、近端出證”服務，積極探索“一站受理、全程幫辦”檔案查閱全域服務，讓全縣居民在家門口就可以查到浙江省、紹興市縣及長三角區域其他地區國家綜合檔案館保存的民生類檔案，無需來回奔波，目前線上檔案查閱量已達檔案查閱總量的25%；樹立以人民為中心的理念，在檔案服務中只要是涉及檔案的事兒，不管檔案在哪里，都會給群眾一個準確的答復。

《述說新昌》訪談節目錄制現場

縣檔案館館長呂永偉（左三）在全國檔案工作暨表彰先進會議現場與其他地區先進代表交流工作經驗

三、精細化管理，提升檔案事業“高度”

首先是強化數字平臺建設。實施數字檔案館（室）建設項目，全面建立館藏各類檔案電子目錄數據庫，照片、錄音、錄像等特種載體檔案全部實現數字化。順應大數據時代發展要求，建成省內一流的數據中心，預留20個機柜的擴展空間，滿足未來幾十年的數據增長需求。在全省率先提出“接收、管理、保存、共享、移交、監測”六大系統建設目標，建成電子文件管理平臺，實現電子文件全流程在線歸檔移交。根據大數據發展趨勢，在館藏系統內建立虛擬智能庫房，確保數字信息與庫房實體一一對應，大大提升了檔案管理智能化水平。升級“新昌檔案”微信公眾號，建成集惠民政策在線查閱、政策法規在線咨詢、開放檔案在線檢索、檔案展覽在線瀏覽等多功能于一體的公共查檔服務平臺。2017年，成功創建“國家級數字檔案館”。

其次是細化實體檔案管理。全面摸清館藏“家底”，組織人員集中對館藏檔案、資料進行全面清點盤庫，逐卷逐件核對檔案數量，詳細記錄檔案的質量、存放位置、安全狀況、數字化情況等，形成具體的檔案數量清冊、檔案存放位置記錄等，做到賬實相符；并針對盤點過程中發現的問題，如擺放位置錯誤、檔號重復或漏編、裝訂不當等進行整改。精準定位檔案實體位置，建立館藏全宗索引、密集架號、層標，并對每一全宗、每一目錄起始位置都做了標注。實現特檔特藏、精準管理，專門為書畫、印章、照片等特種檔案定制了特藏庫柜和檔案裝具，安裝了樟木板。

最后是深化檔案安全管理。其一，升級安全管理硬件設施。建成“四位一體”指揮中心，實現無死角監控、分節點電子文件歸檔監測、全天候檔案庫室動態環境監測、全覆蓋消防聯動控制，特別是與消防大隊建立了消防報警遠程監控系統，若檔案館發生火災，消防大隊將在第一時間獲知消息并采取行動。其二，注重安全管理制度建設。構建安全督查機制，制訂《新昌縣檔案館安全工作管理制度》，實行“日檢查、周督查、月考核”，將檔案安全檢查結果與月度績效考核掛鉤，實行倒扣分制。根據要求，每科室設置安全工作督查員專門負責安全管理督查工作，每周五下午、節假日放假前一天對責任區域進行安全檢查。建立安保人員考核辦法，規定安保人員若年度違反制度5次以上，將通知安保服務公司予以勸退。明確高配電工、消控人員等特殊崗位人員，對本職責范圍內的安全負責。要求指揮中心、保安室實行24小時值班制，白天都各有1人值守，晚上安排專人負責夜間巡邏，確保館庫“零事故”。